Ai là người có thẩm quyền xử lý và ký Quyết định kỷ luật lao động?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (giám đốc) chính là người có thẩm quyền xử lý và ký quyết định về kỷ luật lao động (ảnh minh họa)

Ls. Trần Hồng Phong

(Cập nhật 3/2026) 

Khi NLĐ vi phạm kỷ luật lao động, sẽ bị NSDLĐ xử lý kỷ luật (phải theo đúng trình tự, thủ tục luật định) thông qua văn bản có tên "Quyết định kỷ luật lao động". Vậy ai sẽ là người có thẩm quyền ký Quyết định xử lý kỷ luật lao động?

Trong khi đó, một trong những lỗi phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị Tòa án tuyên thua kiện (phải nhận người lao động trở lại làm việc và bồi thường hàng trăm triệu đồng) không phải là do người lao động không có lỗi, mà là do người ký quyết định kỷ luật không đúng thẩm quyền.

I. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ THẨM QUYỀN XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Theo quy định tại điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động được xác định theo 02 trường hợp sau đây:

i) Là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động 2019, bao gồm: 

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo pháp luật.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền.

- Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền.

- Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

ii) Là người được quy định cụ thể trong Nội quy lao động của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, theo khoản 4 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động chính là người có quyền ban hành (ký) quyết định xử lý kỷ luật lao động.

II. PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH

Từ các quy định trên, pháp luật lao động hiện hành (áp dụng từ năm 2021) đã trao cho doanh nghiệp sự linh hoạt rất lớn so với trước đây.

* Sự linh hoạt: 

Doanh nghiệp không bắt buộc phải dồn mọi chữ ký kỷ luật lên tay Tổng Giám đốc/Người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền "phân quyền" việc xử lý kỷ luật (từ khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, đến sa thải) cho các chức danh khác như Giám đốc Nhân sự, Giám đốc Nhà máy, Trưởng chi nhánh... với điều kiện chức danh đó phải được ghi rõ trong Nội quy lao động.

* Nếu Nội quy lao động không ghi rõ: 

Lúc này, thẩm quyền tự động quay trở về "Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động". Thông thường, đó là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Tổng Giám đốc/Giám đốc). Nếu người này bận và muốn giao cho Giám đốc Nhân sự ký, thì bắt buộc phải có Giấy ủy quyền hợp pháp bằng văn bản.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

Ví dụ 1: Xử lý đúng thẩm quyền (Nhờ có Nội quy lao động) 

Công ty X có 5000 công nhân. Tổng Giám đốc là người nước ngoài rất bận rộn. Trong Nội quy lao động (đã được đăng ký hợp pháp với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội), Công ty X quy định rõ tại Chương Kỷ luật lao động: "Giám đốc Nhân sự có thẩm quyền xử lý và ký quyết định kỷ luật đối với hình thức Khiển trách; Tổng Giám đốc xử lý và ký đối với hình thức Cách chức và Sa thải". Khi anh A đi muộn 3 lần/tháng, Giám đốc Nhân sự đã chủ trì cuộc họp và ký Quyết định kỷ luật Khiển trách anh A. 

> Đánh giá: Quyết định này hoàn toàn đúng thẩm quyền và đúng pháp luật vì đã tuân thủ điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Ví dụ 2: Xử lý sai thẩm quyền (Lỗi phổ biến của bộ phận HR) 

Công ty Y phát hiện chị B có hành vi trộm cắp tài sản. Nội quy lao động của Công ty Y chỉ ghi chung chung: "Công ty sẽ xử lý kỷ luật nghiêm khắc các hành vi trộm cắp", mà không quy định ai là người có thẩm quyền xử lý. Giám đốc Nhân sự của Công ty Y (người thường ngày vẫn phụ trách giấy tờ nhân sự) đã tự đứng ra chủ trì cuộc họp kỷ luật và ký Quyết định Sa thải chị B (dù không có Giấy ủy quyền của Tổng Giám đốc). 

> Đánh giá: Quyết định sa thải vô hiệu toàn bộ do sai thẩm quyền. Vì Nội quy lao động không quy định rõ ai được xử lý kỷ luật, nên quyền này thuộc về Người đại diện theo pháp luật (Tổng Giám đốc). Giám đốc Nhân sự tự ý ký khi không có ủy quyền là vi phạm pháp luật. Công ty Y sẽ thua kiện.

IV. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN 

1. Dành cho Giám đốc Nhân sự (HR Director):

* Rà soát ngay Nội quy lao động: 

Hãy mở Nội quy lao động của công ty bạn ra xem mục "Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động" đã được quy định rõ chức danh chưa. Nếu chưa, hãy tham mưu cho Ban Giám đốc tiến hành thủ tục sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động ngay.

* Cẩn trọng với chữ ký của chính mình: 

Đừng mặc định "tôi là Giám đốc Nhân sự thì tôi có quyền đuổi việc". Nếu Nội quy lao động không giao quyền cho bạn, và Tổng Giám đốc cũng không có Giấy ủy quyền bằng văn bản cho bạn, tuyệt đối không được ký Quyết định kỷ luật (kể cả chỉ là Khiển trách). Nếu bạn ký, doanh nghiệp sẽ lãnh hậu quả bồi thường rất nặng nề khi ra Tòa.

2. Dành cho Ban Giám đốc / Người sử dụng lao động:

Nên phân quyền thông minh thông qua Nội quy lao động. Ví dụ: Giao quyền kỷ luật Khiển trách cho Trưởng chi nhánh/Giám đốc Nhân sự để thủ tục được nhanh gọn; nhưng giữ lại quyền kỷ luật Sa thải cho Tổng Giám đốc/Người đại diện theo pháp luật để kiểm soát rủi ro ở mức cao nhất.

3. Dành cho Người lao động:

Khi nhận được một Quyết định kỷ luật, điều đầu tiên bạn cần nhìn không phải là nội dung mình bị phạt gì, mà hãy nhìn vào Chữ ký và Con dấu ở cuối trang. Hãy yêu cầu công ty cung cấp Nội quy lao động hoặc Giấy ủy quyền để chứng minh người ký quyết định đó có thực sự có thẩm quyền hay không. Nếu họ ký sai thẩm quyền, bạn hoàn toàn có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện.

......

* Quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Điều 69. Nội quy lao động

Nội quy lao động tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

b) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

c) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;

đ) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

h) Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định này.

4. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

.....