Quy trình tăng lương

Tăng lương ai mà chẳng thích (minh hoạ)

Hoa Văn

Tăng lương (nâng lương, nâng bậc) là một trong những vấn đề được người lao động (NLĐ) quan tâm hàng đầu, đồng thời cũng là công cụ quản trị nhân sự hiệu quả của người sử dụng lao động (NSDLĐ). Dưới góc độ pháp lý, việc tăng lương không chỉ là sự ghi nhận cống hiến mà còn là quá trình sửa đổi, bổ sung thỏa thuận đã cam kết trong Hợp đồng lao động (HĐLĐ).

Dưới đây chúng tôi phân tích về trình tự, thủ tục đánh giá và ban hành quyết định tăng lương dựa trên các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. Các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng một cách linh hoạt.

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CHẾ ĐỘ TĂNG LƯƠNG

Pháp luật lao động không ấn định một thời điểm hay mức tăng lương cụ thể bắt buộc cho mọi doanh nghiệp (trừ trường hợp lương tối thiểu vùng do Nhà nước điều chỉnh), mà trao quyền tự chủ cho các bên thỏa thuận.

* Sự ghi nhận trong HĐLĐ: 

Căn cứ điểm e khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, "Chế độ nâng bậc, nâng lương" là một trong những nội dung chủ yếu bắt buộc phải có trong HĐLĐ. Hướng dẫn chi tiết tại khoản 6 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH quy định chế độ này được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên về điều kiện, thời gian, mức lương sau khi nâng bậc, nâng lương hoặc thực hiện theo thỏa ước lao động tập thể, quy định của NSDLĐ.

* Thẩm quyền quy định của doanh nghiệp: 

Căn cứ Điều 103 Bộ luật Lao động 2019, chế độ nâng lương, nâng bậc, phụ cấp, trợ cấp và các chế độ khuyến khích đối với NLĐ được thỏa thuận trong HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy định của NSDLĐ.

* Nền tảng Thang lương, bảng lương: 

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, NSDLĐ phải xây dựng thang lương, bảng lương làm cơ sở để thỏa thuận mức lương và trả lương cho NLĐ. Khi xây dựng thang, bảng lương, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

II. QUY TRÌNH, THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ VÀ BAN HÀNH QUYẾT ĐỊNH TĂNG LƯƠNG

Trên cơ sở pháp luật, quy trình tăng lương tại doanh nghiệp thường được cụ thể hóa trong Quy chế tiền lương/Quy chế nhân sự, bao gồm các bước cốt lõi sau:

Bước 1: Rà soát, lập danh sách người lao động đến hạn xét nâng lương

Căn cứ vào thời gian làm việc và Quy chế tiền lương của doanh nghiệp (ví dụ: chu kỳ xét duyệt là 06 tháng hoặc 12 tháng/lần), bộ phận Nhân sự (HR) tiến hành rà soát và lập danh sách các NLĐ đủ điều kiện về mặt thời gian để đưa vào diện xét tăng lương.

Bước 2: Đánh giá mức độ hoàn thành công việc (Performance Review)

Đây là bước quan trọng nhất quyết định NLĐ có được tăng lương hay không và tăng bao nhiêu.

Việc đánh giá được thực hiện dựa trên các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs, OKRs) hoặc tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của NSDLĐ.

Người quản lý trực tiếp sẽ đánh giá, chấm điểm hoặc nhận xét về thái độ làm việc, kỹ năng, mức độ hoàn thành mục tiêu, kỷ luật lao động của NLĐ. Hai bên có thể có buổi đối thoại trực tiếp để thống nhất kết quả đánh giá.

Bước 3: Phê duyệt và Ban hành Quyết định tăng lương

Dựa trên kết quả đánh giá ở Bước 2 và ngân sách của công ty, bộ phận Nhân sự trình danh sách đề xuất mức tăng lương mới lên Giám đốc/Ban Giám đốc.

Sau khi được phê duyệt, NSDLĐ ban hành Quyết định tăng lương. Tuy nhiên, Quyết định này mới chỉ là chứng từ nội bộ thể hiện ý chí của NSDLĐ.

Bước 4: Sửa đổi, bổ sung Hợp đồng lao động (Ký Phụ lục HĐLĐ)

Tiền lương là một điều khoản trọng yếu trong HĐLĐ đã ký ban đầu. Việc thay đổi mức lương chính là việc sửa đổi HĐLĐ.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, khi có yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung HĐLĐ, bên yêu cầu phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc.

Căn cứ khoản 2 Điều 33 và khoản 1, khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, việc sửa đổi nội dung về mức lương phải được tiến hành bằng việc ký kết Phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết HĐLĐ mới. Phụ lục hợp đồng lao động có hiệu lực như HĐLĐ và phải ghi rõ nội dung điều, khoản sửa đổi, bổ sung (mức lương mới) và thời điểm có hiệu lực.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

Tình huống: Chị A làm nhân viên Marketing tại Công ty X với mức lương thỏa thuận trong HĐLĐ là 15.000.000 VNĐ/tháng. Trong "Quy chế lương thưởng" của Công ty X quy định rõ: "Nhân viên có thâm niên đủ 12 tháng, không vi phạm kỷ luật và đạt điểm KPI trung bình năm từ 85% trở lên sẽ được xét tăng lương từ 5% - 10%".

Áp dụng quy trình:

Đến tháng thứ 12, bộ phận HR đưa chị A vào danh sách xét duyệt.

Trưởng phòng Marketing tiến hành đánh giá KPI của chị A. Kết quả chị A đạt 95% KPI và có thái độ làm việc rất tốt. Trưởng phòng đề xuất mức tăng 10%.

Giám đốc Công ty X phê duyệt đề xuất. Công ty ban hành Quyết định tăng lương nội bộ ghi nhận mức lương mới của chị A là 16.500.000 VNĐ/tháng, áp dụng từ ngày 01/01/năm tiếp theo.

Trước ngày 01/01 ít nhất 03 ngày làm việc, HR gửi thông báo và dự thảo Phụ lục Hợp đồng lao động cho chị A. Chị A đồng ý ký vào Phụ lục HĐLĐ sửa đổi Điều khoản về Tiền lương.

Kế toán và HR dùng Phụ lục này để làm căn cứ tính lương mới và báo tăng mức đóng Bảo hiểm xã hội cho chị A.

IV. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Giám đốc, HR):

* Minh bạch Quy chế: 

Bắt buộc phải có "Thang lương, bảng lương" và "Quy chế tiền lương, thưởng" rõ ràng. Các quy chế này phải được lấy ý kiến của Công đoàn cơ sở và công khai cho toàn bộ NLĐ biết,. Nếu không minh bạch, việc đánh giá tăng lương dễ mang tính "cảm tính", gây bức xúc nội bộ và tiềm ẩn rủi ro đình công, khiếu nại.

* Đừng quên Phụ lục HĐLĐ: 

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay chỉ ra "Quyết định tăng lương" mà quên ký "Phụ lục Hợp đồng lao động". Về mặt pháp lý, nếu không có Phụ lục có chữ ký của NLĐ, việc thay đổi điều khoản lương trong HĐLĐ là chưa hoàn thiện theo Điều 22 và Điều 33 Bộ luật Lao động 2019,,.

* Điều chỉnh mức đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH): 

Sau khi tăng lương chính thức, NSDLĐ phải kịp thời khai báo điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN cho NLĐ trên hệ thống. Việc trốn tránh đóng BHXH theo mức lương mới là hành vi vi phạm pháp luật.

b. Đối với Người lao động:

* Đọc kỹ hợp đồng và quy chế: 

Khi ký HĐLĐ, hãy xem kỹ mục "Chế độ nâng bậc, nâng lương",. Hãy chủ động tìm hiểu Quy chế đánh giá hiệu suất (KPI/OKR) của công ty để biết mình cần nỗ lực như thế nào, đạt chỉ số bao nhiêu để được tăng lương.

* Quyền được thỏa thuận lại: 

Tăng lương không phải lúc nào cũng do công ty chủ động. NLĐ hoàn toàn có quyền đề xuất NSDLĐ xem xét lại mức lương của mình nếu cảm thấy năng lực và khối lượng công việc hiện tại vượt xa mức lương đang nhận. Quá trình này cần dựa trên nguyên tắc "tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác".

* Kiểm tra tính hợp pháp của việc trả lương: 

Dù được tăng lương qua hình thức nào (tăng lương cơ bản hay tăng phụ cấp), hãy lưu ý mức lương theo công việc hoặc chức danh tuyệt đối không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.

......