Trình tự, thủ tục và hồ sơ cấp Giấy phép lao động

Lao động người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có Giấy phép lao động thì mới được xem là hợp pháp (ảnh minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu 

Trong bối cảnh hội nhập, việc sử dụng lao động nước ngoài (LĐNN) có trình độ chuyên môn cao là nhu cầu thiết yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam quản lý rất chặt chẽ vấn đề này thông qua công cụ pháp lý cốt lõi là Giấy phép lao động (GPLĐ). Trừ các trường hợp được miễn, việc sở hữu GPLĐ là điều kiện bắt buộc để LĐNN làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Dưới đây chúng tôi phân tích về hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp GPLĐ căn cứ theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

I. QUY ĐỊNH VỀ HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

Căn cứ Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, để xin cấp GPLĐ, người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải chuẩn bị một bộ hồ sơ rất chặt chẽ, bao gồm 8 thành phần chính:

1. Văn bản đề nghị cấp GPLĐ: Làm theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I.

2. Giấy chứng nhận sức khỏe: Do cơ sở y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, có giá trị trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký kết luận.

3. Phiếu lý lịch tư pháp (Criminal Record): Văn bản xác nhận LĐNN không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Phiếu này do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp, không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ,.

4. Giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn: Tùy thuộc vào vị trí công việc, LĐNN phải cung cấp bằng cấp, chứng chỉ, hoặc văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm để chứng minh mình là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, hoặc lao động kỹ thuật,.

5. Ảnh thẻ: 02 ảnh màu (kích thước 4x6 cm, nền trắng, không đeo kính màu), chụp không quá 06 tháng.

6. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng LĐNN: Đây là kết quả của bước giải trình nhu cầu sử dụng lao động với UBND cấp Tỉnh hoặc Bộ LĐ-TB&XH đã làm trước đó (trừ trường hợp được miễn).

7. Hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định.

8. Các giấy tờ liên quan đến hình thức làm việc: Tùy hình thức (di chuyển nội bộ, thực hiện hợp đồng, làm việc cho tổ chức phi chính phủ...) mà cần thêm Quyết định cử sang Việt Nam, Hợp đồng cung cấp dịch vụ, v.v.,,,.

* Yêu cầu bắt buộc về Hợp pháp hóa lãnh sự: 

Tất cả các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (như bằng đại học, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe nước ngoài) bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế,.

II. TRÌNH TỰ VÀ THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

Quy trình cấp GPLĐ được quy định rõ tại Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ 

Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày LĐNN dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam, NSDLĐ phải nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh tới Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi LĐNN dự kiến làm việc.

Bước 2: Xử lý hồ sơ và cấp phép 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước sẽ cấp GPLĐ cho người lao động nước ngoài. Nếu từ chối cấp, cơ quan nhà nước phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Thời hạn của GPLĐ cấp ra tối đa không quá 02 năm,.

Bước 3: Ký kết hợp đồng lao động và báo cáo 

Đối với LĐNN làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, sau khi được cấp GPLĐ, NSDLĐ và LĐNN mới được chính thức ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc. Sau khi ký, NSDLĐ phải gửi hợp đồng lao động (bản gốc hoặc bản sao chứng thực) lại cho cơ quan đã cấp GPLĐ theo yêu cầu.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

* Tình huống: 

Công ty Phần mềm TechVN (trụ sở tại TP.HCM) muốn tuyển anh David (quốc tịch Úc) vào vị trí "Chuyên gia phân tích dữ liệu".

> Chuẩn bị sơ bộ: Công ty TechVN phải báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với UBND TP.HCM trước 30 ngày. Sau khi được UBND TP.HCM ra văn bản chấp thuận, công ty mới bắt đầu thủ tục xin GPLĐ.

> Chuẩn bị hồ sơ: Anh David cung cấp Bằng Đại học chuyên ngành CNTT và Giấy xác nhận kinh nghiệm 4 năm tại Úc. Cả 2 giấy tờ này cùng với Lý lịch tư pháp do Úc cấp đều phải mang đi Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Anh David cũng đi khám sức khỏe tại Bệnh viện Chợ Rẫy (Việt Nam).

> Thực hiện thủ tục: Ngày 01/10, dự kiến anh David đi làm vào ngày 20/10. Ngày 02/10, Công ty TechVN nộp hồ sơ xin GPLĐ lên Sở LĐ-TB&XH TP.HCM (đáp ứng điều kiện nộp trước 15 ngày).

> Kết quả: Ngày 09/10 (sau 5 ngày làm việc), Sở LĐ-TB&XH cấp GPLĐ thời hạn 2 năm cho anh David,. Ngày 15/10, hai bên ký Hợp đồng lao động chính thức và Công ty nộp bản sao hợp đồng này lại cho Sở.

IV. BÌNH LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ 

1. Quy trình mang tính "Tiền kiểm" chặt chẽ: 

Việc cấp GPLĐ tại Việt Nam áp dụng cơ chế "tiền kiểm" rất mạnh. Hồ sơ yêu cầu bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm phải trùng khớp tuyệt đối với chức danh công việc. Thêm vào đó, nút thắt "Hợp pháp hóa lãnh sự" là một hàng rào kỹ thuật nhằm bảo đảm tính xác thực của tài liệu, ngăn chặn tình trạng lao động phổ thông nước ngoài sử dụng bằng cấp giả mạo để tràn vào Việt Nam tranh giành việc làm.

2. Bảo vệ tuyệt đối việc làm cho lao động nội địa: 

Trình tự bắt buộc NSDLĐ phải xin "Chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động" trước khi xin GPLĐ, thể hiện rõ triết lý của Bộ luật Lao động: Doanh nghiệp chỉ được tuyển người nước ngoài vào các vị trí quản lý, chuyên gia, kỹ thuật cao mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được.

3. Khống chế thời hạn để chuyển giao: 

Việc khống chế thời hạn GPLĐ tối đa 2 năm và chỉ cho phép gia hạn 1 lần duy nhất (tối đa 2 năm nữa) mang thông điệp rõ ràng: Nhà nước Việt Nam chỉ mượn chuyên gia nước ngoài trong ngắn hạn. Sau 4 năm, nếu doanh nghiệp vẫn cần, họ phải làm lại thủ tục cấp mới từ đầu. Điều này ép doanh nghiệp FDI phải có lộ trình đào tạo nhân sự Việt Nam để thay thế dần vị trí của người nước ngoài.

V. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận HR):

* Lập kế hoạch trước ít nhất 2 tháng: 

Đừng đợi đến lúc cần người mới làm thủ tục. Bạn mất ít nhất 15-20 ngày cho bước "Giải trình nhu cầu", thêm thời gian chờ LĐNN hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ từ nước ngoài, và 15 ngày nộp hồ sơ xin GPLĐ. Tổng thời gian thực tế thường kéo dài từ 2 đến 3 tháng.

* Tuyệt đối không cho làm việc "chui" trước khi có GPLĐ: 

Chỉ được ký Hợp đồng lao động và cho LĐNN bắt đầu làm việc sau khi đã cầm trên tay tấm Giấy phép lao động. Nếu cho họ làm việc trước, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền rất nặng, còn LĐNN sẽ bị trục xuất ngay lập tức,.

* Lưu ý khi hết hạn: 

Nếu muốn LĐNN tiếp tục làm việc, phải nộp hồ sơ gia hạn GPLĐ trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày GPLĐ cũ hết hạn,.

b. Đối với Người lao động nước ngoài:

Chuẩn bị Lý lịch tư pháp và Bằng cấp từ sớm: Việc xin phiếu lý lịch tư pháp (police check) tại nước sở tại và mang đi Hợp pháp hóa lãnh sự thường tốn rất nhiều thời gian. Hãy làm việc này trước khi bay sang Việt Nam.

* Khám sức khỏe tại cơ sở được chỉ định: 

Không phải bệnh viện nào tại Việt Nam cũng đủ thẩm quyền khám sức khỏe cho LĐNN làm GPLĐ. Hãy yêu cầu HR công ty đưa danh sách các bệnh viện/phòng khám được Bộ Y tế cấp phép để tránh mất tiền và thời gian khám sai chỗ.

* Làm việc đúng vị trí ghi trên GPLĐ: 

Giấy phép lao động cấp cho bạn ở chức danh nào, công ty nào thì bạn chỉ được làm đúng như vậy. Nếu bạn được thăng chức (ví dụ từ Chuyên gia lên Giám đốc) hoặc chuyển sang làm việc cho một pháp nhân khác, bạn bắt buộc phải làm thủ tục cấp GPLĐ mới.

....