Quy trình chấm công và quản lý thời gian làm việc

Chấm công cần bảo đảm chính xác, trung thực (minh hoạ)

Thuỷ Tiên

Chấm công là một trong những nghiệp vụ nền tảng nhất của công tác quản trị nhân sự. Nó không chỉ là thước đo để trả lương công bằng mà còn là cơ sở pháp lý để đánh giá tính kỷ luật của người lao động (NLĐ). Hiện nay, với sự hỗ trợ của công nghệ (máy chấm công điện tử), quy trình này trở nên chính xác hơn nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hành lang pháp lý nội bộ (Nội quy lao động) chặt chẽ để tránh tranh chấp.

Dưới đây, chúng tôi phân tích và trao đổi về quy trình chấm công dưới góc độ pháp luật lao động hiện hành. 

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ VAI TRÒ CỦA NỘI QUY LAO ĐỘNG

Hoạt động chấm công bản chất là việc người sử dụng lao động (NSDLĐ) kiểm soát và ghi nhận thời giờ làm việc của NLĐ để làm căn cứ trả lương theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019.

1. Căn cứ vào Thời giờ làm việc và Nội quy lao động: 

Pháp luật quy định thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. 

NSDLĐ có quyền quy định thời giờ làm việc cụ thể nhưng phải thông báo cho NLĐ biết. Để quy định này có tính bắt buộc, NSDLĐ phải cụ thể hóa nó vào Nội quy lao động. Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và điểm a khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Nội quy lao động bắt buộc phải có nội dung về Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bao gồm: thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ; ngày nghỉ hằng tuần.

2. Cơ sở để xử lý kỷ luật: 

Biên bản chấm công là chứng cứ hợp pháp để chứng minh NLĐ có vi phạm kỷ luật hay không (như đi muộn, về sớm, tự ý bỏ việc). 

Điểm g khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu NSDLĐ phải quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động trong Nội quy lao động. 

Ví dụ: Pháp luật cho phép sa thải nếu NLĐ tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày mà không có lý do chính đáng. Việc đếm số ngày nghỉ này hoàn toàn phụ thuộc vào dữ liệu chấm công.

II. QUY TRÌNH CHẤM CÔNG THỰC TẾ TẠI DOANH NGHIỆP

Một quy trình chấm công chuẩn, tích hợp hệ thống điện tử (máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ) thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Thiết lập dữ liệu và Đăng ký ban đầu

Thao tác: Khi NLĐ ký Hợp đồng lao động, bộ phận Hành chính - Nhân sự (HR) tiến hành lấy dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc cấp thẻ từ và cập nhật vào phần mềm quản lý.

Phân ca: HR cài đặt ca làm việc cho từng NLĐ trên hệ thống phần mềm khớp với quy định trong Hợp đồng lao động và Nội quy lao động.

Bước 2: Ghi nhận dữ liệu chấm công hằng ngày

Thao tác: NLĐ thực hiện chấm công (quẹt thẻ/quẹt vân tay/FaceID) khi đến công ty (Check-in) và khi kết thúc giờ làm việc (Check-out).

Lưu ý pháp lý: Mọi sự cố kỹ thuật (máy hỏng, không nhận vân tay) NLĐ phải báo ngay cho quản lý trực tiếp hoặc HR để được ghi nhận chấm công thủ công, bảo đảm quyền lợi thời giờ làm việc theo quy định.

Bước 3: Xử lý ngoại lệ (Làm thêm giờ, đi công tác, xin nghỉ phép) 

Máy chấm công điện tử chỉ ghi nhận giờ vật lý có mặt. Do đó, quy trình cần bước xử lý ngoại lệ bằng giấy tờ hoặc phần mềm nội bộ (E-Office):

* Nghỉ phép/Nghỉ ốm: 

NLĐ nộp đơn xin nghỉ (Leave Request). Căn cứ Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, NLĐ được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương.

* Làm thêm giờ (OT): 

NLĐ nộp "Giấy đề nghị làm thêm giờ" có chữ ký xác nhận của Quản lý. Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, làm thêm giờ bắt buộc phải được sự đồng ý của NLĐ về thời gian, địa điểm, công việc. Chấm công làm thêm giờ là cơ sở để nhân hệ số lương 150%, 200%, 300% theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019.

Bước 4: Tổng hợp và Đối soát bảng công tháng

Cuối tháng, HR trích xuất dữ liệu từ máy chấm công, kết hợp với các Đơn xin nghỉ phép, Đơn làm thêm giờ để lập Bảng chấm công tổng hợp.

Nguyên tắc minh bạch: HR gửi Bảng chấm công cho từng NLĐ (qua email hoặc phần mềm) để NLĐ kiểm tra, phản hồi và ký xác nhận.

Bước 5: Lưu trữ và Bảo quản hồ sơ

Yêu cầu pháp lý: Theo khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, NSDLĐ phải lập, cập nhật, quản lý Sổ quản lý lao động (bằng bản giấy hoặc bản điện tử) thể hiện các thông tin về thời điểm bắt đầu làm việc, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm.

Bảng chấm công (có chữ ký xác nhận của NLĐ và Giám đốc) cùng dữ liệu điện tử được lưu trữ làm chứng từ kế toán và hồ sơ lao động phục vụ thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước. Việc bảo quản thông tin cá nhân (vân tay, khuôn mặt) phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

* Tình huống: 

Công ty X quy định giờ làm việc từ 08:00 đến 17:00 (Nghỉ trưa 12:00 - 13:00). Nội quy lao động quy định: "Quẹt vân tay sau 08:00 bị tính là đi muộn. Quẹt sau 08:30 mà không báo cáo quản lý bị coi là tự ý nghỉ nửa ngày".

Ngày 15/10: Anh A quẹt vân tay lúc 08:40. Quản lý xác nhận anh A không báo cáo. Máy chấm công ghi nhận anh A đi muộn 40 phút. Khi chốt công tháng, HR căn cứ vào Nội quy lao động, tính anh A nghỉ làm không lương nửa ngày 15/10.

Ngày 20/10: Công ty yêu cầu anh A ở lại làm thêm đến 19:00 để chạy dự án. Anh A ký "Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ". Máy chấm công ghi nhận Check-out lúc 19:00. Khi tính lương, 2 giờ làm thêm này anh A được trả lương mức 150%.

Cuối tháng: HR gửi bảng công qua email. Anh A rà soát, thấy đúng số ngày công và giờ OT, phản hồi "Đồng ý xác nhận". Bảng công này được dùng làm cơ sở tính lương.

IV. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

1. Đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận HR/Quản lý):

* Đừng dùng "Phạt tiền" để xử lý đi muộn: 

Rất nhiều công ty quy định trong Nội quy là "Đi muộn 1 phút phạt 10.000 VNĐ, quên chấm công phạt 50.000 VNĐ". Đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng. Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm việc phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. 

Thay vào đó, HR chỉ được quyền trừ lương tương ứng với khoảng thời gian NLĐ không làm việc (ví dụ muộn 1 tiếng thì trừ lương 1 tiếng đó) hoặc xử lý kỷ luật (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương) nếu hành vi đi muộn được quy định là lỗi kỷ luật trong Nội quy.

* Công khai minh bạch Bảng công: 

Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 bắt buộc mỗi lần trả lương, NSDLĐ phải thông báo bảng kê trả lương (gắn liền với bảng công) cho NLĐ. Việc ép NLĐ nhận lương mà không cho họ đối soát bảng chấm công là sai luật và dễ gây ức chế, страnh chấp.

2. Đối với Người lao động:

* Tuân thủ nghiêm ngặt việc chấm công: 

Đừng coi nhẹ việc quẹt thẻ hay bấm vân tay. Nếu bạn đi làm nhưng quên chấm công và không có giấy tờ xác nhận của Quản lý, bạn hoàn toàn có thể bị tính là tự ý bỏ việc. Việc tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày sẽ khiến bạn đối mặt với hình thức kỷ luật cao nhất là Sa thải.

* Bảo vệ dữ liệu làm thêm giờ: 

Nếu công ty yêu cầu ở lại làm thêm, hãy chắc chắn rằng bạn có ký tá giấy tờ yêu cầu làm thêm giờ hoặc email xác nhận từ sếp. Máy chấm công chỉ ghi nhận thời gian bạn ở công ty, nó không phân biệt được bạn ở lại để làm việc hay ở lại chơi game. Thiếu giấy tờ xác nhận, công ty có quyền từ chối trả tiền làm 

thêm giờ (150%) cho bạn.

* Kiểm tra kỹ trước khi ký: 

Hãy tận dụng quyền đối soát bảng công cuối tháng. Nếu thấy sai sót về giờ giấc hoặc bị trừ tiền đi muộn không đúng, bạn có quyền khiếu nại ngay lập tức. Khi bạn đã "ký xác nhận" bảng công, việc khiếu nại đòi lại tiền sau này tại Tòa án sẽ vô cùng khó khăn.

....

Bài liên quan:

• Thời giờ được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương
• Chấm công là gì? Mục đích, ý nghĩa của việc chấm công?
• Bảng chấm công (biểu mẫu)