Quy trình giao kết Hợp đồng lao động sau thử việc

Giao kết hợp đồng lao động là kết quả thoả thuận và là một thành công cho cả hai bên (minh hoạ)

Hoa Văn

Vượt qua kỳ thử việc là cột mốc quan trọng đánh dấu việc người lao động (NLĐ) chính thức gia nhập đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp. Quá trình chuyển tiếp từ "thử việc" sang "chính thức" đòi hỏi hai bên phải thực hiện thủ tục giao kết Hợp đồng lao động (HĐLĐ) tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Lao động 2019.

Dưới đây là phân tích về quy trình, thủ tục giao kết HĐLĐ sau thử việc. Doanh nghiệp và Giám đốc nhân sự có thể tham khảo, áp dụng linh hoạt, phù hợp thực tế.

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CÁC BƯỚC

Quy trình giao kết HĐLĐ sau khi kết thúc thử việc thường được quy định chi tiết trong Quy chế nhân sự/Nội quy lao động của doanh nghiệp, nhưng nhìn chung bắt buộc phải tuân theo trình tự pháp luật như sau:

Bước 1: Đánh giá và Thông báo kết quả thử việc 

Căn cứ khoản 1 Điều 27 Bộ luật Lao động 2019, khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động (NSDLĐ) bắt buộc phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động.

> Nếu thử việc đạt yêu cầu: 

NSDLĐ phải tiếp tục thực hiện HĐLĐ đã giao kết (nếu trước đó gộp thử việc vào HĐLĐ) hoặc phải giao kết HĐLĐ mới (nếu trước đó chỉ ký hợp đồng thử việc độc lập).

> Lưu ý từ Nội quy lao động: 

Việc đánh giá này thường dựa trên báo cáo của quản lý trực tiếp đối chiếu với bảng mô tả công việc và các tiêu chuẩn đánh giá đã được ban hành trong doanh nghiệp.

Bước 2: Cung cấp thông tin trước khi giao kết HĐLĐ 

Trước khi chính thức đặt bút ký, hai bên có nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực cho nhau theo Điều 16 Bộ luật Lao động 2019:

> NSDLĐ phải cung cấp: 

Thông tin về công việc, địa điểm, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, an toàn vệ sinh lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh.

> NLĐ phải cung cấp: 

Thông tin về họ tên, nơi cư trú, trình độ học vấn, kỹ năng nghề, tình trạng sức khỏe và các vấn đề liên quan khác. Ở bước này, HR thường yêu cầu NLĐ cập nhật lại hồ sơ cá nhân để đối chiếu.

Bước 3: Thỏa thuận nội dung và Hình thức HĐLĐ

* Về hình thức (Điều 14): 

HĐLĐ phải được giao kết bằng văn bản và làm thành 02 bản (mỗi bên giữ 01 bản). Pháp luật cũng công nhận HĐLĐ dưới hình thức thông điệp dữ liệu điện tử có giá trị như văn bản.

* Về nội dung (Điều 21): 

Hợp đồng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu như: Tên, địa chỉ các bên; Công việc và địa điểm làm việc; Thời hạn hợp đồng; Mức lương, hình thức/kỳ hạn trả lương, phụ cấp; Chế độ nâng lương; Thời giờ làm việc/nghỉ ngơi; Bảo hiểm xã hội; Đào tạo, bồi dưỡng.

* Sự liên kết với Nội quy lao động: 

Thông thường, trong HĐLĐ không thể ghi hết mọi quy định chi tiết. Do đó, HĐLĐ sẽ có các điều khoản viện dẫn như: "Thời giờ làm việc, kỷ luật lao động được thực hiện theo Nội quy lao động của Công ty". Nội quy lao động là văn bản do NSDLĐ ban hành quy định về trật tự nơi làm việc, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.

Bước 4: Xác định thẩm quyền giao kết 

Căn cứ Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được ký bởi đúng người có thẩm quyền:

* Phía NSDLĐ: 

Phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

* Phía NLĐ: 

Phải do chính NLĐ trực tiếp giao kết.

II. CÁC HÀNH VI "VÙNG CẤM" KHI GIAO KẾT HỢP ĐỒNG

Khi giao kết HĐLĐ, NSDLĐ tuyệt đối không được làm những hành vi sau đây theo Điều 17 Bộ luật Lao động 2019: 

- Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

- Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác (đặt cọc) cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

- Buộc người lao động thực hiện HĐLĐ để trả nợ cho NSDLĐ.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

Tình huống: Chị A vừa hoàn thành 02 tháng thử việc vị trí Kế toán tại Công ty X.Quy trình chuẩn: Ngày cuối cùng của kỳ thử việc, Trưởng phòng Nhân sự gặp chị A, thông báo chị đã đạt yêu cầu (Bước 1). 

Nhân sự cung cấp cho chị A dự thảo HĐLĐ xác định thời hạn 01 năm, trong đó ghi rõ mức lương chính thức là 15 triệu đồng/tháng, tham gia BHXH đầy đủ (Bước 2 & 3). 

Chị A đọc kỹ, ký tên vào 02 bản HĐLĐ. Giám đốc Công ty X (người đại diện theo pháp luật) cũng ký và đóng dấu. Chị A được giữ lại 01 bản gốc (Bước 4 & 5). 

Công ty X cung cấp thêm sổ tay Nội quy lao động để chị A nắm rõ quy định về giờ giấc, đồng phục.

> Hành vi vi phạm: 

Nếu Công ty X yêu cầu chị A nộp bản gốc Bằng Cử nhân Đại học để "làm tin" thì Công ty X đã vi phạm nghiêm trọng Điều 17 Bộ luật Lao động 2019. Hoặc nếu Công ty X để chị A làm việc tiếp 10 ngày sau khi hết hạn thử việc mà không hề có thông báo hay ký HĐLĐ mới, Công ty X đang đẩy mình vào rủi ro pháp lý.

IV. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận HR):

* Tuyệt đối tuân thủ mốc thời gian: 

Bạn phải thông báo kết quả ngay khi kết thúc thử việc. Nếu bạn im lặng và để NLĐ tiếp tục làm việc, pháp luật mặc định NLĐ đã trúng tuyển và bạn bắt buộc phải nhận họ vào làm việc chính thức.

* Kiểm tra thẩm quyền ký kết: 

Văn bản HĐLĐ phải do Giám đốc/Tổng Giám đốc ký. Nếu Trưởng phòng Nhân sự ký thay thì bắt buộc phải có Giấy ủy quyền hợp lệ bằng văn bản. Ký sai thẩm quyền sẽ dẫn đến HĐLĐ bị vô hiệu.

* Phổ biến Nội quy lao động: 

Trước hoặc ngay khi ký HĐLĐ, hãy yêu cầu NLĐ đọc và ký nhận đã đọc Nội quy lao động. Đây là cơ sở pháp lý vững chắc nhất để xử lý kỷ luật sa thải hoặc bồi thường thiệt hại nếu sau này NLĐ vi phạm.

* Tuyệt đối không giữ bằng cấp gốc hay thu tiền cọc dưới bất kỳ hình thức nào.

b. Đối với Người lao động:

* Đọc kỹ đối chiếu thông tin: 

Hãy kiểm tra xem mức lương chính thức, chức danh, điều kiện bảo hiểm trong HĐLĐ có đúng như thỏa thuận ban đầu khi phỏng vấn hay không.

* Giữ lại 01 bản gốc: 

Pháp luật quy định HĐLĐ lập thành 02 bản, bạn có quyền và bắt buộc phải giữ 01 bản để làm bằng chứng bảo vệ mình khi có tranh chấp xảy ra.

* Nắm vững Nội quy công ty: 

HĐLĐ của bạn gắn liền với Nội quy lao động của doanh nghiệp. Hãy đọc kỹ các quy định về thời giờ làm việc, các lỗi bị khiển trách, sa thải... để bảo vệ chén cơm của mình và tránh những vi phạm không đáng có.

.....