Trình tự, thủ tục tham gia Bảo hiểm thất nghiệp

NLĐ tham gia BHTN sẽ nhận được hỗ trợ (trợ cấp thất nghiệp, giới thiệu việc làm ...) khi mất việc làm (ảnh minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu 

Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một "giá đỡ" an sinh xã hội vô cùng quan trọng, giúp bù đắp một phần thu nhập, hỗ trợ học nghề và tìm kiếm việc làm cho người lao động (NLĐ) khi họ không may mất việc. Dựa trên Luật Việc làm 2025 mới nhất, chúng tôi phân tích chi tiết về đối tượng, mức đóng, cũng như trình tự, thủ tục tham gia BHTN.

I. ĐỐI TƯỢNG BẮT BUỘC THAM GIA BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP

Căn cứ Điều 31 Luật Việc làm 2025, việc tham gia BHTN mang tính chất bắt buộc đối với cả NLĐ và người sử dụng lao động (NSDLĐ).

1. Đối với Người lao động (NLĐ): 

NLĐ phải tham gia BHTN khi thuộc một trong các trường hợp sau:

- Làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.

- Người làm việc không trọn thời gian (part-time) nhưng có mức lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất.

- Người làm việc theo hợp đồng làm việc (viên chức).

- Người quản lý doanh nghiệp, người đại diện phần vốn nhà nước, hoặc các chức danh quản lý của hợp tác xã có hưởng tiền lương.

* Lưu ý các trường hợp ngoại lệ (Không tham gia BHTN): 

Người đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH hằng tháng; người đang làm việc theo hợp đồng thử việc; và lao động là người giúp việc gia đình.

2. Đối với Người sử dụng lao động (NSDLĐ): 

Bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân có thuê mướn, sử dụng NLĐ thuộc các nhóm đối tượng nêu trên.

II. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAM GIA BHTN

Một trong những ưu điểm của pháp luật hiện hành là nỗ lực cải cách thủ tục hành chính, giảm phiền hà cho doanh nghiệp.

Căn cứ khoản 1 Điều 32 Luật Việc làm 2025, trình tự và thủ tục đăng ký tham gia BHTN được thực hiện đồng bộ với thủ tục tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc. Cụ thể:

* Nguyên tắc "Một cửa - Đồng bộ": 

Việc xác định đối tượng, đăng ký tham gia, và điều chỉnh thông tin kê khai tham gia BHTN được thực hiện cùng lúc (đồng bộ) với việc đăng ký tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội. NSDLĐ không phải làm một bộ hồ sơ riêng biệt hay đến một cơ quan khác để đăng ký BHTN.

* Ghi nhận quyền lợi: 

Quá trình tham gia, đóng và hưởng BHTN của NLĐ sẽ được ghi nhận trực tiếp vào sổ bảo hiểm xã hội, làm cơ sở pháp lý duy nhất để giải quyết các chế độ BHTN sau này.

III. MỨC ĐÓNG VÀ CĂN CỨ ĐÓNG BHTN

Căn cứ Điều 33 và Điều 34 Luật Việc làm 2025, cơ chế tài chính của BHTN được quy định như sau:

1. Mức đóng hằng tháng: 

Quỹ BHTN được hình thành từ 3 nguồn chính:

- Người lao động: Đóng tối đa bằng 1% tiền lương tháng.

- Người sử dụng lao động: Đóng tối đa bằng 1% quỹ tiền lương tháng của những NLĐ đang tham gia BHTN.

- Nhà nước: Hỗ trợ tối đa 1% quỹ tiền lương tháng đóng BHTN từ ngân sách trung ương.

2. Phương thức đóng: 

Hằng tháng, NSDLĐ có trách nhiệm trích 1% từ tiền lương của NLĐ và cộng thêm 1% phần trách nhiệm của doanh nghiệp để đóng cùng một lúc vào Quỹ BHTN. 

Việc đóng BHTN thực hiện đồng thời với thời điểm đóng BHXH bắt buộc.

3. Căn cứ đóng (Mức trần tiền lương): 

Tiền lương làm căn cứ đóng BHTN là tiền lương tháng bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được trả thường xuyên. 

Tuy nhiên, để bảo đảm tính chia sẻ và an toàn quỹ, pháp luật khống chế mức trần: Tiền lương làm căn cứ đóng BHTN cao nhất bằng 20 lần mức lương tối thiểu tháng theo vùng tại thời điểm đóng.

IV. VÍ DỤ MINH HỌA

* Tình huống: Chị A ký hợp đồng lao động 12 tháng với Công ty X (thuộc Vùng I, giả sử mức lương tối thiểu vùng là 5.000.000 VNĐ/tháng). Mức lương thỏa thuận ghi trong hợp đồng của chị A là 15.000.000 VNĐ/tháng. Hai tháng sau, chị A xin nghỉ không hưởng lương 15 ngày để lo việc gia đình.

Phân tích áp dụng pháp luật:

Thủ tục tham gia: Khi chị A vào làm chính thức, nhân sự Công ty X chỉ cần lập một bộ hồ sơ báo tăng BHXH trên phần mềm bảo hiểm. Hệ thống sẽ tự động đồng bộ và đăng ký luôn BHTN cho chị A (theo Điều 32 Luật Việc làm 2025).

Tính mức đóng: 

Mức lương 15 triệu của chị A thấp hơn mức trần (20 x 5 triệu = 100 triệu) nên căn cứ đóng là 15.000.000 VNĐ.Công ty X trích từ lương chị A: 1% x 15.000.000 = 150.000 VNĐ.

Công ty X tự đóng thêm: 1% x 15.000.000 = 150.000 VNĐ.

Tháng nghỉ không lương: Ở tháng thứ 2, do chị A nghỉ việc không hưởng tiền lương 15 ngày (vượt mốc 14 ngày làm việc trong tháng), căn cứ khoản 4 Điều 33 Luật Việc làm 2025, cả Công ty X và chị A không phải đóng BHTN của tháng đó.

V. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận HR, Kế toán):

* Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng: 

Khi NLĐ nghỉ việc, NSDLĐ phải có trách nhiệm đóng đủ BHTN và làm thủ tục xác nhận thời gian đóng (chốt sổ) kịp thời. Nếu bạn chậm trễ hoặc trốn đóng khiến NLĐ không thể làm hồ sơ nhận Trợ cấp thất nghiệp đúng hạn, công ty sẽ phải bỏ tiền túi ra bồi thường một khoản tiền tương ứng với các chế độ BHTN mà lẽ ra NLĐ được hưởng.

* Lưu ý thời gian thử việc: 

Tuyệt đối không gộp thời gian thử việc vào thời gian đóng BHTN. Nếu hợp đồng thử việc gộp chung trong Hợp đồng lao động, nhân sự cần bóc tách rõ khoảng thời gian nào bắt đầu tính đóng bảo hiểm.

b. Đối với Người lao động:

* Giám sát việc đóng bảo hiểm: 

Hằng tháng, hãy kiểm tra bảng kê lương (Payslip) xem công ty có trích đúng 1% lương để đóng BHTN không. Tải ứng dụng VssID của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để tự giám sát xem công ty có nộp tiền thực tế vào Quỹ BHTN hay đang "chiếm dụng" tiền của mình.

* Hiểu đúng về thời gian đóng: 

Thời gian bạn đóng BHTN sẽ không được tính để hưởng Trợ cấp thôi việc hay Trợ cấp mất việc làm do công ty chi trả theo Bộ luật Lao động. Đây là hai chế độ hoàn toàn độc lập, tránh nhầm lẫn để rồi khiếu nại sai quy định.

* Bảo vệ Sổ BHXH: 

Sổ bảo hiểm xã hội là "chứng minh thư" duy nhất ghi nhận quá trình đóng BHTN của bạn. Khi nghỉ việc, hãy yêu cầu công ty chốt và trả lại sổ ngay lập tức để kịp thời gian 03 tháng làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.

.....