Sổ quản lý lao động & Báo cáo sử dụng lao động

Người sử dụng lao động phải lập Sổ quản lý lao động và báo cáo sử dụng lao động định kỳ (ảnh minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

Để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực này đồng thời phục vụ công tác quản lý nhà nước, pháp luật lao động Việt Nam đã thiết lập hai công cụ pháp lý mang tính bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp: Sổ quản lý lao động (công cụ quản lý nội bộ) và Báo cáo sử dụng lao động (công cụ khai báo ngoại bộ). Trong bài viết này chúng tôi phân tích về hai quy định này dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

I. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT

1. Sổ quản lý lao động: "Bức tranh toàn cảnh" về nhân sự nội bộ

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động và phải xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Chế định này được hướng dẫn chi tiết tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP như sau:

* Thời hạn lập sổ: 

NSDLĐ phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

* Hình thức: 

Nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, pháp luật cho phép sổ được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử.

* Nội dung thông tin bắt buộc: 

Sổ không chỉ ghi tên tuổi đơn thuần mà phải phản ánh toàn bộ vòng đời của người lao động (NLĐ) tại doanh nghiệp, bao gồm: 

- Họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số CCCD/CMND/Hộ chiếu; 

- Trình độ chuyên môn, bậc kỹ năng nghề; 

- Vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc; 

- Thông tin tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), tiền lương, nâng bậc/lương; số ngày nghỉ, số giờ làm thêm; đào tạo; 

- Kỷ luật lao động, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; và thời điểm, lý do chấm dứt hợp đồng lao động.

* Trách nhiệm cập nhật: 

NSDLĐ phải cập nhật các thông tin này ngay từ ngày NLĐ bắt đầu làm việc.

2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động: Nghĩa vụ minh bạch với Nhà nước

Nếu Sổ quản lý lao động là để doanh nghiệp tự theo dõi, thì Báo cáo sử dụng lao động là cách doanh nghiệp thông báo "sức khỏe" nhân sự của mình cho cơ quan quản lý nhà nước. 

Căn cứ khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy trình này gồm 2 giai đoạn:

* Khai trình lúc mới thành lập: 

NSDLĐ khai trình việc sử dụng lao động theo cơ chế liên thông thủ tục đăng ký doanh nghiệp (theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP) trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

* Báo cáo định kỳ (quan trọng):

Tần suất: Hằng năm, NSDLĐ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động 02 lần: Báo cáo 6 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và Báo cáo hằng năm (trước ngày 05 tháng 12).

* Phương thức và Nơi nhận: 

NSDLĐ phải báo cáo đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB&XH) thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (Mẫu số 01/PLI). Trường hợp không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công, doanh nghiệp nộp bản giấy. Đồng thời, NSDLĐ phải thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh.

* Trách nhiệm của cơ quan nhà nước: 

Định kỳ trước ngày 15/6 và 15/12 hằng năm, Sở LĐ-TB&XH phải tổng hợp dữ liệu trên địa bàn để báo cáo lên Bộ LĐ-TB&XH.

II. VÍ DỤ MINH HỌA

* Tình huống 1 (Lập Sổ quản lý lao động): 

Công ty Công nghệ X mới thành lập và đi vào hoạt động ngày 01/03/2024. 

Chậm nhất đến ngày 30/03/2024, bộ phận HR của Công ty X phải lập xong Sổ quản lý lao động. Thay vì mua sổ giấy ghi tay như trước đây, HR sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (HRM) hoặc lập một tệp Excel (bản điện tử) có chứa đầy đủ các trường thông tin theo luật định (họ tên, CCCD, chức danh, mức lương, quá trình đóng BHXH...) cho toàn bộ 50 nhân viên. Khi Thanh tra Sở LĐ-TB&XH đến kiểm tra, HR chỉ cần xuất trích xuất file này từ hệ thống máy tính để trình diện.

* Tình huống 2 (Báo cáo định kỳ): 

Công ty May mặc Y có 500 công nhân. Trong 6 tháng đầu năm, công ty tuyển mới 50 người và có 20 người nghỉ việc. 

Đến ngày 01/06 (trước hạn chót 05/06), nhân viên nhân sự đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia bằng chữ ký số của công ty, điền biểu mẫu Mẫu số 01/PLI để báo cáo sự tăng/giảm lao động này gửi Sở LĐ-TB&XH tỉnh, đồng thời gửi dữ liệu này cho cơ quan BHXH huyện.

III. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Ban Giám đốc, Bộ phận HR):

* Tuyệt đối không quên hạn chót báo cáo: 

Hãy ghi nhớ hai cột mốc sống còn hằng năm: ngày 05 tháng 6 và ngày 05 tháng 12. Việc không báo cáo, hoặc báo cáo chậm tình hình thay đổi lao động là một trong những lỗi phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị Thanh tra lao động phạt tiền. Hãy ưu tiên nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia để có biên nhận điện tử rõ ràng.

* Tích hợp Sổ quản lý lao động vào phần mềm: 

Đừng dùng giấy. Hãy thiết lập Sổ quản lý lao động dưới dạng tệp Excel chuẩn hoặc tích hợp vào phần mềm tính lương/chấm công của công ty. Đảm bảo phần mềm của bạn có đủ các trường thông tin bắt buộc theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 145 (đặc biệt là thông tin về làm thêm giờ, tai nạn lao động, kỷ luật).

* Khớp số liệu với Kế toán: 

Trước khi gửi báo cáo lao động, HR phải ngồi lại với Kế toán tiền lương để đảm bảo số liệu lao động báo cáo cho Sở LĐ-TB&XH khớp hoàn toàn với số liệu báo cáo Thuế thu nhập cá nhân và số liệu đóng BHXH.

b. Đối với Người lao động:

* Cung cấp thông tin trung thực: 

Theo Điều 16 Bộ luật Lao động 2019, bạn có nghĩa vụ phải cung cấp thông tin trung thực về nhân thân, bằng cấp, cư trú... cho NSDLĐ. Việc bạn khai báo sai không chỉ gây khó khăn cho công ty khi lập Sổ quản lý lao động mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi BHXH, BHYT của chính bạn sau này.

* Chủ động cập nhật khi có thay đổi: 

Nếu bạn thay đổi số CCCD, thay đổi nơi ở, hoặc có thêm bằng cấp mới, hãy báo ngay cho bộ phận HR để họ cập nhật vào Sổ quản lý lao động của công ty.
....