Hồ sơ xin việc gồm những gì? Lời khuyên dành cho người xin việc

Ls. Trần Hồng Phong

Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, tất yếu doanh nghiệp sẽ yêu cầu các ứng viên (người xin việc) nộp một bộ tài liệu có tên gọi là Hồ sơ xin việc, dùng làm cơ sở để đánh giá sơ bộ về người xin việc, qua đó xác định có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng hay không? Vậy hồ sơ xin việc nên và gồm những tài liệu nào là vừa đủ? 

<< Hồ sơ xin việc không cần quá nhiều tài liệu, nhưng phải bảo đảm có đủ những tài liệu cơ bản (ảnh minh hoạ)

Quy trình tuyển dụng & thử việc

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Tuyển dụng lao động, bao gồm quá trình thử việc, là một công việc thường xuyên và quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là công đoạn đầu tiên của một hợp đồng lao động, làm phát sinh quan hệ pháp luật về lao động, dân sự giữa hai bên. Do vậy quá trình này cần thiết xây dựng thành một quy trình, theo trình tự, thủ tục chặt chẽ. Điều này sẽ giúp hiệu quả hơn trong công tác tuyển dụng, hạn chế những rủi ro, tranh chấp pháp lý có thể xảy ra. Trên thực tế, có không ít vụ án liên quan đến vấn đề thử việc, tuyển dụng...

Phỏng vấn chắc chắn là một khâu quan trọng trong quy trình tuyển dụng (ảnh minh hoạ)

Thông báo kết quả thử việc (không đạt yêu cầu tuyển dụng)

Theo quy định tại Bộ luật lao động, trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp có thể thoả thuận với người xin việc về thời gian thử việc (làm thử), nhằm mục đích đánh giá năng lực, cũng như nhiều yếu tố khác, xem có đạt và phù hợp với yêu cầu tuyển dụng hay không. Trong khoảng 3 ngày trước khi kết thúc thời gian thử việc, NSDLĐ phải thông báo về kết quả thử việc đến NLĐ. Nội dung thông báo sẽ chỉ là một trong hai kết quả: đạt hay không đạt. 

NLĐ thử việc phải đạt kết quả tốt mới được NSDLĐ chính thức tuyển dụng, ký HĐLĐ (ảnh minh hoạ) 

Thư mời thử việc tại công ty

Trong quá trình truyển dụng lao động, thông thường sau vòng sơ tuyển, phỏng vấn và nếu ứng viên đạt những yêu cầu cơ bản, doanh nghiệp/NSDLĐ sẽ gửi thư mời ứng viên vào thử việc, thay vì ký HĐLĐ ngay. Để tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp không đáng có về sau, trong thư mời thử việc cần ghi đầy đủ và cụ thể những nội dung cơ bản nhất như: thời gian thử việc, lương thử việc, chế độ và các quy định trong làm việc ...vv. Những nội dung này có thể được hai bên trao đổi, thoả thuận thêm và ghi nhận trong Hợp đồng thử việc (nếu hai bên sẽ ký hợp đồng này). 

Thử việc là công đoạn/thủ tục quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng (ảnh minh hoạ)

Phỏng vấn tuyển dụng: Chỉ 1 câu hỏi, Elon Musk biết ai là người tài, ai 'chém gió'

Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, khâu phỏng vấn là quan trọng, thậm chí mang ý nghĩa quyết định. Mỗi doanh nghiệp, theo quan điểm và tiêu chí tuyển dụng của mình, sẽ có những câu hỏi khác nhau khi phỏng vấn ứng viên. Một trường hợp thú vị và đáng tham khảo là tỉ phú sáng lập Tesla Elon Musk luôn hỏi cùng một câu hỏi trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chỉ qua 1 câu hỏi, Elon Musk tin rằng sẽ biết ai là người tài, ai 'chém gió'. Elon Musk cho thấy ông có mắt nhìn người và 'ngửi' câu trả lời.

<< Tỷ phú Mỹ Elon Musk đã chia sẻ "bí quyết" tuyển dụng thật thú vị và hữu ích! (ảnh minh hoạ)

Mục đích, ý nghĩa của phỏng vấn trong tuyển dụng nhân sự

Ls. Trần Hồng Phong

Trong quy trình tuyển dụng, có một khâu quan trọng là phỏng vấn ứng viên xin việc. Phỏng vấn là dịp để ứng viên và doanh nghiệp tuyển dụng trực tiếp "đối mặt" nhau. Ứng viên có cơ hội để "phô diễn" khả năng và đồng thời sẽ bộc lộ những hạn chế của mình; trong khi nhà tuyển dụng có cơ hội để đánh giá, so sánh với những ứng viên khác trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

<< Ứng viên (người quay lưng) đang trong một cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Phía Nhà tuyển dụng gồm 3 người tham gia hỏi: chính giữa là Giám đốc công ty, hai bên là Trưởng phòng Nhân sự và Trưởng bộ phận (ảnh minh họa)

Thử việc (sơ đồ)

CLB GĐNS

Thử việc là việc NSDLĐ và NLĐ thỏa thuận về việc làm thử trước khi tuyển dụng chính thức. Nội dung thử việc ghi trong HĐLĐ hoặc thỏa thuận về thử việc bằng việc giao kết hợp đồng thử việc. Dưới đây là sơ đồ tóm lược về thử việc - quy định tại Bộ luật lao động 2019.

< Nếu NLĐ làm thử không đạt, thì hai bên sẽ kết thúc mối quan hệ lao động với nhau (ảnh minh họa)

Thử việc quá thời gian quy định: coi chừng bị NLĐ kiện!

CLBGĐNS: Bài viết dưới đây (nguyên văn) đăng trên Vnexpress ngày 17/8/2018, là góc nhìn và đánh giá của một người làm công tác nhân sự. Chúng tôi không bình luận bên nào đúng, sai. Mà đưa ra như một minh họa, về tranh chấp lao động liên quan đến tuyển dụng, thử việc. Nếu NSDLĐ không nắm rõ quy định của pháp luật, thì dù vô tình, rất có thể sẽ phải trả giá đắt. Các bạn có thể xem thêm bình luận của bạn đọc trong bài gốc (link cuối bài). 

<< Áp dụng đúng luật để tránh rủi ro, bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho tất cả các bên (ảnh minh họa)

NLĐ trong thời gian thử việc có tham gia BHXH bắt buộc không? (từ 1/1/2018)

Ls. Trần Hồng Phong

Quy định mới về đối tượng tham gia BHXH bắt buộc từ 1/1/2018, gồm cả HĐLĐ có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng - có liên quan, ảnh hưởng gì đến việc NLĐ thử việc làm việc theo Hợp đồng thử việc không? NLĐ trong thời gian thử việc có (phải là đối tượng) tham gia BHXH bắt buộc không?

Lao động thử việc không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên Người sử dụng lao động có trách nhiệm trả thêm vào tiền lương một khoản tiền tương đương (ảnh minh họa)

Không tự ý sử dụng hình ảnh, thông tin cá nhân trong Hồ sơ xin việc

Ls. Trần Hồng Phong

Hồ sơ xin việc của NLĐ thường chứa đựng những hình ảnh, thông tin cá nhân, có khi là nhạy cảm (chẳng hạn như thông tin về sức khoẻ, địa chỉ email ...). Đây là những thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ. Do vậy, về nguyên tắc nhà tuyển dụng (doanh nghiệp) không được tự ý phát tán hay mua bán, sử dụng thông tin cá nhân có trong hồ sơ của người xin việc.

Doanh nghiệp tuyển dụng không được tự ý sử dụng, phát tán hình ảnh, thông tin cá nhân trong Hồ sơ xin việc (ảnh minh hoạ) 

Đơn xin thử việc công việc mới (biểu mẫu)

Thử việc là một giai đoạn thuộc quy trình tuyển dụng lao động tại doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 25 Bộ luật lao động (2019), chỉ được thử việc 1 lần đối với một công việc. Điều này đồng nghĩa với việc pháp luật không cấm NLĐ thử việc lần 2 đối với một công việc mới tại cùng một doanh nghiệp. Mặc dù hiếm hoi, nhưng trên thực tế vẫn có những trường hợp cả hai bên (NLĐ và NSDLĐ) muốn tạo cơ hội cho nhau, cho một vị trí công việc mới, với những thiện cảm nhất định trong thời gian thử việc đã qua (dù không đạt yêu cầu). Dưới đây là một mẫu Đơn xin thử việc cho vị trí công việc mới mà NLĐ và doanh nghiệp có thể tham khảo.

Pháp luật không cho phép thử việc quá 1 lần cho một công việc. Phải hoàn toàn tự nguyện, hiểu rõ quy định của pháp luật khi xin thử việc cho vị trí công việc mới (ảnh minh hoạ)

Quy định của pháp luật về Tuyển dụng lao động

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Tuyển dụng lao động là quyền của NSDLĐ, là quá trình tìm kiếm và giao kết HĐLĐ với NLĐ. Pháp luật quy định về vấn đề này như thế nào?

Quá trình tuyển dụng, giao kết HĐLĐ phải bảo đảm nguyên tắc bình đẳng, tự nguyện, thoả thuận (ảnh minh hoạ)

Thông báo giới thiệu nhân viên mới (biểu mẫu)

Tại nhiều doanh nghiệp, NLĐ được xác định là "tài sản" quý nhất. Việc tuyển dụng lao động mới vào làm việc luôn được xem là một sự kiện, niềm vui và cần thiết thông báo để mọi người trong công ty được biết, giúp người mới nhanh chóng hoà nhập, tạo không khí đoàn kết, thân thiện. Dưới đây là một mẫu Thông báo về việc giới thiệu nhân viên mới.

NLĐ mới vào làm việc cần được giới thiệu toàn công ty để nhanh chóng hoà nhập (ảnh minh hoạ)

Phiếu nhận xét, đánh giá thử việc (biểu mẫu)

Thử việc là giai đoạn làm thử của NLĐ, được pháp luật quy định. Đây cũng là cơ hội để cả hai bên (NLĐ và NSDLĐ) xem xét, đánh giá về nhau để đi đến quyết định cuối cùng là có chính thức giao kết HĐLĐ với nhau hay không? Riêng đối với doanh nghiệp (NSDLĐ), thì việc nhận xét, đánh giá về kết quả thử việc là rất quan trọng, nhằm đáp ứng nhu cầu, mục tiêu tuyển dụng. Mặt khác, việc này cần phải thực hiện toàn diện và kịp thời, để có quyết định cuối cùng chính xác, hiệu quả. Nếu đã hết thời gian thử việc, mà NSDLĐ còn chần chừ, chưa quyết mà vẫn chấp nhận cho NLĐ làm việc, thì đồng nghĩa với việc giữa hai bên đã phát sinh một quan hệ/HĐLĐ.

Công ty mình có nên tuyển dụng anh chàng này không ta? (ảnh minh hoạ)

Thông báo đơn phương chấm dứt thỏa thuận thử việc

CLB Giám đốc nhân sự

Theo qui định tại khoản 2 điều 27 Bộ luật lao động năm 2019, "trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết mà không cần báo trước và không phải bồi thường". Điều này cho phép và mở ra khả năng một bên có thể chủ động đơn phương huỷ bỏ thoả thuận thử việc, khi xét thấy quá trình thử việc là không còn thực sự cần thiết nữa. 

NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt thoả thuận thử việc trước thời hạn (ảnh minh hoạ) 

Biên bản bàn giao máy móc, thiết bị cho Người lao động thử việc (mẫu)

Trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp, NLĐ được NSDLĐ giao, cấp phát máy móc, thiết bị, vật dụng ... để đáp ứng cho yêu cầu công việc. Đây là những tài sản của công ty, do vậy sau khi kết thúc hợp đồng, NLĐ có trách nhiệm hoàn trả lại cho công ty. Về nguyên tắc, nếu NLĐ có lỗi, làm mất mát, hư hỏng tài sản, thì phải bồi thường.

Khi bàn giao tài sản, hai bên cần lập biên bản, ghi nhận rõ ràng (ảnh minh hoạ)

Quyền lợi, chế độ của người lao động trong thời gian thử việc

Ls. Trần Hồng Phong

Theo quy định tại BLLĐ (2012), trong quá trình tuyển dụng, trước khi ký HĐLĐ, các bên có quyền thoả thuận về việc làm thử (thử việc). Ngoài những thoả thuận trực tiếp giữa hai bên, pháp luật quy định như thế nào về quyền lợi, nghĩa vụ của Người lao động trong thời gian thử việc?

Lao động thử việc không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên Người sử dụng lao động có trách nhiệm trả thêm vào tiền lương một khoản tương đương (ảnh minh họa)

Hợp đồng thử việc (mẫu)

Trước khi chính thức ký HĐLĐ, trong quá trình tuyển dụng, hai bên có thể thoả thuận về việc làm thử, quyền, nghĩa vụ của hai bên trong thời gian thử việc. Tức là ký Hợp đồng thử việc. Dưới đây là một mẫu Hợp đồng thử việc.

Khi thử việc, các bên nên ký hợp đồng văn bản rõ ràng (ảnh minh hoạ)

Quy định về tuyển dụng lao động trong Khu công nghiệp, Khu chế xuất ...

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Khi NSDLĐ là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hoạt động trong các Khu công nghiệp, Khu chế xuất, Khu công nghệ cao và Khu kinh tế (gọi chung là Khu công nghiệp) tuyển dụng lao động, cần phải tuân thủ theo trình tự, thủ tục có phần hơi khác so với các doanh nghiệp khác hoạt động ngoài Khu công nghiệp. Vấn đề này được quy định tại Nghị định số 03/2014/NĐ-CP.  Giám đốc nhân sự cần nắm quy định này để thực hiện.


Tuyển dụng nhân sự là một vấn đề quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong tuyển dụng nhân sự cao cấp (ảnh minh hoạ)

Quy định về thử việc

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Thử việc là việc Người sử dụng lao động/doanh nghiệp mời Người xin việc vào làm việc thử một thời để đánh giá năng lực, sự phù hợp ... trước khi quyết định có chính thức ký hợp đồng lao động hay không. Các vấn đề liên quan đến thử việc được quy định tại Bộ luật lao động (năm 2019) và một số văn bản hướng dẫn thi hành luật.

Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc bất kỳ lúc nào (ảnh minh họa)