100 tài liệu, biểu mẫu cơ bản trong lao động, nhân sự

Bộ văn bản, biểu mẫu về lao động, nhân sự cần được xây dựng chuyên nghiệp và sắp xếp khoa học, sát thực tế (minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phongg

Dưới đây là danh mục 100 biểu mẫu, văn bản cơ bản mà doanh nghiệp nên có trong quá trình điều hành lao động, quản lý nhân sự, dựa trên các quy định tại Bộ luật Lao động 2019, Luật Công đoàn 2024, Luật Việc làm 2025, Bộ luật Dân sự 2015, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Hướng dẫn 38/HD-TLĐ về hoạt động Công đoàn. Danh sách này có ý nghĩa tham khảo, giúp doanh nghiệp và Giám đốc nhân sự có tầm nhìn bao quát, toàn diện, từ đó vận dụng vào thực tiễn của doanh nghiệp. Hoàn toàn không có nghĩa là 100 biểu mẫu, văn bản này đã là "đầy đủ" hoặc không thể thiếu. Thực tế hoàn toàn có thể nhiều hơn, hoặc ít hơn.  

Chúng tôi chia thành 2 phần: 

Phần 1: Các biểu mẫu/văn bản lao động được quy định trong luật.

Phần 2: Danh sách mở rộng các biểu mẫu nhân sự. Đây là những văn bản, biểu mẫu từ thực tiễn quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp lớn. Tuy không mang tính bắt buộc, nhưng quý vị có thể tham khảo, xây dựng cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

PHẦN 1: CÁC BIỂU MẪU ĐƯỢC QUY ĐỊNH TRONG LUẬT

Nhóm 1: Quản lý quan hệ lao động, thời giờ làm việc (Theo Bộ luật Lao động & Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

1. Hợp đồng lao động: Văn bản thỏa thuận giữa NSDLĐ và NLĐ về việc làm, tiền lương, điều kiện lao động.

2. Phụ lục hợp đồng lao động: Dùng để sửa đổi, bổ sung hoặc quy định chi tiết hợp đồng lao động.

3. Sổ quản lý lao động: Dùng để cập nhật thông tin cơ bản của người lao động từ khi bắt đầu làm việc.

4. Nội quy lao động: Văn bản quy định kỷ luật lao động, bắt buộc ban hành bằng văn bản nếu có từ 10 NLĐ trở lên.

5. Thỏa ước lao động tập thể: Văn bản thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể.

6. Hợp đồng đào tạo nghề: Ký kết khi cử NLĐ đi đào tạo nâng cao trình độ từ kinh phí của công ty.

7. Báo cáo tình hình sử dụng lao động: Do người sử dụng lao động lập để báo cáo định kỳ (Mẫu số 01/PLI).

8. Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ: Dùng để xác nhận sự đồng ý của NLĐ khi làm thêm giờ (Mẫu số 01/PLIV).

9. Công văn thông báo làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong năm: (Mẫu số 02/PLIV).

10. Hợp đồng lao động giúp việc gia đình: (Mẫu số 01/PLV).

11. Thông báo về việc sử dụng lao động là người giúp việc gia đình: (Mẫu số 02/PLV).

12. Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động giúp việc gia đình: (Mẫu số 03/PLV).

Nhóm 2: Hoạt động Công đoàn (Theo Hướng dẫn số 38/HD-TLĐ) 

13. Đơn gia nhập công đoàn (dành cho cá nhân): (Mẫu số 5a). 

14. Đơn gia nhập công đoàn (dành cho tập thể): (Mẫu số 5b). 

15. Sơ yếu lý lịch nhân sự công đoàn: Dành cho nhân sự BCH, đại biểu (Mẫu số 01). 

16. Danh sách trích ngang lý lịch nhân sự công đoàn: (Mẫu số 02). 

17. Phiếu bầu cử công đoàn: Gồm nhiều loại (bầu có số dư, không có số dư) (Mẫu số 3a - 3đ). 

18. Biên bản kiểm phiếu bầu cử: Có các mẫu riêng cho bầu BCH, bầu Chủ tịch, Ban thường vụ (Mẫu số 4a - 4e). 

19. Quyết định kết nạp đoàn viên công đoàn: (Mẫu số 6a). 

20. Quyết định công nhận đoàn viên công đoàn: (Mẫu số 6b). 

21. Quyết định công nhận công đoàn cơ sở: (Mẫu số 7a). 

22. Quyết định công nhận Ban chấp hành công đoàn cơ sở: (Mẫu số 7b).

Nhóm 3: Cho thuê lại lao động (Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP) 

23. Đơn đề nghị cấp/gia hạn/cấp lại giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động: (Mẫu số 05/PLIII). 

24. Đơn đề nghị thu hồi giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động: (Mẫu số 06/PLIII). 

25. Lý lịch tự thuật: Của người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 07/PLIII). 

26. Báo cáo tình hình hoạt động cho thuê lại lao động: (Mẫu số 09/PLIII). 

27. Hợp đồng cho thuê lại lao động: Ký giữa doanh nghiệp cho thuê lại và bên thuê lại.

PHẦN 2: DANH SÁCH MỞ RỘNG CÁC BIỂU MẪU NHÂN SỰ THỰC TẾ 

(Lưu ý: Đây là thông tin mang tính chất thực tiễn quản trị nhân sự, không có trong các điều luật cụ thể. Doanh nghiệp cần tự tham khảo, xác minh tính phù hợp để áp dụng tại doanh nghiệp).

Nhóm 4: Tuyển dụng & Tiếp nhận (Recruitment & Onboarding) 

28. Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự. 

29. Kế hoạch tuyển dụng năm/quý. 

30. Thông báo tuyển dụng. 

31. Đơn ứng tuyển (Application Form). 

32. Bảng câu hỏi phỏng vấn. 

33. Phiếu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn. 

34. Thư mời nhận việc (Offer Letter). 

35. Thư từ chối ứng viên (Thank you letter). 

36. Quyết định tiếp nhận thử việc. 

37. Chương trình định hướng nhân viên mới (Orientation Checklist). 

38. Biên bản bàn giao công cụ, dụng cụ làm việc (máy tính, đồng phục...).

Nhóm 5: Đánh giá & Thử việc (Performance & Probation) 

39. Kế hoạch mục tiêu thử việc. 

40. Báo cáo kết quả thử việc (của nhân viên). 

41. Phiếu đánh giá kết quả thử việc (của quản lý). 

42. Quyết định tiếp nhận nhân viên chính thức. 

43. Biểu mẫu thiết lập mục tiêu/KPI hằng năm. 

44. Phiếu đánh giá hiệu quả công việc (KPI) hằng tháng/quý. 

45. Bảng đánh giá năng lực nhân sự 360 độ.

Nhóm 6: Quản lý thời giờ làm việc, Nghỉ phép (Time & Attendance) 

46. Đơn xin nghỉ phép năm. 

47. Đơn xin nghỉ việc riêng (cưới hỏi, ma chay...). 

48. Đơn xin nghỉ ốm/thai sản. 

49. Đơn xin nghỉ không hưởng lương. 

50. Đơn xin đi trễ / về sớm / ra ngoài trong giờ làm việc. 

51. Bảng chấm công hằng tháng. 

52. Đơn đề nghị làm thêm giờ (OT Request). 

53. Giấy xác nhận công tác/đi đường. 

54. Đơn xin làm việc từ xa (Work from home). 

55. Giấy thông báo thay đổi ca làm việc.

Nhóm 7: Tiền lương, Thưởng & Phúc lợi (C&B) 

56. Bảng thanh toán tiền lương hằng tháng. 

57. Phiếu lương chi tiết cá nhân (Payslip). 

58. Đơn đề nghị tăng lương / điều chỉnh thu nhập. 

59. Quyết định nâng bậc, tăng lương. 

60. Đơn xin tạm ứng tiền lương. 

61. Đề xuất thưởng dự án / thưởng thành tích xuất sắc. 

62. Bảng kê chi phí công tác (Claim form). 

63. Quy chế lương, thưởng, phúc lợi. 

64. Đơn đề nghị thanh toán phúc lợi (ốm đau, sinh nhật...).

Nhóm 8: Đào tạo & Phát triển (Training & Development) 

65. Khảo sát nhu cầu đào tạo. 

66. Kế hoạch đào tạo nội bộ / bên ngoài. 

67. Đơn đề nghị tham gia khóa học. 

68. Cam kết đào tạo (Ràng buộc thời gian làm việc sau đào tạo). 

69. Danh sách điểm danh khóa học. 

70. Phiếu đánh giá chất lượng khóa học. 

71. Báo cáo kết quả sau đào tạo.

Nhóm 9: Hành chính, Bổ nhiệm & Luân chuyển (Admin & Mobility) 

72. Quyết định bổ nhiệm chức vụ. 

73. Quyết định miễn nhiệm chức vụ. 

74. Quyết định luân chuyển công tác / Điều động nhân sự. 

75. Sơ đồ tổ chức công ty (Organizational Chart). 

76. Bản mô tả công việc (Job Description). 

77. Giấy giới thiệu. 

78. Giấy ủy quyền xử lý công việc.

Nhóm 10: Kỷ luật & Quan hệ lao động (Labor Relations & Discipline) 

79. Biên bản ghi nhận sự việc (khi có vi phạm hoặc tai nạn). 

80. Bản tường trình sự việc (của người lao động). 

81. Bản kiểm điểm cá nhân. 

82. Thư mời họp xử lý kỷ luật lao động. 

83. Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động. 

84. Quyết định xử lý kỷ luật (Khiển trách / Kéo dài thời hạn nâng lương). 

85. Quyết định sa thải. 

86. Biên bản giải quyết khiếu nại nhân sự. 

87. Quyết định xử lý bồi thường vật chất (do làm mất/hư hỏng tài sản). 

88. Cam kết bảo mật thông tin (NDA - Non Disclosure Agreement).

Nhóm 11: Chấm dứt hợp đồng lao động (Offboarding) 

89. Đơn xin thôi việc (Resignation Letter). 

90. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. 

91. Biên bản bàn giao công việc và tài sản (Handover Checklist). 

92. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động / Quyết định thôi việc. 

93. Phiếu thanh toán các khoản trợ cấp thôi việc/cuối cùng (Final Settlement). 

94. Giấy xác nhận thời gian công tác. 

95. Thư giới thiệu (Reference Letter) dành cho nhân viên nghỉ việc. 

96. Bảng khảo sát ý kiến nhân viên khi nghỉ việc (Exit Interview). 

97. Thông báo thuyên chuyển/nghỉ việc gửi toàn công ty.

Nhóm 12: An toàn, Vệ sinh lao động & Khác (HSE) 

98. Sổ theo dõi tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. 

99. Kế hoạch an toàn vệ sinh lao động hằng năm. 

100. Cam kết tuân thủ quy định an toàn tại nơi làm việc.

Hi vọng danh sách này cung cấp cho doanh nghiệp và những người làm nghề nhân sự một cái nhìn tổng thể về hệ thống văn bản, biểu mẫu trong công tác lao động và quản trị nhân sự thực tế.

.......