Trình tự, thủ tục và hồ sơ tham gia Bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN

Người lao động tham gia BHXH được cấp Sổ BHXH, nhưng từ năm 2020 sẽ thay thế bằng Thẻ BHXH (ảnh minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu 

Việc đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là nghĩa vụ bắt buộc và là nền tảng để bảo đảm quyền lợi an sinh cho người lao động. Dưới ánh sáng của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Luật Bảo hiểm y tế hợp nhất 2025 (cùng có hiệu lực từ 01/07/2025), quy trình này đã được chuẩn hóa, số hóa mạnh mẽ nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp.

Dưới đây chúng tôi phân tích chi tiết về hồ sơ, trình tự và các quy định pháp luật liên quan. (Lưu ý: Thủ tục tham gia BHTN được thực hiện đồng thời, liên thông với BHXH bắt buộc trên cùng một bộ hồ sơ).

1. Hồ sơ đăng ký tham gia 

Pháp luật quy định hồ sơ tham gia rất tinh gọn, chủ yếu dựa trên các tờ khai và danh sách định chuẩn.

a. Đối với BHXH bắt buộc, BHTN và BHYT (Nhóm do Người sử dụng lao động đóng) 

Căn cứ Điều 27 Luật BHXH 2024 và Điều 17 Luật BHYT hợp nhất 2025, hồ sơ đăng ký tham gia cho người lao động tại doanh nghiệp, tổ chức bao gồm:

* Trách nhiệm của Người lao động: 

- Lập Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Dành cho người tham gia lần đầu).

* Trách nhiệm của Người sử dụng lao động (NSDLĐ): 

- Lập Tờ khai đăng ký tham gia của NSDLĐ kèm theo Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT.

b. Đối với BHXH tự nguyện và BHYT (Nhóm tự đóng/Hộ gia đình/Ngân sách hỗ trợ)

* BHXH tự nguyện: 

Người tham gia chỉ cần nộp duy nhất Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của cá nhân.

* BHYT hộ gia đình/Học sinh sinh viên/Các nhóm khác: 

Tờ khai tham gia BHYT đối với người tham gia lần đầu, kèm theo Danh sách tham gia BHYT do cơ quan quản lý lập (Ủy ban nhân dân cấp xã lập cho nhóm hộ gia đình/đối tượng chính sách; Cơ sở giáo dục lập cho học sinh, sinh viên),.

2. Trình tự, thời hạn và thẩm quyền giải quyết

Bước 1: Nộp hồ sơ (Quy tắc 30 ngày)

NSDLĐ có trách nhiệm kê khai và nộp toàn bộ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT bắt buộc cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia (tức là từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức).

Người tham gia tự nguyện, hộ gia đình nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH, tổ chức dịch vụ thu hoặc qua Cổng dịch vụ công.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết (Quy tắc 05 ngày)

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế cho người tham gia.

* Lưu ý về hình thức cấp: 

Thẻ BHYT và Sổ BHXH hiện nay được cấp bằng bản điện tử (có giá trị pháp lý như bản giấy). Cơ quan BHXH sẽ trả kết quả bản điện tử vào ứng dụng VssID, email, hoặc liên kết với tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2. Sổ/thẻ bản giấy chỉ được cấp khi người tham gia có yêu cầu,.

Bước 3: Điều chỉnh thông tin (nếu có)

Khi có sự thay đổi thông tin (như sai sót nhân thân, thay đổi mức lương đóng, đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu), người tham gia hoặc NSDLĐ nộp Tờ khai điều chỉnh kèm bản sao giấy tờ chứng minh. Cơ quan BHXH cũng sẽ giải quyết điều chỉnh trong 05 ngày làm việc.

3. Ví dụ minh hoạ

* Tình huống: 

Chị Trần Thị B vào làm việc chính thức tại Công ty Truyền thông X từ ngày 01/08/2025 (Ký hợp đồng lao động 12 tháng). Trước đây chị B chưa từng tham gia bảo hiểm.

Hồ sơ: Ngày 05/08/2025, chị B điền Tờ khai tham gia bảo hiểm (Mẫu số 2) nộp cho phòng nhân sự. Phòng nhân sự Công ty X lập Danh sách tham gia BHXH, BHYT (Mẫu số 3) có tên chị B.

Trình tự nộp: Công ty X sử dụng chữ ký số, gửi hồ sơ điện tử lên Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam vào ngày 10/08/2025 (Hoàn toàn tuân thủ thời hạn 30 ngày luật định).

Kết quả: Đến ngày 15/08/2025 (trong vòng 5 ngày làm việc), cơ quan BHXH xử lý xong hồ sơ. Chị B nhận được thông báo trên ứng dụng VNeID và VssID của điện thoại mình rằng: Đã được cấp Mã số BHXH, Sổ BHXH điện tử và Thẻ BHYT điện tử,. Thẻ BHYT của chị B có giá trị sử dụng ngay lập tức kể từ ngày Công ty đóng tiền.

4. Bình luận và Đánh giá

* Thứ nhất, chuyển đổi số toàn diện (Giao dịch điện tử là tương lai): 

Luật pháp quy định rõ các giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Việc pháp điển hóa cấp Sổ BHXH điện tử (bắt buộc từ 01/01/2026) và Thẻ BHYT điện tử qua VNeID/VssID, là một bước nhảy vọt. Nó giúp doanh nghiệp không cần lưu trữ, vận chuyển hàng núi giấy tờ, triệt tiêu rủi ro người lao động làm mất sổ/thẻ phải đi xin cấp lại.

* Thứ hai, thời hạn giải quyết siêu tốc: 

Việc rút ngắn thời gian cấp sổ, thẻ xuống chỉ còn 05 ngày làm việc, cho thấy một bộ máy hành chính phục vụ, lấy người dân làm trung tâm. Điều này đảm bảo người lao động có ngay thẻ BHYT để sử dụng nếu không may ốm đau ngay trong tháng đầu tiên đi làm.

* Thứ ba, lằn ranh nghiêm ngặt giữa "Chậm đóng" và "Trốn đóng": 

Luật thiết kế một khung thời gian rất chặt chẽ. Doanh nghiệp có 30 ngày đầu để đăng ký. Nếu quá thời hạn này mà vẫn chưa đóng, doanh nghiệp rơi vào hành vi "Chậm đóng". Đặc biệt nghiêm khắc, nếu sau 60 ngày kể từ khi hết thời hạn 30 ngày nêu trên (tổng cộng là 90 ngày kể từ khi NLĐ vào làm) mà NSDLĐ vẫn không đăng ký, khai báo không đủ người, hoặc khai lương thấp hơn quy định, hành vi này chính thức bị khép vào tội "Trốn đóng bảo hiểm",. Đây là sự rạch ròi về pháp lý để xử lý mạnh tay các doanh nghiệp cố tình chây ì.

5. Lưu ý và Lời khuyên cho các bên liên quan

a. Đối với Người sử dụng lao động (Doanh nghiệp):

* Tuân thủ mốc 30 ngày "tử thần": 

Bộ phận HR/Kế toán phải báo tăng lao động và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm ngay trong tháng đầu tiên NLĐ ký hợp đồng. Đừng dồn hồ sơ đợi qua thời gian thử việc hoặc ngâm hồ sơ quá lâu.

* Hậu quả của việc Trốn đóng/Chậm đóng: 

Nếu vi phạm, ngoài việc bắt buộc truy thu, doanh nghiệp sẽ bị phạt lãi 0,03%/ngày trên số tiền trốn/chậm đóng, bị xử phạt hành chính, không được xét khen thưởng thi đua, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự,. Nghiêm trọng hơn, nếu NLĐ bị ốm đau trong thời gian chưa có thẻ BHYT do công ty trốn đóng, công ty phải bỏ tiền túi hoàn trả toàn bộ chi phí khám chữa bệnh cho NLĐ.

* Tận dụng giao dịch điện tử: 

NSDLĐ nên chuẩn bị sẵn hạ tầng (chữ ký số, phần mềm kê khai) để thực hiện giao dịch điện tử 100%, vừa nhanh chóng, vừa có bằng chứng lưu vết ngày nộp hồ sơ trên hệ thống để tránh bị phạt oan.

b. Đối với Người lao động:

* Cung cấp thông tin chuẩn xác: 

Khi điền tờ khai lần đầu, hãy ghi cực kỳ chính xác Số Căn cước công dân/Định danh cá nhân. Đây là chìa khóa để cơ quan bảo hiểm liên thông dữ liệu với Bộ Công an và đồng bộ thẻ BHYT lên ứng dụng VNeID của bạn,.

* Chủ động tự kiểm tra: 

Đừng chỉ nghe công ty báo "đã đóng bảo hiểm". Hãy tự tải ứng dụng VssID hoặc mở VNeID, đăng nhập để kiểm tra xem mình đã được cấp sổ/thẻ chưa, quá trình đóng hằng tháng có được công ty nộp tiền đầy đủ hay không,. Nếu thấy qua 2 tháng đi làm chính thức mà hệ thống vẫn báo "chưa tham gia", bạn cần kiến nghị ngay với Công đoàn hoặc công ty để đòi lại quyền lợi.

......