Bản mô tả công việc: Nhân viên tiếp tân (Biểu mẫu)

Vị trí Nhân viên Tiếp tân thường yêu cầu giọng nói dễ nghe, giao tiếp tốt, tính tình vui vẻ (minh hoạ của Chat GPT)

CLB GĐNS giới thiệu 

Bản mô tả công việc (Job Description) là Phụ lục cần thiết và không nên thiếu của một HĐLĐ, nội dung quy định rõ công việc cụ thể của NLĐ trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Bản mô tả công việc thể hiện sự khoa học, công bằng trong phân công công việc và đánh giá năng suất lao động. Góp phần hiệu quả vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là một mẫu Bản mô tả công việc vị trí Nhân viên tiếp tân.

Kế hoạch tập huấn dành cho NLĐ mới vào làm (Biểu mẫu)

Người sử dụng lao động có trách nhiệm tập huấn cho NLĐ mới vào làm việc (minh hoạ của  Chat GPT)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu 

NLĐ mới vào làm việc tại công ty chắc chắn sẽ có nhiều bỡ ngỡ, cần có thời gian để thích ứng, hoà nhập. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là Công ty có trách nhiệm phải hướng dẫn, cung cấp thông tin, tập huấn cho NLĐ về những vấn đề cơ bản, cần biết và cần thiết, bao gồm các tài liệu pháp lý, quy trình …vv, cho quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Dưới đây là mẫu Kế hoạch tập huấn dành cho người lao động mới.

Quy trình ra vào công ty (biểu mẫu)

Ra vào cổng bảo vệ doanh nghiệp cần có quy trình chặt chẽ (Tranh minh hoạ của Chat GPT)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu 

Bên trong mỗi công ty, nơi nhân viên/người lao động làm việc được xác định là “nơi làm việc”, thuộc phạm vi quản lý và sử dụng của doanh nghiệp. Để bảo đảm an toàn hiệu quả, kiểm soát và xử lý rủi ro, các doanh nghiệp thường ban hành quy định về việc ra vào công ty để mọi người cùng tuân thủ. Dưới đây là mẫu Quy trình ra vào công ty.

Quy chế làm việc tại nhà (biểu mẫu)

Làm việc tại nhà là một xu hướng, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng (tranh minh hoạ Chat GPT)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu 

Làm việc tại nhà thay vì phải đến công ty là một xu hướng tất yếu trên cơ sở tận dụng công nghệ, góp phần tiết kiệm, tăng hiệu quả làm việc và tăng tính chủ động, linh hoạt nhẹ nhàng cho Người lao động.

Nội quy lao động (biểu mẫu)

Nội quy lao động do Người sử dụng lao động xây dựng và đăng ký, trên cơ sở có lấy ý kiến của Công đoàn cơ sở và theo trình tự, thủ tục quy định tại Bộ luật lao động (ảnh minh họa)

Nội quy lao động là một văn bản hành chính pháp lý quan trọng, đặc biệt về vấn đề kỷ luật lao động, tại mỗi doanh nghiệp. Nội quy lao động có thể xem như là "luật riêng" của doanh nghiệp, được xây dựng và ban hành trên cơ sở phù hợp với quy định tại Bộ luật lao động 2019, dùng làm căn cứ để xem xét và xử lý các nội dung liên quan trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Quy trình tuyển dụng & thử việc

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Tuyển dụng lao động, bao gồm quá trình thử việc, là một công việc thường xuyên và quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là công đoạn đầu tiên của một hợp đồng lao động, làm phát sinh quan hệ pháp luật về lao động, dân sự giữa hai bên. Do vậy quá trình này cần thiết xây dựng thành một quy trình, theo trình tự, thủ tục chặt chẽ. Điều này sẽ giúp hiệu quả hơn trong công tác tuyển dụng, hạn chế những rủi ro, tranh chấp pháp lý có thể xảy ra. Trên thực tế, có không ít vụ án liên quan đến vấn đề thử việc, tuyển dụng...

Phỏng vấn chắc chắn là một khâu quan trọng trong quy trình tuyển dụng (ảnh minh hoạ)

Hợp đồng đào tạo nghề (biểu mẫu)

Ls. Trần Hồng Phong

Người lao động là tài sản quí của mọi doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp có khả năng đã sẵn sàng hỗ trợ các khoản chi phí để NLĐ có cơ hội học tập, nâng cao kiến thức chuyên môn, giúp làm việc hiệu quả hơn. Theo quy định, để bảo đảm công bằng và quyền lợi cho cả hai bên, các bên có quyền và nên thỏa thuận về việc hỗ trợ chi phí đào tạo và cam kết của NLĐ về thời gian làm việc sau đào tạo, việc hoàn trả chi phí đào tạo trong trường hợp NLĐ vi phạm cam kết, trách nhiệm của các bên ...vv.

Vấn đề này được quy định tại Bộ luật lao động 2019 - với tên gọi là "Hợp đồng đào tạo nghề" và tại Luật giáo dục nghề nghiệp (2014). 

<< Có nên đồng ý ký hợp đồng đào tạo với công ty không ta? (ảnh minh họa)

Bản thoả thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ - do khó khăn vì đại dịch Covid-19 (Biểu mẫu)

Do đại dịch Covid-19, trong năm 2021 này rất nhiều doanh nghiệp đã gặp khó khăn trong sản xuất, kinh doanh; phải giảm quy mô sản xuất; thậm chí phải ngưng hoạt động. Hậu quả là ảnh hưởng đến việc làm, rất nhiều NLĐ phải nghỉ việc, mất thu nhập. Đây là những khó khăn khách quan, không do lỗi của bên nào. Về mặt pháp luật, trong những tình huống như vậy, các bên có thể thoả thuận tạm hoãn hoặc chấm dứt HĐLĐ. Tuy nhiên, do những nguyên nhân khách quan không thể kéo dài mãi, nên việc thoả thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ, trên cơ sở duy trì mối quan hệ pháp lý HĐLĐ giữa hai bên là giải pháp phù hợp và có nhiều điểm lợi hơn. 

<< Tạm hoãn thực hiện HĐLĐ dó dịch Covid-19 có lẽ là điều không bên nào mong muốn (ảnh minh hoạ)

Thông báo kết quả thử việc (không đạt yêu cầu tuyển dụng)

Theo quy định tại Bộ luật lao động, trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp có thể thoả thuận với người xin việc về thời gian thử việc (làm thử), nhằm mục đích đánh giá năng lực, cũng như nhiều yếu tố khác, xem có đạt và phù hợp với yêu cầu tuyển dụng hay không. Trong khoảng 3 ngày trước khi kết thúc thời gian thử việc, NSDLĐ phải thông báo về kết quả thử việc đến NLĐ. Nội dung thông báo sẽ chỉ là một trong hai kết quả: đạt hay không đạt. 

NLĐ thử việc phải đạt kết quả tốt mới được NSDLĐ chính thức tuyển dụng, ký HĐLĐ (ảnh minh hoạ) 

Thư mời thử việc tại công ty

Trong quá trình truyển dụng lao động, thông thường sau vòng sơ tuyển, phỏng vấn và nếu ứng viên đạt những yêu cầu cơ bản, doanh nghiệp/NSDLĐ sẽ gửi thư mời ứng viên vào thử việc, thay vì ký HĐLĐ ngay. Để tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp không đáng có về sau, trong thư mời thử việc cần ghi đầy đủ và cụ thể những nội dung cơ bản nhất như: thời gian thử việc, lương thử việc, chế độ và các quy định trong làm việc ...vv. Những nội dung này có thể được hai bên trao đổi, thoả thuận thêm và ghi nhận trong Hợp đồng thử việc (nếu hai bên sẽ ký hợp đồng này). 

Thử việc là công đoạn/thủ tục quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng (ảnh minh hoạ)

Quyết định tăng lương (biểu mẫu)

Trong quá trình làm việc theo HĐLĐ, thông thường sau một chu kỳ thời gian (tối đa 1-2 năm), phía NSDLĐ sẽ tăng lương cho NLĐ. Vấn đề tăng lương và mức lương về nguyên tắc là sự thỏa thuận giữa hai bên, nhưng thực hiện theo chính sách, quy định của NSDLĐ và hiệu quả lao động của NLĐ. Khi điều chỉnh tăng tiền lương cho NLĐ, phía NSDLĐ có thể ban hành "Quyết định tăng lương", xem như là một phụ lục của HĐLĐ. 

Dưới đây là một mẫu Quyết định tăng lương mà các doanh nghiệp có thể tham khảo.

<< Tiền lương cao hay thấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có xem xét đến hiệu quả làm việc của NLĐ. Dù vậy ai cũng muốn được tăng lương! (ảnh minh họa)

Bản thỏa thuận tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động (biểu mẫu)

Khi NLĐ tham gia nghĩa vụ quân sự trong thời gian đang thực hiện hợp đồng lao động thì HĐLĐ sẽ được quyền tạm hoãn thực hiện hợp đồng, bảo lưu việc làm. Về nguyên tắc, sau khi hết thời hạn tạm hoãn, phía NSDLĐ có trách nhiệm nhận lại và sắp xếp công việc cho NLĐ. Việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ cần được lập thành văn bản rõ ràng.

<< Tạm hoãn HĐLĐ có thể xem là một quyền của NLĐ, khi có những lý do khách quan không thể tiếp tục thực hiện hợp đồng (ảnh minh họa)

Quy chế Hội nghị Người lao động (biểu mẫu)

Trong quy định về "dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc", có quy định về "Hội nghị người lao động". Hội nghị người lao động là một hình thức của đối thoại tại nơi làm việc, do người sử dụng lao động và tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở tổ chức thực hiện.  Hội nghị người lao động được tổ chức ít nhất một năm một lần, theo hình thức hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu. Để có thể tổ chức tốt và hiệu quả Hội nghị người lao động, các doanh nghiệp cần xây dựng Quy chế Hội nghị người lao động. 

<< Hội nghị người lao động được tổ chức mỗi năm ít nhất 1 lần (ảnh minh họa)

Quy chế đối thoại định kỳ tại nơi làm việc - (Biểu mẫu)

Để thực hiện nguyên tắc dân chủ tại cơ sở, theo quy định NSDLĐ có trách nhiệm bảo đảm và tổ chức đối thoại tại nơi làm việc nhằm chia sẻ thông tin, tăng cường sự hiểu biết giữa người sử dụng lao động và người lao động để xây dựng quan hệ lao động tại nơi làm việc. Đối thoại tại nơi làm việc được thực hiện thông qua việc trao đổi trực tiếp giữa người lao động và người sử dụng lao động hoặc giữa đại diện tập thể lao động với người sử dụng lao động, bảo đảm việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở. Để thực hiện hiệu quả quy định trên, doanh nghiệp cần xây dựng và ban hành Quy chế đối thoại định kỳ tại nơi làm việc.

<< Đối thoại giữa NLĐ và NSDLĐ cần được tổ chức thường xuyên, định kỳ (ảnh minh họa)

Thông báo không tái ký hợp đồng lao động sau khi hết thời hạn hợp đồng (biểu mẫu)

Đối với HĐLĐ có thời hạn, khi hết hạn hai bên có quyền tái lý hoặc không tái ký HĐLĐ mới. Trường hợp NSDLĐ không tái ký, thì phải thông báo bằng văn bản cho NLĐ ít nhất 15 ngày trước khi HĐLĐ hết hạn. Dưới đây là một mẫu Thông báo về việc không tái ký HĐLĐ sau khi hết thời hạn hợp đồng.

<< Thông báo trong quan hệ lao động phải thể hiện bằng văn bản, do đại diện NSDLĐ ký (ảnh minh hoạ)

Quy định việc ra - vào cổng bảo vệ đối với nhân viên Nhà thầu (biểu mẫu)

Việc NLĐ của doanh nghiệp A, khi đến làm việc phải tôn trọng và thực hiện theo quy định của doanh nghiệp B (trong quá trình làm việc theo HĐLĐ/phân công của NSDLĐ) tuy không phải là mối quan hệ pháp luật lao động trực tiếp, nhưng có liên quan đến kỷ luật lao động, đến quyền lợi và trách nhiệm của NSDLĐ (doanh nghiệp A). Chính vì vậy, khi NSDLĐ cử NLĐ của mình tới làm việc tại nơi khác, dù ngắn hạn, cũng cần phải quán triệt việc NLĐ của mình phải tuân thủ quy định, chính sách của nơi mình đến làm việc. 

Mỗi doanh nghiệp đều có những quy định, chính sách của mình về an toàn, bảo vệ ... và có quyền yêu cầu bên đến làm việc phải tuân thủ (ảnh minh hoạ)

Chính sách đào tạo nhân sự của công ty (biểu mẫu)

Nhân sự (NLĐ) luôn cần được xác định là tài sản quý nhất, bảo đảm cho sự vận hành, tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Việc đào tạo, huấn luyện nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho NLĐ là một chính sách thường xuyên và nhất quán của mọi doanh nghiệp, nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả quản lý, kinh doanh ... Tại những doanh nghiệp lớn thường xây dựng Chính sách đào tạo nhân lực (Quy chế đào tạo), áp dụng thống nhất, công khai, công bằng. 

Bồi dưỡng, đào tạo kỹ năng nghề còn là trách nhiệm của NSDLĐ và được Nhà nước khuyến khích (ảnh minh hoạ)

Bảng chấm công (biểu mẫu)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Bảng chấm công được phía NSDLĐ lập, nhằm theo dõi, chấm công ngày làm việc, nghỉ phép, làm thêm giờ ... vv  của NLĐ. Số liệu trong Bảng chấm công dùng làm cơ sở để tính và thanh toán tiền lương hàng tháng, hạch toán tài chính, theo dõi ngày nghỉ phép, hưởng chế độ, cũng như đánh giá về mặt kỷ luật lao động ... đối với từng NLĐ. Nói chung đây là một tài liệu cơ bản và bắt buộc phải có trong việc quản lý nhân sự và kế toán, tiền lương tại bất kỳ doanh nghiệp nào. 

Chấm công cần chính xác, đầy đủ (ảnh minh hoạ)

Đơn xin thử việc công việc mới (biểu mẫu)

Thử việc là một giai đoạn thuộc quy trình tuyển dụng lao động tại doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 25 Bộ luật lao động (2019), chỉ được thử việc 1 lần đối với một công việc. Điều này đồng nghĩa với việc pháp luật không cấm NLĐ thử việc lần 2 đối với một công việc mới tại cùng một doanh nghiệp. Mặc dù hiếm hoi, nhưng trên thực tế vẫn có những trường hợp cả hai bên (NLĐ và NSDLĐ) muốn tạo cơ hội cho nhau, cho một vị trí công việc mới, với những thiện cảm nhất định trong thời gian thử việc đã qua (dù không đạt yêu cầu). Dưới đây là một mẫu Đơn xin thử việc cho vị trí công việc mới mà NLĐ và doanh nghiệp có thể tham khảo.

Pháp luật không cho phép thử việc quá 1 lần cho một công việc. Phải hoàn toàn tự nguyện, hiểu rõ quy định của pháp luật khi xin thử việc cho vị trí công việc mới (ảnh minh hoạ)

Bản mô tả công việc - Điều phối kinh doanh (biểu mẫu)

Bản mô tả công việc (tiếng anh: Job Description) là Phụ lục cần thiết và không nên thiếu của một HĐLĐ, nội dung quy định rõ công việc cụ thể của NLĐ trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Bản mô tả công việc thể hiện sự khoa học, công bằng trong phân công công việc và đánh giá năng suất lao động. Góp phần hiệu quả vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Bản mô tả công việc là Phụ lục quan trọng của HĐLĐ (ảnh minh hoạ)