Nội quy lao động

Nội quy lao động do Người sử dụng lao động xây dựng và đăng ký, trên cơ sở có lấy ý kiến của Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở/Công đoàn cơ sở và theo trình tự, thủ tục quy định tại Bộ luật lao động (ảnh minh họa)

Ls Trần Hồng Phong

Trong quan hệ lao động, nếu Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa hai cá nhân, thì Nội quy lao động (NQLĐ) chính là "bộ luật thu nhỏ" mang tính chất bắt buộc chung tại nơi làm việc. Đây là công cụ quản lý tối quan trọng của Người sử dụng lao động (NSDLĐ), đồng thời cũng là cơ sở pháp lý để bảo vệ Người lao động (NLĐ) khỏi sự trừng phạt độc đoán.

Sau đây, chúng tôi phân tích về quy định NQLĐ dựa trên nền tảng của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

I. PHÂN TÍCH QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ NỘI QUY LAO ĐỘNG

1. Hình thức của Nội quy lao động 

Pháp luật bắt buộc mọi NSDLĐ đều phải ban hành NQLĐ. Tuy nhiên, hình thức được phân loại dựa trên quy mô nhân sự:

- Sử dụng từ 10 NLĐ trở lên: Bắt buộc phải ban hành NQLĐ bằng văn bản,.

- Sử dụng dưới 10 NLĐ: Không bắt buộc ban hành NQLĐ bằng văn bản, nhưng NSDLĐ phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất ngay trong Hợp đồng lao động ký với NLĐ.

2. Nội dung bắt buộc của Nội quy lao động 

Nội dung của NQLĐ tuyệt đối không được trái với pháp luật về lao động và các pháp luật liên quan.

Căn cứ Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, một bản NQLĐ hợp pháp phải có đủ 09 nội dung chủ yếu sau:

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định rõ giờ bắt đầu/kết thúc ca làm việc, ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ giải lao, làm thêm giờ.

- Trật tự tại nơi làm việc: Phạm vi đi lại, văn hóa ứng xử, trang phục.

- An toàn, vệ sinh lao động: Việc sử dụng phương tiện bảo hộ, phòng chống cháy nổ.

- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Đây là điểm mới đột phá của luật hiện hành. Phải quy định chi tiết hành vi, trình tự, thủ tục xử lý.

- Bảo vệ tài sản và bí mật: Danh mục tài sản, bí mật kinh doanh/công nghệ và hành vi xâm phạm.

- Tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác: Cụ thể hóa các trường hợp "nhu cầu sản xuất, kinh doanh" để được quyền điều chuyển NLĐ tối đa 60 ngày/năm.

- Vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý: Phải liệt kê đích danh các hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng (Khiển trách, Kéo dài thời hạn nâng lương, Cách chức, Sa thải).

- Trách nhiệm vật chất: Các trường hợp phải bồi thường khi làm hư hỏng, mất mát tài sản và mức bồi thường.

- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Thông thường là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong NQLĐ.

3. Trình tự ban hành, Đăng ký và Hiệu lực

* Tham khảo ý kiến: 

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi NQLĐ, NSDLĐ bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (Công đoàn) đối với nơi có tổ chức này.

* Đăng ký: 

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh (Sở LĐ-TB&XH) hoặc cấp huyện (nếu được ủy quyền) trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành.

* Thông báo: NQLĐ phải được gửi đến Công đoàn, thông báo đến toàn bộ NLĐ và niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

* Hiệu lực: 

NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ. Đối với doanh nghiệp dưới 10 người có ban hành NQLĐ bằng văn bản thì hiệu lực do NSDLĐ tự quyết định.

II. VÍ DỤ MINH HỌA

* Ví dụ 1 (Sa thải sai luật do NQLĐ thiếu quy định): 

Anh A làm nhân viên kho. Một ngày, anh A tự ý mang một thùng hàng mẫu (giá trị thấp) của công ty về nhà dùng thử. Giám đốc phát hiện và lập tức ra quyết định "Sa thải" anh A với lý do "trộm cắp". Tuy nhiên, NQLĐ của công ty đã đăng ký lại không quy định hành vi mang hàng mẫu về nhà là hành vi trộm cắp bị sa thải. 

> Kết quả: Quyết định sa thải của Giám đốc là trái pháp luật. Căn cứ khoản 3 Điều 127 BLLĐ 2019, NSDLĐ không được xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong NQLĐ hoặc Hợp đồng lao động.

* Ví dụ 2 (Điều chuyển công việc hợp pháp nhờ NQLĐ): 

Công ty B kinh doanh bán lẻ. Trong NQLĐ có ghi rõ: "Vào dịp lễ tết cuối năm, do nhu cầu tăng cao, Công ty có quyền điều chuyển nhân viên từ khối Hành chính sang hỗ trợ bán hàng tại các siêu thị". Dịp cận Tết, Công ty B ra quyết định chuyển chị C (Nhân viên nhân sự) sang làm thu ngân trong 30 ngày. 

> Kết quả: Do đã được cụ thể hóa "nhu cầu sản xuất, kinh doanh" ngay trong NQLĐ, lệnh điều chuyển này là hoàn toàn hợp pháp. Chị C buộc phải chấp hành.

III. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ

1. NQLĐ là "Lá chắn" cho Người lao động: 

Pháp luật quy định khắt khe về việc phải đăng ký NQLĐ nhằm mục đích để Nhà nước (Sở LĐ-TB&XH) kiểm duyệt các quy định mang tính áp đặt của giới chủ. Cơ quan nhà nước sẽ loại bỏ các quy định trái luật (như quy định phạt tiền, cắt lương). Điều này đảm bảo NLĐ chỉ bị xử phạt dựa trên những lỗi đã được công khai, minh bạch, tránh tình trạng "vui thì thưởng, buồn thì phạt" của quản lý.

2. NQLĐ là "Thượng phương bảo kiếm" của Doanh nghiệp: 

Trong quản trị nhân sự, doanh nghiệp không thể chỉ dùng Hợp đồng lao động để điều hành. NQLĐ cung cấp một hành lang pháp lý để doanh nghiệp xử lý các nhân sự chống đối, lười biếng. Đặc biệt, các đặc quyền của doanh nghiệp như Sa thải người vi phạm,, Điều chuyển công việc tạm thời, hay Bồi thường trách nhiệm vật chất chỉ được Tòa án công nhận nếu nó đã được quy định chi tiết trong bản NQLĐ đã có hiệu lực pháp luật.

3. Sự dân chủ trong quan hệ lao động: 

Việc bắt buộc phải lấy ý kiến của Công đoàn trước khi ban hành thể hiện tính dân chủ ở cơ sở. NQLĐ không đơn thuần là mệnh lệnh một chiều từ trên xuống, mà có sự tham vấn, phản biện để bảo đảm quyền lợi hài hòa giữa đôi bên.

IV. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Ban Giám đốc & HR):

* Không sao chép (copy-paste): 

Đừng lấy mẫu NQLĐ của công ty khác về dùng. NQLĐ phải được thiết kế "đo ni đóng giày" cho đặc thù ngành nghề của bạn. Ví dụ: Công ty IT cần quy định khắt khe về bảo mật dữ liệu, trong khi nhà máy sản xuất cần nhấn mạnh an toàn lao động, phòng chống cháy nổ.

* Cụ thể hóa mọi hành vi vi phạm: 

Đừng viết chung chung "Vi phạm nghiêm trọng sẽ bị sa thải". Hãy liệt kê rõ: Đi muộn bao nhiêu lần? Gây thiệt hại bao nhiêu tiền? Mang tài liệu nào ra ngoài? Càng chi tiết, bạn càng dễ xử lý kỷ luật mà không sợ bị kiện ngược,.

* Niêm yết và đào tạo: 

Một NQLĐ dù đã được Sở LĐ-TB&XH thông qua nhưng nếu cất trong ngăn kéo HR thì vô giá trị. Bạn bắt buộc phải niêm yết,. Lời khuyên là trong ngày đầu định hướng nhân sự mới (Onboarding), hãy bắt buộc NLĐ ký cam kết "Đã đọc, hiểu và tuân thủ Nội quy lao động".

b. Đối với Người lao động:

* Đọc kỹ Nội quy lao động ngay ngày đầu nhận việc: 

Hợp đồng lao động chỉ nói về quyền lợi (lương, bảo hiểm), nhưng NQLĐ mới là thứ quyết định bạn có bị đuổi việc hay đền bù tiền hay không. Hãy đọc kỹ phần "Các hành vi vi phạm kỷ luật" và "Trách nhiệm vật chất".

* Quyền khiếu nại: 

Nếu công ty ban hành quy định ép bạn nộp tiền phạt (phạt đi muộn 100k, phạt làm sai quy trình 500k...), hãy nhớ rằng pháp luật nghiêm cấm hành vi phạt tiền thay cho xử lý kỷ luật. Bạn hoàn toàn có quyền khiếu nại với Công đoàn, Thanh tra lao động hoặc khởi kiện ra Tòa án.

* Lưu ý quy định về Quấy rối tình dục: 

Hiện nay, NQLĐ đã có cơ chế xử lý quấy rối tình dục. Nếu bạn là nạn nhân, hãy dũng cảm sử dụng các quy trình khiếu nại nội bộ đã được quy định trong NQLĐ để yêu cầu công ty bảo vệ và xử lý kẻ quấy rối.
...