Quyết định tăng lương (biểu mẫu)

Tiền lương cao hay thấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có xem xét đến hiệu quả làm việc của NLĐ. Dù vậy ai cũng muốn được tăng lương! (ảnh minh họa)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Trong quá trình làm việc theo HĐLĐ, thông thường sau một chu kỳ thời gian (tối đa 1-2 năm), hoặc căn cứ vào Chính sách tiền lương - phía NSDLĐ sẽ tăng lương cho NLĐ. Vấn đề tăng lương và mức lương về nguyên tắc là sự thỏa thuận giữa hai bên, nhưng thực hiện theo chính sách, quy định của NSDLĐ và hiệu quả lao động của NLĐ. Khi điều chỉnh tăng tiền lương cho NLĐ, phía NSDLĐ sẽ ban hành "Quyết định tăng lương", văn bản này chính là một Phụ lục của HĐLĐ. Tuy nhiên, hai bên cũng có thể ký một Phụ lục hợp đồng lao động, trong đó Quyết định tăng lương là tài liệu đính kèm.

Dưới đây là một mẫu tham khảo Quyết định tăng lương.

CÔNG TY TNHH XXX Số: xxx/QĐ-NS/2026

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày xxx tháng 02 năm 2026

QUYẾT ĐỊNH

(V/v: Thay đổi mức lương nhân viên)

- Căn cứ Bộ luật lao động 2019.

- Căn cứ Điều lệ hoạt động của Công ty [Tên Công ty];
- Căn cứ Quy chế lương thưởng và đãi ngộ của Công ty ban hành ngày …/…/…;
- Căn cứ Hợp đồng lao động số [Số HĐ] ký ngày …/…/…;
- Căn cứ kết quả đánh giá hiệu suất công việc (KPI) năm [Năm] và đề xuất của Trưởng bộ phận [Tên bộ phận];

- Xét năng lực đóng góp và thâm niên công tác của nhân viên.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Điều chỉnh mức lương

Kể từ ngày …/…/2026, điều chỉnh mức lương đối với:

Ông/Bà: [Họ tên nhân viên]

Mã số nhân viên: [MSNV]

Chức vụ: [Tên vị trí] – Bộ phận: [Tên phòng ban]

Điều 2: Nội dung thay đổi

Mức lương mới của Ông/Bà [Tên nhân viên] cụ thể như sau:

Mức lương cũ: [Số tiền] VNĐ

Mức lương mới: [Số tiền] VNĐ

Hình thức thay đổi: [Nâng lương định kỳ / Nâng lương đột xuất / Điều chỉnh theo vị trí mới].

(Bằng chữ: ....................................................................................................)

Ghi chú: về thuế TNCN (nếu có, sau khi điều chỉnh mức lương) thực hiện theo quy định pháp luật. 

Điều 3: Các khoản phụ cấp (nếu có)

Các khoản phụ cấp khác (ăn trưa, xăng xe, điện thoại...) vẫn giữ nguyên theo quy định cũ (hoặc ghi rõ thay đổi nếu có).

Điều 4: Điều khoản thi hành

Các Ông/Bà Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, Trưởng phòng Tài chính – Kế toán và Ông/Bà [Tên nhân viên] chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

GIÁM ĐỐC 

(Ký tên, đóng dấu)

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Hồ sơ nhân sự;
- Lưu văn thư.
.....

* Phân tích pháp lý của luật sư Trần Hồng Phong:

1. Quyết định này có thể xem là một Phụ lục của hợp đồng lao động đã ký giữa hai bên, vì vấn đề tiền lương/tăng lương là một nội dung quan trọng và không thể thiếu trong HĐLĐ.

2. Theo quy định tại BLLĐ, hình thức của HĐLĐ phải bằng "văn bản", 2 bản chính, mỗi bên giữ 1 bản. Phụ lục HĐLĐ/QĐ tăng lương là một bộ phận của HĐLĐ, do vậy cũng phải bảo đảm nguyên tắc thể hiện bằng văn bản, mỗi bên giữ 1 bản. Tức là công ty phải ban hành thành văn bản, trực tiếp giao cho NLĐ (NLĐ ký nhận vào Sổ theo dõi hoặc Biên bản giao nhận).

3. QĐ tăng lương nên lập thành 3 bản chính: NLĐ giữ 1 bản; Phòng Nhân sự giữ 1 bản (để lưu hồ sơ lao động); Phòng kế toán giữ 1 bản (để thực hiện chi trả lương hàng tháng).

4. Quyết định tăng lương được NSDLĐ ban hành dựa theo các căn cứ/cơ sở pháp lý nêu trong phần đầu Quyết định, nên không cần NLĐ phải ký vào. Chỉ cần phía NSDLĐ ban hành và gửi cho NLĐ một bản chính (như nói ở trên) là bảo đảm phù hợp về mặt pháp luật.

5. Lưu ý là theo quy định tại Điều 93 BLLĐ 2019, phía NSDLĐ phải xây dựng "Định mức lao động" làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động và trả lương. "Định mức lao động" hiểu nôm na là quy định về công việc và trách nhiệm của từng vị trí; NSDLĐ cá thể hóa, trở thành "Bản mô tả công việc" đính kèm HĐLĐ.

6. "Lương" ở đây cần hiểu là tiền lương của NLĐ mà phía NSDLĐ trả theo HĐLĐ (lương chính). Từ mức lương này, nếu phát sinh thuế TNCN thì NLĐ có trách nhiệm đóng thuế theo quy định chung. Do vậy, trong quyết định tăng lương cần có thêm câu ghi chú về vấn đề đóng thuế TNCN (nếu có) sẽ rõ ràng, chuẩn và chặt chẽ hơn.

7. Quyết định tăng lương cũng đồng thời là một quyết định hành chính (về lao động) của doanh nghiệp/NSDLĐ, do vậy văn bản này phải do người đại diện theo pháp luật của công ty (Tổng giám đốc) ký tên, đóng dấu. Nếu Giám đốc Nhân sự ký thì cần thêm chữ "TUQ" (thừa ủy quyền).

8. Tính bảo mật thông tin: Lương là vấn đề nhạy cảm dễ gây mất đoàn kết nội bộ. Hãy đảm bảo quy trình trao đổi quyết định nâng lương là trực tiếp và riêng tư. Tránh gửi quyết định chung qua các kênh thông báo tập thể.

2. Sự tương xứng với mặt bằng thị trường (Comp-ratio): Trước khi phê duyệt, hãy kiểm tra xem mức lương mới của nhân viên nằm ở phân khúc nào so với thị trường (P25, P50 hay P75). Nếu nâng lương xong mà vẫn thấp hơn thị trường, nhân viên vẫn có thể ra đi. Nếu quá cao, doanh nghiệp sẽ chịu áp lực chi phí cố định lớn.

......