Ls. Trần Hồng Phong
Trong hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ, Nhật ký ca trực là một trong những biểu mẫu quan trọng nhất. Mọi sự việc diễn ra tại mục tiêu bảo vệ, từ việc bàn giao ca, khách ra vào, sự cố kỹ thuật cho đến các vụ việc mất an ninh đều được ghi nhận trong cuốn sổ này. Không ít tranh chấp giữa doanh nghiệp thuê bảo vệ với công ty dịch vụ bảo vệ đã được giải quyết dựa trên những thông tin ghi trong nhật ký ca trực. Nếu được lập đầy đủ, khách quan và chính xác, đây không chỉ là công cụ quản lý mà còn có thể trở thành nguồn chứng cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp hoặc vụ án hình sự.
Nhật ký ca trực là biểu mẫu ghi chép toàn bộ diễn biến xảy ra trong một ca làm việc của nhân viên bảo vệ tại mục tiêu được giao.
Thông thường, mỗi ca trực có một quyển nhật ký hoặc sử dụng biểu mẫu điện tử. Người trực ca có trách nhiệm ghi nhận các sự kiện phát sinh theo trình tự thời gian và ký xác nhận trước khi bàn giao cho ca sau.
Mục đích của nhật ký ca trực
Việc lập nhật ký ca trực nhằm nhiều mục đích khác nhau.
- Giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình an ninh tại mục tiêu.
- Là căn cứ để ca sau nắm được những công việc còn tồn đọng hoặc cần tiếp tục xử lý.
- Phục vụ công tác kiểm tra của cán bộ quản lý, đội trưởng hoặc khách hàng.
- Là nguồn chứng cứ khi xảy ra mất tài sản, cháy nổ, tai nạn lao động hoặc các vụ việc vi phạm pháp luật.
- Đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên bảo vệ.
Việc lập nhật ký ca trực nhằm nhiều mục đích khác nhau.
- Giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình an ninh tại mục tiêu.
- Là căn cứ để ca sau nắm được những công việc còn tồn đọng hoặc cần tiếp tục xử lý.
- Phục vụ công tác kiểm tra của cán bộ quản lý, đội trưởng hoặc khách hàng.
- Là nguồn chứng cứ khi xảy ra mất tài sản, cháy nổ, tai nạn lao động hoặc các vụ việc vi phạm pháp luật.
- Đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên bảo vệ.
Một biểu mẫu nhật ký ca trực nên có những nội dung gì?
Một biểu mẫu hoàn chỉnh thường gồm các mục sau.
Một biểu mẫu hoàn chỉnh thường gồm các mục sau.
1. Thông tin chung
Tên khách hàng. (Cty thuê dịch vụ bảo vệ)
Địa điểm bảo vệ.
Ngày trực.
Ca trực.
Họ tên nhân viên.
Đội trưởng (nếu có).
Ngày trực.
Ca trực.
Họ tên nhân viên.
Đội trưởng (nếu có).
2. Thời gian nhận ca
Ví dụ:
Nhận ca lúc 06 giờ 00.
Kiểm tra quân số.
Kiểm tra công cụ hỗ trợ.
Kiểm tra chìa khóa.
Kiểm tra camera.
Kiểm tra hệ thống báo cháy.
Kiểm tra tài sản được bàn giao.
Ví dụ:
Nhận ca lúc 06 giờ 00.
Kiểm tra quân số.
Kiểm tra công cụ hỗ trợ.
Kiểm tra chìa khóa.
Kiểm tra camera.
Kiểm tra hệ thống báo cháy.
Kiểm tra tài sản được bàn giao.
3. Diễn biến trong ca trực
Đây là phần quan trọng nhất.
Nên trình bày theo bảng:
4. Các sự cố
Nếu có:
- Cháy; mất cắp; gây rối; đánh nhau;
- Tai nạn; đột nhập;
- Hư hỏng tài sản;
Nhân viên bảo vệ ca trực cần ghi:
- Thời gian;
- Địa điểm;
- Diễn biến;
- Người chứng kiến;
- Biện pháp xử lý;
- Người được thông báo.
Những sai sót thường gặp
Qua thực tế quản lý và giải quyết tranh chấp, có thể gặp nhiều lỗi như:
- Ghi quá sơ sài.
- Ghi sau khi hết ca.
- Không ghi thời gian cụ thể.
- Không ghi người chứng kiến.
- Không ký tên.
- Chỉ ghi “mọi việc bình thường” trong suốt ca trực.
- Không ghi việc bàn giao tài sản.
- Không cập nhật các sự cố nhỏ.
Những thiếu sót này làm giảm giá trị quản lý và có thể gây bất lợi khi xảy ra tranh chấp hoặc điều tra.
V. Người và phương tiện ra vào (nếu có)
VI. Sự cố phát sinh
Nếu xảy ra:
☐ Trộm cắp
☐ Cháy
☐ Gây rối
☐ Tai nạn
☐ Mất điện
☐ Hỏng thiết bị
☐ Khác
Mô tả chi tiết:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Biện pháp xử lý:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Người được thông báo:
………………………………………………………………………….
VII. Bàn giao cuối ca
Tình trạng bàn giao
Công việc cần ca sau tiếp tục:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
VIII. Xác nhận
Người giao ca
Họ tên: ………………………………
Ký tên: ……………………………….
Ngày ……./……./……….
Người nhận ca
Họ tên: ………………………………
Ký tên: ……………………………….
Ngày ……./……./……….
Đội trưởng/Ca trưởng (nếu có)
Họ tên: ………………………………
Ký tên: ……………………………….
....
* Hướng dẫn ghi biểu mẫu
- Ghi đầy đủ, trung thực, theo đúng thời gian xảy ra sự việc.
- Không tẩy xóa; nếu sửa phải gạch một đường, vẫn đọc được nội dung cũ và ký xác nhận.
- Không để trống dòng trong phần nhật ký; nếu không sử dụng thì gạch chéo.
- Khi xảy ra sự cố nghiêm trọng phải lập biên bản riêng và ghi rõ số, ngày của biên bản trong nhật ký.
- Nhật ký sau khi kết thúc phải được lưu giữ theo quy định của doanh nghiệp để phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và làm căn cứ khi giải quyết tranh chấp hoặc điều tra khi cần thiết.
Ghi chú: Mẫu trên được thiết kế theo hướng thực hành, đáp ứng nhu cầu sử dụng của đa số doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ và doanh nghiệp thuê dịch vụ bảo vệ.
......
Đây là phần quan trọng nhất.
Nên trình bày theo bảng:
4. Các sự cố
Nếu có:
- Cháy; mất cắp; gây rối; đánh nhau;
- Tai nạn; đột nhập;
- Hư hỏng tài sản;
Nhân viên bảo vệ ca trực cần ghi:
- Thời gian;
- Địa điểm;
- Diễn biến;
- Người chứng kiến;
- Biện pháp xử lý;
- Người được thông báo.
5. Bàn giao ca
- số chìa khóa;
- số bộ đàm;
- số lượng công cụ hỗ trợ;
- tình trạng camera;
- công việc còn tồn.
> Có chữ ký: người giao ca; người nhận ca.
- số chìa khóa;
- số bộ đàm;
- số lượng công cụ hỗ trợ;
- tình trạng camera;
- công việc còn tồn.
> Có chữ ký: người giao ca; người nhận ca.
Nguyên tắc khi ghi nhật ký
Một cuốn nhật ký tốt phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Một cuốn nhật ký tốt phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Ghi theo thời gian thực
- Không nên chờ cuối ca mới ghi.
- Nếu ghi sau nhiều giờ, dễ nhầm lẫn và thiếu chính xác.
- Không nên chờ cuối ca mới ghi.
- Nếu ghi sau nhiều giờ, dễ nhầm lẫn và thiếu chính xác.
Ghi sự kiện, không ghi cảm xúc
Không nên viết: “Một người rất đáng nghi.”
Nên viết: “Khoảng 21 giờ 15, một nam giới mặc áo đen đi quanh khu vực nhà xe ba lần, quan sát các phương tiện. Nhân viên bảo vệ đến kiểm tra thì người này rời đi.”
Không tẩy xóa
Nếu ghi sai: gạch một đường - vẫn đọc được nội dung cũ; ký xác nhận.
Không dùng bút xóa. Không bỏ trống dòng
Các dòng chưa sử dụng nên gạch chéo để tránh việc bổ sung nội dung sau này.
Không nên viết: “Một người rất đáng nghi.”
Nên viết: “Khoảng 21 giờ 15, một nam giới mặc áo đen đi quanh khu vực nhà xe ba lần, quan sát các phương tiện. Nhân viên bảo vệ đến kiểm tra thì người này rời đi.”
Không tẩy xóa
Nếu ghi sai: gạch một đường - vẫn đọc được nội dung cũ; ký xác nhận.
Không dùng bút xóa. Không bỏ trống dòng
Các dòng chưa sử dụng nên gạch chéo để tránh việc bổ sung nội dung sau này.
Ghi đầy đủ họ tên
Không nên chỉ ghi: Anh Bình
Nên ghi: Ông Nguyễn Văn Bình – Quản lý kho.
Không nên chỉ ghi: Anh Bình
Nên ghi: Ông Nguyễn Văn Bình – Quản lý kho.
Giá trị pháp lý của nhật ký ca trực
Trong thực tiễn, nhật ký ca trực không phải là chứng cứ đương nhiên, nhưng có thể được sử dụng làm tài liệu chứng minh nếu: được lập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; phản ánh trung thực diễn biến sự việc; có chữ ký của người lập; được lưu giữ đúng quy trình; phù hợp với các chứng cứ khác như camera, biên bản, lời khai, dữ liệu điện tử.
Trong nhiều vụ án hình sự về trộm cắp, cướp tài sản, hủy hoại tài sản hoặc cháy nổ, nhật ký ca trực giúp xác định: thời điểm xảy ra vụ việc; người có mặt tại hiện trường; các biện pháp đã thực hiện; trách nhiệm của từng cá nhân.
Trong thực tiễn, nhật ký ca trực không phải là chứng cứ đương nhiên, nhưng có thể được sử dụng làm tài liệu chứng minh nếu: được lập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; phản ánh trung thực diễn biến sự việc; có chữ ký của người lập; được lưu giữ đúng quy trình; phù hợp với các chứng cứ khác như camera, biên bản, lời khai, dữ liệu điện tử.
Trong nhiều vụ án hình sự về trộm cắp, cướp tài sản, hủy hoại tài sản hoặc cháy nổ, nhật ký ca trực giúp xác định: thời điểm xảy ra vụ việc; người có mặt tại hiện trường; các biện pháp đã thực hiện; trách nhiệm của từng cá nhân.
Những sai sót thường gặp
Qua thực tế quản lý và giải quyết tranh chấp, có thể gặp nhiều lỗi như:
- Ghi quá sơ sài.
- Ghi sau khi hết ca.
- Không ghi thời gian cụ thể.
- Không ghi người chứng kiến.
- Không ký tên.
- Chỉ ghi “mọi việc bình thường” trong suốt ca trực.
- Không ghi việc bàn giao tài sản.
- Không cập nhật các sự cố nhỏ.
Những thiếu sót này làm giảm giá trị quản lý và có thể gây bất lợi khi xảy ra tranh chấp hoặc điều tra.
Có nên sử dụng nhật ký điện tử?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý ca trực trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Nhật ký điện tử có nhiều ưu điểm:
- Ghi nhận thời gian tự động.
- Gắn vị trí GPS.
- Đính kèm hình ảnh, video.
- Đồng bộ dữ liệu tức thời về trung tâm điều hành.
- Hạn chế việc sửa chữa hoặc ghi bổ sung sau khi sự việc đã xảy ra.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm hệ thống có cơ chế sao lưu, phân quyền truy cập và lưu trữ dữ liệu an toàn để phục vụ công tác quản lý và làm căn cứ khi cần thiết.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý ca trực trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Nhật ký điện tử có nhiều ưu điểm:
- Ghi nhận thời gian tự động.
- Gắn vị trí GPS.
- Đính kèm hình ảnh, video.
- Đồng bộ dữ liệu tức thời về trung tâm điều hành.
- Hạn chế việc sửa chữa hoặc ghi bổ sung sau khi sự việc đã xảy ra.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm hệ thống có cơ chế sao lưu, phân quyền truy cập và lưu trữ dữ liệu an toàn để phục vụ công tác quản lý và làm căn cứ khi cần thiết.
Lời khuyên
Nhật ký ca trực không chỉ là một quyển sổ ghi chép hành chính mà còn phản ánh tính chuyên nghiệp của lực lượng bảo vệ. Một biểu mẫu được thiết kế khoa học, kết hợp với việc ghi chép trung thực, đầy đủ và kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và tạo dựng niềm tin với khách hàng.
Đối với các công ty dịch vụ bảo vệ, nên ban hành mẫu nhật ký ca trực thống nhất áp dụng cho toàn hệ thống, quy định rõ trách nhiệm của người ghi, người kiểm tra và người lưu trữ. Đồng thời, cần tổ chức đào tạo định kỳ để nhân viên hiểu rằng mỗi dòng ghi trong nhật ký không chỉ phục vụ công tác quản lý hằng ngày mà còn có thể trở thành chứng cứ quan trọng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp cũng như của chính họ.
I. Thông tin ca trực
Khách hàng: ……………………………………………………………..
Địa điểm bảo vệ: ………………………………………………….
Ngày trực: ………./………./…………
Ca trực:
☐ Ca 1 (06h00 – 14h00)
☐ Ca 2 (14h00 – 22h00)
☐ Ca 3 (22h00 – 06h00)
Họ và tên nhân viên trực: ……………………………………………………………….
Đội trưởng/Ca trưởng: ……………………………………………………………….
II. Nhận bàn giao đầu ca
Ghi chú:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
III. Nhật ký diễn biến ca trực
IV. Kiểm tra tuần tra
Nhật ký ca trực không chỉ là một quyển sổ ghi chép hành chính mà còn phản ánh tính chuyên nghiệp của lực lượng bảo vệ. Một biểu mẫu được thiết kế khoa học, kết hợp với việc ghi chép trung thực, đầy đủ và kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và tạo dựng niềm tin với khách hàng.
Đối với các công ty dịch vụ bảo vệ, nên ban hành mẫu nhật ký ca trực thống nhất áp dụng cho toàn hệ thống, quy định rõ trách nhiệm của người ghi, người kiểm tra và người lưu trữ. Đồng thời, cần tổ chức đào tạo định kỳ để nhân viên hiểu rằng mỗi dòng ghi trong nhật ký không chỉ phục vụ công tác quản lý hằng ngày mà còn có thể trở thành chứng cứ quan trọng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp cũng như của chính họ.
....
* Biểu mẫu
CÔNG TY …………………………………….
NHẬT KÝ CA TRỰC BẢO VỆ
Số: …………………
I. Thông tin ca trực
Khách hàng: ……………………………………………………………..
Địa điểm bảo vệ: ………………………………………………….
Ngày trực: ………./………./…………
Ca trực:
☐ Ca 1 (06h00 – 14h00)
☐ Ca 2 (14h00 – 22h00)
☐ Ca 3 (22h00 – 06h00)
Họ và tên nhân viên trực: ……………………………………………………………….
Đội trưởng/Ca trưởng: ……………………………………………………………….
II. Nhận bàn giao đầu ca
Ghi chú:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
III. Nhật ký diễn biến ca trực
V. Người và phương tiện ra vào (nếu có)
VI. Sự cố phát sinh
Nếu xảy ra:
☐ Trộm cắp
☐ Cháy
☐ Gây rối
☐ Tai nạn
☐ Mất điện
☐ Hỏng thiết bị
☐ Khác
Mô tả chi tiết:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Biện pháp xử lý:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Người được thông báo:
………………………………………………………………………….
VII. Bàn giao cuối ca
Tình trạng bàn giao
Công việc cần ca sau tiếp tục:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
VIII. Xác nhận
Người giao ca
Họ tên: ………………………………
Ký tên: ……………………………….
Ngày ……./……./……….
Người nhận ca
Họ tên: ………………………………
Ký tên: ……………………………….
Ngày ……./……./……….
Đội trưởng/Ca trưởng (nếu có)
Họ tên: ………………………………
Ký tên: ……………………………….
....
* Hướng dẫn ghi biểu mẫu
- Ghi đầy đủ, trung thực, theo đúng thời gian xảy ra sự việc.
- Không tẩy xóa; nếu sửa phải gạch một đường, vẫn đọc được nội dung cũ và ký xác nhận.
- Không để trống dòng trong phần nhật ký; nếu không sử dụng thì gạch chéo.
- Khi xảy ra sự cố nghiêm trọng phải lập biên bản riêng và ghi rõ số, ngày của biên bản trong nhật ký.
- Nhật ký sau khi kết thúc phải được lưu giữ theo quy định của doanh nghiệp để phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và làm căn cứ khi giải quyết tranh chấp hoặc điều tra khi cần thiết.
Ghi chú: Mẫu trên được thiết kế theo hướng thực hành, đáp ứng nhu cầu sử dụng của đa số doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ và doanh nghiệp thuê dịch vụ bảo vệ.
......
Bài liên quan:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét