Ls. Trần Hồng Phong
Trong quá trình xử lý một vụ vi phạm kỷ luật lao động, cuộc họp có vai trò quan trọng và trung tâm, đồng thời là một thủ tục bắt buộc mà phía NSDLĐ phải thực hiện. Theo quy định, cuộc họp do NSDLĐ tổ chức, với sự tham gia của NLĐ và đại diện Công đoàn cơ sở. Trên cơ sở đó, NSDLĐ có trách nhiệm Thông báo và mời tham dự cuộc họp đến những người thuộc thành phần bắt buộc phải tham dự. Đặc biệt phải bảo đảm thông báo đến tay NLĐ. Nếu phía NSDLĐ không có thông báo mời tham dự, hoặc không chứng minh được NLĐ đã được thông báo về cuộc họp, đồng nghĩa với việc của họp sẽ bị xem là "trái pháp luật".
Dưới đây là biểu mẫu tham khảo "Thư mời họp kỷ luật" và những lưu ý quan trọng liên quan. Ở phần cuối, chúng tôi giới thiệu Danh mục (Checklist) hồ sơ một vụ xử lý kỷ luật lao động. Đây là những tài liệu sẽ được sử dụng tại cuộc họp.
TP.HCM, ngày ... tháng ... năm 2026
THÔNG BÁO
(V/v: họp xử lý kỷ luật lao động)
Kính gửi: Ông Nguyễn Văn Y
Đồng k/g: Ban chấp hành Công đoàn cơ sở Công ty XXX
- Căn cứ qui định tại Bộ luật lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP về việc xử lý kỷ luật lao động.
- Căn cứ Nội qui lao động của Công ty XXX.
- Căn cứ qui định tại Bộ luật lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP về việc xử lý kỷ luật lao động.
- Căn cứ Nội qui lao động của Công ty XXX.
- Căn cứ kết quả xác minh, đánh giá bước đầu về dấu hiệu vi phạm kỷ luật lao động.
Người lao động: ông Nguyễn Văn Y – nhân viên phòng Dịch vụ - Marketing.
Nội dung cuộc họp: xem xét xử lý kỷ luật lao động đối với ông Nguyễn Văn Y về hành vi tự ý nghỉ việc nhiều ngày không lý do, hủy hoại tài sản của công ty; và một số hành vi vi phạm khác.
* Thành phần tham dự:
- Đại diện Người sử dụng lao động: Ông Lê Văn Z - Giám đốc công ty XXX, chủ trì cuộc họp.
- BCH Công đoàn cơ sở: Bà Trần Thị H, Chủ tịch; ông Nguyễn Văn B, Uỷ viên BCH Công đoàn cơ sở.
- Người lao động bị xem xét xử lý kỷ luật: Ông Nguyễn Văn Y.
Những người được mời tham dự cuộc họp:
- Bà Lê Thị P, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
- Ông Lê Quang D, Trưởng phòng Dịch vụ & Maketting.
- Ông Trần Hồng Phong, luật sư, được công ty mời tư vấn, hỗ trợ pháp lý.
Thời gian: 14 giờ 00, thứ Năm, ngày .... tháng 01 năm 2026.
Địa điểm: Phòng họp công ty. Địa chỉ: XXX, Tp. HCM.
Theo quy định, Công ty thông báo và trân trọng mời ông có mặt đúng thời gian, địa điểm trên để tham dự cuộc họp.
Lưu ý quan trọng:
- Theo quy định, NLĐ bị xem xét xử lý kỷ luật có trách nhiệm phải tham dự cuộc họp. Trường hợp không tham dự phải thông báo cho NSDLĐ và nêu rõ lý do. Trường hợp Ông/Bà vắng mặt mà không có lý do chính đáng hoặc không thông báo cho Công ty, Công ty sẽ hoãn cuộc họp và gửi thông báo mời họp lần thứ 2 và lần thứ 3. Nếu sau 03 lần thông báo (bao gồm lần này) mà Ông/Bà vẫn vắng mặt, Công ty sẽ tiến hành cuộc họp kỷ luật vắng mặt theo quy định tại Khoản 4 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Nội dung cuộc họp: xem xét xử lý kỷ luật lao động đối với ông Nguyễn Văn Y về hành vi tự ý nghỉ việc nhiều ngày không lý do, hủy hoại tài sản của công ty; và một số hành vi vi phạm khác.
* Thành phần tham dự:
- Đại diện Người sử dụng lao động: Ông Lê Văn Z - Giám đốc công ty XXX, chủ trì cuộc họp.
- BCH Công đoàn cơ sở: Bà Trần Thị H, Chủ tịch; ông Nguyễn Văn B, Uỷ viên BCH Công đoàn cơ sở.
- Người lao động bị xem xét xử lý kỷ luật: Ông Nguyễn Văn Y.
Những người được mời tham dự cuộc họp:
- Bà Lê Thị P, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
- Ông Lê Quang D, Trưởng phòng Dịch vụ & Maketting.
- Ông Trần Hồng Phong, luật sư, được công ty mời tư vấn, hỗ trợ pháp lý.
Thời gian: 14 giờ 00, thứ Năm, ngày .... tháng 01 năm 2026.
Địa điểm: Phòng họp công ty. Địa chỉ: XXX, Tp. HCM.
Theo quy định, Công ty thông báo và trân trọng mời ông có mặt đúng thời gian, địa điểm trên để tham dự cuộc họp.
Lưu ý quan trọng:
- Theo quy định, NLĐ bị xem xét xử lý kỷ luật có trách nhiệm phải tham dự cuộc họp. Trường hợp không tham dự phải thông báo cho NSDLĐ và nêu rõ lý do. Trường hợp Ông/Bà vắng mặt mà không có lý do chính đáng hoặc không thông báo cho Công ty, Công ty sẽ hoãn cuộc họp và gửi thông báo mời họp lần thứ 2 và lần thứ 3. Nếu sau 03 lần thông báo (bao gồm lần này) mà Ông/Bà vẫn vắng mặt, Công ty sẽ tiến hành cuộc họp kỷ luật vắng mặt theo quy định tại Khoản 4 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- NLĐ có quyền mời luật sư bào chữa cho mình. Trong trường hợp có luật sư, NLĐ liên hệ với Phòng Nhân sự làm thủ tục trước ngày tiến hành cuộc họp tối thiểu 1 (một) ngày.
TM. CÔNG TY CỔ PHẦN XXX
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
Nơi nhận:
- Ông YYY và những người có tên trong Thông báo.
- Phòng HC-NS, Ban GĐ (lưu).
* Lưu ý và hướng dẫn của luật sư Trần Hồng Phong:TM. CÔNG TY CỔ PHẦN XXX
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
Nơi nhận:
- Ông YYY và những người có tên trong Thông báo.
- Phòng HC-NS, Ban GĐ (lưu).
..............
* XÁC NHẬN THAM DỰ CUỘC HỌP CỦA NGƯỜI ĐƯỢC THÔNG BÁO
(ghi rõ "sẽ tham dự cuộc họp" hoặc lý do nếu không tham dự
Ngày nhận thông báo: ..../..../2021.
Ký, ghi rõ họ tên: .........................
........
1. Theo quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, NSDLĐ có trách nhiệm thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần tham dự cuộc họp, gồm NLĐ bị xem xét xử lý KLLĐ. Về nguyên tắc, phải đảm bảo NLĐ và những người tham dự khác nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp và chỉ tiến hành cuộc họp khi có sự tham gia của các thành phần thông báo. Thay vì "Thông báo", có thể thay tên văn bản thành "Thư mời" cũng được.
2. Khi nhận được thông báo của NSDLĐ, NLĐ bị xem xét xử lý kỷ luật phải xác nhận tham dự cuộc họp. Trường hợp không tham dự phải thông báo cho NSDLĐ và nêu rõ lý do. Trường hợp không xác nhận tham dự cuộc họp, hoặc nêu lý do không chính đáng, hoặc đã xác nhận tham dự nhưng không đến họp thì NSDLĐ vẫn tiến hành xử lý kỷ luật lao động.
- Quy tắc "5 ngày làm việc": Pháp luật quy định: NSDLĐ phải đảm bảo người lao động và Công đoàn nhận được thông báo này ít nhất 05 ngày làm việc trước khi cuộc họp diễn ra. Lưu ý: Không tính ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ hàng tuần theo quy định của công ty.
* Giao trực tiếp: Yêu cầu NLĐ ký vào bản sao (có ghi "Đã nhận thư lúc ... giờ ngày ..."). Nếu họ từ chối ký, phải lập biên bản ghi nhận việc từ chối có người làm chứng.
* Gửi bưu điện: Gửi theo hình thức "Chuyển phát nhanh có báo phát (A.R)". Giữ lại vận đơn và phiếu báo phát có chữ ký của người nhận hoặc xác nhận của bưu điện về việc "Người nhận từ chối nhận".
CHECKLIST HỒ SƠ MỘT VỤ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG
- Phương thức gửi Thông báo (rất quan trọng): thông thường, chỉ cần trực tiếp giao cho NLĐ và đề nghị ký xác nhận đã nhận thông báo là được.
Tuy nhiên, có không ít trường hợp NLĐ đã tự ý nghỉ, hoặc cố tình né tránh, không nhận thông báo. Để có bằng chứng tại Tòa, CHRO nên áp dụng song song hai cách:
* Giao trực tiếp: Yêu cầu NLĐ ký vào bản sao (có ghi "Đã nhận thư lúc ... giờ ngày ..."). Nếu họ từ chối ký, phải lập biên bản ghi nhận việc từ chối có người làm chứng.
* Gửi bưu điện: Gửi theo hình thức "Chuyển phát nhanh có báo phát (A.R)". Giữ lại vận đơn và phiếu báo phát có chữ ký của người nhận hoặc xác nhận của bưu điện về việc "Người nhận từ chối nhận".
- Nội dung "Hành vi vi phạm" trong thông báo: Đừng viết quá chung chung như "vi phạm nội quy". Hãy ghi rõ hành vi đó khớp với điều khoản nào trong Nội quy lao động đã đăng ký. Ví dụ: "Hành vi lấy cắp tài sản công ty quy định tại Điều 15, Mục 2 Nội quy lao động".
- Quyền bào chữa của NLĐ: Đây là quyền của NLĐ, nên cần nêu rõ trong thông báo, bảo đảm đúng pháp luật, dân chủ. Việc NLĐ mời luật sư phải xem là điều bình thường, góp phần làm sáng tỏ vụ vị phạm một cách toàn diện hơn. Tất nhiên cũng có chút áp lực cho phía NSDLĐ.
- Xử lý khi NLĐ đang nghỉ ốm/thai sản: Nếu biết NLĐ đang trong thời gian được hưởng "miễn trừ" kỷ luật (ốm đau, thai sản, nuôi con dưới 12 tháng), thì tuyệt đối không tiến hành xử lý KLLĐ, không gửi thông báo này. Hãy đợi đến khi hết thời gian miễn trừ mới bắt đầu quy trình.
Thông báo này là một "tấm khiên" bảo vệ công ty. Khi bạn soạn thảo càng chi tiết và gửi đi đúng luật, bạn đã nắm chắc 50% phần thắng nếu vụ việc phải đưa ra tranh chấp tại toà án lao động.
.....
Thông báo này là một "tấm khiên" bảo vệ công ty. Khi bạn soạn thảo càng chi tiết và gửi đi đúng luật, bạn đã nắm chắc 50% phần thắng nếu vụ việc phải đưa ra tranh chấp tại toà án lao động.
.....
* Bản danh mục (Checklist) hồ sơ nghiệp vụ chuẩn chỉnh dành cho Giám đốc nhân sự
Việc chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ này sẽ giúp doanh nghiệp nắm chắc phần thắng nếu có tranh chấp lao động xảy ra tại Tòa án.
CHECKLIST HỒ SƠ MỘT VỤ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG
Nhóm 1: Hồ sơ căn cứ (Chứng minh vi phạm)
Đây là nhóm hồ sơ quan trọng nhất để trả lời câu hỏi: "Người lao động đã làm sai điều gì?"
[ ] Biên bản vi phạm/Báo cáo sự việc: Ghi rõ thời gian, địa điểm, diễn biến hành vi (có chữ ký người làm chứng hoặc người phát hiện).
[ ] Bằng chứng vật chất: - Hình ảnh trích xuất từ Camera, log dữ liệu hệ thống (IT), email, tin nhắn.
Kết quả kiểm kê tài sản, báo cáo tài chính, kết luận của ban kiểm soát/kiểm toán.
Tang vật thu giữ (nếu có).
[ ] Bản tường trình của người vi phạm: Yêu cầu người lao động viết tay và ký tên (nếu họ từ chối viết, phải có biên bản ghi nhận việc từ chối này).
[ ] Hồ sơ nhân thân: Bản sao Hợp đồng lao động, bản mô tả công việc (để chứng minh trách nhiệm của họ trong vụ việc).
Đây là nhóm hồ sơ quan trọng nhất để trả lời câu hỏi: "Người lao động đã làm sai điều gì?"
[ ] Biên bản vi phạm/Báo cáo sự việc: Ghi rõ thời gian, địa điểm, diễn biến hành vi (có chữ ký người làm chứng hoặc người phát hiện).
[ ] Bằng chứng vật chất: - Hình ảnh trích xuất từ Camera, log dữ liệu hệ thống (IT), email, tin nhắn.
Kết quả kiểm kê tài sản, báo cáo tài chính, kết luận của ban kiểm soát/kiểm toán.
Tang vật thu giữ (nếu có).
[ ] Bản tường trình của người vi phạm: Yêu cầu người lao động viết tay và ký tên (nếu họ từ chối viết, phải có biên bản ghi nhận việc từ chối này).
[ ] Hồ sơ nhân thân: Bản sao Hợp đồng lao động, bản mô tả công việc (để chứng minh trách nhiệm của họ trong vụ việc).
Nhóm 2: Hồ sơ pháp lý (Quy chế công ty)
Để chứng minh: "Công ty có quyền sa thải dựa trên quy định đã ban hành."
[ ] Nội quy lao động (NQLĐ): Bản sao điều khoản quy định về hành vi vi phạm và hình thức sa thải tương ứng.
[ ] Xác nhận đăng ký NQLĐ: Biên nhận hoặc thông báo của Sở/Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội xác nhận NQLĐ đã được đăng ký hợp lệ.
[ ] Bằng chứng đã phổ biến NQLĐ: Biên bản đào tạo nội quy hoặc chữ ký xác nhận của nhân viên đã đọc và hiểu NQLĐ khi vào làm.
Để chứng minh: "Công ty có quyền sa thải dựa trên quy định đã ban hành."
[ ] Nội quy lao động (NQLĐ): Bản sao điều khoản quy định về hành vi vi phạm và hình thức sa thải tương ứng.
[ ] Xác nhận đăng ký NQLĐ: Biên nhận hoặc thông báo của Sở/Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội xác nhận NQLĐ đã được đăng ký hợp lệ.
[ ] Bằng chứng đã phổ biến NQLĐ: Biên bản đào tạo nội quy hoặc chữ ký xác nhận của nhân viên đã đọc và hiểu NQLĐ khi vào làm.
Nhóm 3: Hồ sơ quy trình (Thủ tục triệu tập)
Để chứng minh: "Công ty đã thực hiện đúng trình tự pháp luật."
[ ] Thông báo mời họp kỷ luật: - Phải gửi trước ít nhất 05 ngày làm việc.
Nội dung ghi rõ: Thời gian, địa điểm, lý do họp.
[ ] Bằng chứng chuyển phát thông báo: Phiếu gửi chuyển phát nhanh có số vận đơn hoặc biên bản giao nhận thông báo trực tiếp (đảm bảo người lao động đã nhận được).
[ ] Văn bản mời tổ chức đại diện người lao động: Thư mời Ban chấp hành Công đoàn cơ sở (hoặc Công đoàn cấp trên nếu chưa có Công đoàn cơ sở) tham dự họp.
Để chứng minh: "Công ty đã thực hiện đúng trình tự pháp luật."
[ ] Thông báo mời họp kỷ luật: - Phải gửi trước ít nhất 05 ngày làm việc.
Nội dung ghi rõ: Thời gian, địa điểm, lý do họp.
[ ] Bằng chứng chuyển phát thông báo: Phiếu gửi chuyển phát nhanh có số vận đơn hoặc biên bản giao nhận thông báo trực tiếp (đảm bảo người lao động đã nhận được).
[ ] Văn bản mời tổ chức đại diện người lao động: Thư mời Ban chấp hành Công đoàn cơ sở (hoặc Công đoàn cấp trên nếu chưa có Công đoàn cơ sở) tham dự họp.
Nhóm 4: Tài liệu dùng trong buổi họp
[ ] Mẫu Biên bản họp xử lý kỷ luật: (Chuẩn bị sẵn khung để thư ký ghi chép). Lưu ý phải có phần ý kiến tự bào chữa của người lao động và ý kiến của Công đoàn.
[ ] Phương án dự phòng (Settlement): Bản dự thảo "Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng" nếu CHRO muốn chuyển hướng từ sa thải sang thỏa thuận nghỉ việc (để giảm rủi ro pháp lý).
[ ] Mẫu Biên bản họp xử lý kỷ luật: (Chuẩn bị sẵn khung để thư ký ghi chép). Lưu ý phải có phần ý kiến tự bào chữa của người lao động và ý kiến của Công đoàn.
[ ] Phương án dự phòng (Settlement): Bản dự thảo "Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng" nếu CHRO muốn chuyển hướng từ sa thải sang thỏa thuận nghỉ việc (để giảm rủi ro pháp lý).
...
* Lời khuyên cho CHRO khi thực hiện Checklist này:
Nguyên tắc "3 bên": Trong buổi họp, nếu người lao động vắng mặt đến lần thứ 3 sau khi đã nhận thông báo đúng quy định, bạn mới có quyền họp vắng mặt. Đừng bao giờ vội vàng họp ngay lần đầu khi họ chưa có mặt.
Kiểm tra tình trạng sức khỏe/gia đình: Trước khi đặt bút ký quyết định sa thải, hãy kiểm tra lại lần cuối xem nhân viên đó có đang trong kỳ nghỉ phép, điều trị bệnh, hay đang mang thai/nuôi con nhỏ không. Đây là lỗi "tử huyệt" khiến mọi nỗ lực kỷ luật trở nên vô nghĩa trước pháp luật.
Lưu trữ bảo mật: Hồ sơ sa thải nhân sự (đặc biệt là cấp cao) cần được lưu trữ riêng biệt, bảo mật để tránh rò rỉ thông tin gây ảnh hưởng đến danh dự của họ, dẫn đến các vụ kiện về bôi nhọ uy tín.
.....
Nguyên tắc "3 bên": Trong buổi họp, nếu người lao động vắng mặt đến lần thứ 3 sau khi đã nhận thông báo đúng quy định, bạn mới có quyền họp vắng mặt. Đừng bao giờ vội vàng họp ngay lần đầu khi họ chưa có mặt.
Kiểm tra tình trạng sức khỏe/gia đình: Trước khi đặt bút ký quyết định sa thải, hãy kiểm tra lại lần cuối xem nhân viên đó có đang trong kỳ nghỉ phép, điều trị bệnh, hay đang mang thai/nuôi con nhỏ không. Đây là lỗi "tử huyệt" khiến mọi nỗ lực kỷ luật trở nên vô nghĩa trước pháp luật.
Lưu trữ bảo mật: Hồ sơ sa thải nhân sự (đặc biệt là cấp cao) cần được lưu trữ riêng biệt, bảo mật để tránh rò rỉ thông tin gây ảnh hưởng đến danh dự của họ, dẫn đến các vụ kiện về bôi nhọ uy tín.
.....
Bài liên quan:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét