Các rủi ro pháp lý thường gặp khi sa thải người lao động

Sa thải là hình thức kỷ luật nặng nhất, dẫn đến hậu quả chấm dứt quan hệ lao động giữa hai bên (minh hoạ)

Luật sư Trần Hồng Phong

Việc sa thải nhân viên (đặc biệt là nhân sự cấp cao) luôn là "bãi mìn" pháp lý đối với Giám đốc nhân sự và cần được lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm thích đáng. Tại Việt Nam, luật lao động thường có xu hướng bảo vệ người yếu thế (người lao động), do đó cho dù hành vi vi phạm kỷ luât của NLĐ là có thật, nhưng chỉ cần một sai sót nhỏ về quy trình hoặc bằng chứng - chẳng hạn không chứng minh được đã gửi thông báo tham dự cuộc họp đến tay NLĐ, phía NSDLĐ hoàn toàn có thể thua kiện với chi phí bồi thường rất lớn.

Dưới đây chúng tôi phân tích về các rủi ro pháp lý thường gặp nhất khi xử lý sa thải người lao động:

1. "Căn cứ sa thải" không đủ thuyết phục

Đây là rủi ro phổ biến nhất khi doanh nghiệp sa thải dựa trên cảm tính hoặc không có bằng chứng định lượng.

> Sai lầm: Sa thải nhân viên vì "không hoàn thành công việc" nhưng không có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc được ban hành hợp lệ hoặc không có các biên bản nhắc nhở trước đó.

> Hậu quả: Tòa án có thể tuyên bố sa thải trái pháp luật vì lý do không chính đáng.

2. Vi phạm trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật

Ngay cả khi nhân viên sai mười mươi, nhưng nếu NSDLĐ làm sai quy trình, doanh nghiệp vẫn thua.

Các lỗi thường gặp:

- Không thông báo cho tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn) trước khi họp. 

- Không gửi thông báo mời họp cho người lao động ít nhất 5 ngày làm việc trước khi diễn ra.

- Tổ chức họp kỷ luật khi người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm, thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

- Biên bản cuộc họp kỷ luật không có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham dự.

3. Rủi ro về "Thời hiệu" xử lý kỷ luật

Pháp luật quy định: Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm (hoặc 12 tháng đối với vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản).

> Thực tế: Nhiều doanh nghiệp đợi đến khi "giọt nước tràn ly" mới lôi những lỗi từ 1-2 năm trước ra để sa thải. Lúc này, hành vi đó đã hết thời hiệu và không còn giá trị pháp lý để làm căn cứ kỷ luật.

4. Áp dụng sai hình thức xử lý kỷ luật

Nhầm lẫn: Sa thải nhân viên vì những lỗi không được quy định trong Nội quy lao động (NQLĐ) hoặc luật pháp.

> Nguyên tắc vàng: NSDLĐ không được quyền sa thải nhân viên vì một lỗi mà trong NQLĐ chỉ quy định mức "khiển trách" hoặc "kéo dài thời hạn nâng lương". Ngoài ra, NQLĐ phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động mới có giá trị thi hành.

5. Rủi ro về bồi thường thiệt hại (Hậu quả tài chính)

Nếu Tòa án tuyên bố doanh nghiệp sa thải trái pháp luật, CHRO sẽ phải đối mặt với các khoản chi phí không hề nhỏ:

- Phải nhận người lao động trở lại làm việc (nếu họ muốn).

- Trả tiền lương, đóng bảo hiểm cho những ngày người lao động không được làm việc.

- Bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng.

- Nếu người lao động không muốn quay lại, doanh nghiệp phải trả thêm trợ cấp thôi việc và các khoản thỏa thuận khác.

Bảng so sánh: Sa thải đúng Luật vs. Sa thải sai Luật

Đặc điểm	Sa thải đúng pháp luật	Sa thải trái pháp luật
Căn cứ	Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019	Cảm tính, không có trong nội quy
Thủ tục	Đầy đủ biên bản, có Công đoàn, đúng thời gian mời họp	Thiếu thành phần, thông báo miệng, ép ký đơn nghỉ việc
Chi phí	Chỉ trả lương đến ngày làm việc cuối cùng	Trả lương bù, đóng BHXH bù + ít nhất 2 tháng lương bồi thường
Uy tín	Giữ vững kỷ cương công ty	Gây hoang mang, ảnh hưởng thương hiệu nhà tuyển dụng

* Lời khuyên "vàng" cho CHRO:

* Luôn rà soát Nội quy lao động: 

Đảm bảo mọi hành vi muốn sa thải đều đã được liệt kê chi tiết trong NQLĐ và đã được đăng ký hợp lệ.

* Lập hồ sơ chứng cứ như một thám tử: 

Hình ảnh, video, log hệ thống, biên bản xác nhận của người làm chứng cần được thu thập ngay khi sự cố xảy ra.

* Cân nhắc "Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ": 

Trong những trường hợp phức tạp, khi mà việc chứng minh vi phạm chưa bảo đảm 100%, việc thỏa thuận để NLĐ tự nguyện nghỉ việc với một khoản hỗ trợ tài chính thường "rẻ" và an toàn hơn nhiều so với việc đơn phương sa thải và đối mặt với rủi ro kiện tụng kéo dài hàng năm trời.
....


Mẫu Checklist hồ sơ kỷ luật sa thải 

Thiết kế theo tiêu chuẩn quản trị rủi ro pháp lý chặt chẽ - thuộc Quy trình xử lý kỷ luật lao động

📋 CHECKLIST HỒ SƠ KỶ LUẬT SA THẢI
Mã tài liệu: HR-CKL-01 | Người phê duyệt: CHRO

1. NHÓM HỒ SƠ CHỨNG CỨ (Căn cứ vi phạm)

Mục đích: Chứng minh hành vi vi phạm là có thật và đủ định lượng để áp dụng mức sa thải.

[ ] Biên bản vi phạm/Báo cáo sự việc: Ghi rõ thời gian, địa điểm, diễn biến (có chữ ký người làm chứng/người phát hiện).

[ ] Chứng cứ vật chất/kỹ thuật:

- Hình ảnh/Video trích xuất camera (có biên bản xác nhận trích xuất).

- Log dữ liệu hệ thống (đối với vi phạm IT/Bảo mật).

- Kết quả kiểm kê, báo cáo tài chính, kết luận kiểm toán (đối với vi phạm tài chính).

[ ] Bản tường trình của NLĐ: Bản gốc viết tay của người vi phạm (hoặc Biên bản ghi nhận việc NLĐ từ chối viết tường trình).

[ ] Hồ sơ nhân thân: Bản sao HĐLĐ hiện tại, Bản mô tả công việc (JD) để đối chiếu trách nhiệm.

2. NHÓM HỒ SƠ QUY ĐỊNH (Căn cứ pháp lý nội bộ)

Mục đích: Chứng minh công ty đã có quy định và NLĐ đã được phổ biến quy định đó.

[ ] Nội quy lao động (NQLĐ): Trích lục điều khoản quy định hình thức sa thải cho hành vi tương ứng.

[ ] Giấy xác nhận đăng ký NQLĐ: Bản sao thông báo của Sở LĐ-TB&XH xác nhận NQLĐ đã có hiệu lực pháp luật.

[ ] Bằng chứng phổ biến NQLĐ: Danh sách ký tên tham gia đào tạo nội quy hoặc cam kết đã đọc nội quy khi nhận việc.

3. NHÓM HỒ SƠ TRÌNH TỰ (Thủ tục triệu tập)

Mục đích: Chứng minh công ty tuân thủ đúng trình tự dân chủ, không sai sót về thủ tục.

[ ] Thông báo mời họp kỷ luật: Gửi trước ít nhất 05 ngày làm việc.

[ ] Bằng chứng chuyển phát: Vận đơn bưu điện (có báo phát) hoặc biên bản giao thư trực tiếp (hoặc biên bản từ chối nhận thư).

[ ] Thư mời Ban chấp hành Công đoàn: (Hoặc Công đoàn cấp trên nếu công ty chưa có CĐ cơ sở).

[ ] Thông báo mời người đại diện/Luật sư của NLĐ: (Nếu NLĐ có yêu cầu hoặc là người dưới 18 tuổi).

4. NHÓM HỒ SƠ TRONG VÀ SAU CUỘC HỌP

Mục đích: Hoàn tất quy trình xử lý và lưu trữ.

[ ] Biên bản họp kỷ luật lao động: (Theo mẫu chuẩn, có đủ chữ ký các thành phần tham dự).

[ ] Quyết định sa thải: Do người có thẩm quyền ký (theo phân cấp ủy quyền).

[ ] Bằng chứng tống đạt Quyết định sa thải: Vận đơn gửi quyết định cho NLĐ và Công đoàn.

[ ] Hồ sơ thanh toán: Bảng tính lương tháng cuối, trợ cấp (nếu có) và xác nhận trả sổ BHXH.

.....

LƯU Ý QUAN TRỌNG CHO CHRO

* Kiểm tra tình trạng "Miễn trừ": 

Luôn rà soát xem NLĐ có thuộc nhóm đang mang thai, nuôi con dưới 12 tháng, nghỉ ốm, hay đang điều trị tai nạn lao động trước khi tổ chức họp.

* Nguyên tắc "3 lần": 

Nếu NLĐ vắng mặt, phải có đủ bằng chứng đã mời họp 03 lần mới được tiến hành họp vắng mặt.

* Lưu trữ tập trung: 

Toàn bộ hồ sơ trên nên được đóng thành một bộ hồ sơ kỷ luật riêng biệt (Case File), đánh số trang và lưu trữ tối thiểu 05 năm (để đối phó với các vụ kiện tụng kéo dài).

Lời khuyên:  Hãy luôn giữ một bản "Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ" sẵn trong cặp tài liệu. Nếu trong cuộc họp, NLĐ tỏ thái độ hối lỗi và bạn nhận thấy việc sa thải có thể dẫn đến kiện tụng phức tạp, hãy dùng quyền năng của CHRO để đàm phán chuyển sang hình thức "tự nguyện nghỉ việc" – đây thường là giải pháp thông minh và ít tốn kém nhất.

.....

Bài liên quan:

• Quy định về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất
• Các hình thức xử lý kỷ luật lao động
• Tạm đình chỉ công việc
• Sa thải
• Ai là người có thẩm quyền xử lý và ký Quyết định kỷ luật lao động?