Giao hợp đồng lao động cho NLĐ là trách nhiệm của NSDLĐ

Cần có bằng chứng thể hiện rõ ràng việc người lao động đã nhận 1 bản của mình sau khi hai bên cùng ký hợp đồng lao động (minh hoạ).

Ls. Trần Hồng Phong

Trong quá trình xác lập quan hệ lao động, việc giao kết Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là bước pháp lý bắt buộc và quen thuộc. Tuy nhiên, có một "thủ tục" thường bị các bộ phận Nhân sự (HR) và Người sử dụng lao động (NSDLĐ) bỏ qua: Xác nhận việc đã bàn giao bản gốc HĐLĐ cho Người lao động (NLĐ) thông qua Biên bản giao nhận hoặc Sổ giao nhận.

Dưới đây chúng tôi phân tích về vấn đề này dựa trên các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và nguyên tắc giao dịch dân sự.

I. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ VIỆC GIAO NHẬN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Căn cứ Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, pháp luật quy định rất rõ ràng và mang tính bắt buộc về hình thức cũng như việc lưu giữ HĐLĐ như sau:

- Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản.

- Người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng công nhận: Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Như vậy, "NLĐ giữ 01 bản gốc" không phải là sự ban ơn hay tùy nghi của doanh nghiệp, mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của NSDLĐ.

II. GIẢI THÍCH VÀ PHÂN TÍCH VAI TRÒ CỦA BIÊN BẢN GIAO NHẬN

Dù Bộ luật Lao động không có một điều khoản nào bắt buộc NSDLĐ phải lập riêng một "Biên bản giao nhận", nhưng trên thực tế quản trị rủi ro pháp lý, Biên bản giao nhận (hoặc Sổ ký nhận) đóng vai trò chứng minh rõ ràng và hiệu quả. 

1. Bằng chứng hoàn thành nghĩa vụ luật định: 

Theo quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, NSDLĐ phải giao cho NLĐ 1 bản hợp đồng. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp (ví dụ: NLĐ tố cáo công ty không ký HĐLĐ với mình), nếu NSDLĐ không có chữ ký xác nhận của NLĐ về việc "đã nhận bản gốc HĐLĐ", cơ quan chức năng (Thanh tra lao động, Tòa án) sẽ có cơ sở để nhận định NSDLĐ chưa hoàn thành nghĩa vụ bàn giao hợp đồng.

2. Ngăn chặn rủi ro sửa đổi đơn phương: 

Nguyên tắc giao kết HĐLĐ là tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. Việc mỗi bên giữ 01 bản gốc có giá trị pháp lý như nhau nhằm bảo đảm sự công bằng. Nếu doanh nghiệp giữ cả 2 bản, NLĐ sẽ rơi vào thế yếu vì không có cơ sở để đối chiếu nếu doanh nghiệp tự ý thêm bớt, tẩy xóa các điều khoản (về lương, thời giờ làm việc, bảo mật thông tin...). Biên bản giao nhận chính là chốt chặn xác nhận thời điểm 2 bên đã cầm trên tay văn bản thống nhất cuối cùng.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

* Tình huống (Rủi ro khi không có biên bản giao nhận): 

Công ty X ký HĐLĐ 1 năm với anh A. Bộ phận HR in HĐLĐ thành 02 bản, trình anh A và Giám đốc ký. Sau khi ký xong, HR đem cả 2 bản đi đóng dấu công ty nhưng sau đó... cất luôn vào tủ hồ sơ mà quên đưa lại cho anh A 1 bản. 

Vài tháng sau, xảy ra tranh chấp về việc Công ty X không trả phụ cấp như đã hứa. Anh A làm đơn khiếu nại lên Sở LĐ-TB&XH tố cáo Công ty X không ký hợp đồng (bởi anh không có bản nào trong tay để chứng minh điều khoản). 

> Giải quyết: Khi Thanh tra lao động vào cuộc, Công ty X đưa ra 2 bản HĐLĐ đã ký. Anh A lập luận: "Tôi có ký nhưng công ty giấu đi, không giao cho tôi, biết đâu công ty đã đánh tráo ruột hợp đồng?". Lúc này, vì không có Biên bản hay Sổ giao nhận HĐLĐ có chữ ký của anh A, Công ty X không thể chứng minh được mình đã giao 01 bản cho anh A theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019. Công ty X rơi vào thế bất lợi hoàn toàn trong việc chứng minh tính minh bạch.

IV. BÌNH LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ 

Từ góc độ thực tiễn pháp lý, việc ký nhận bàn giao Hợp đồng lao động thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của hệ thống quản trị nhân sự. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp tình trạng: NLĐ làm việc vài năm nhưng khi nghỉ việc lại quay lại kiện công ty vì "không giữ bản hợp đồng nào".

Việc pháp luật quy định "làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản" là nhằm thiết lập sự cân bằng về mặt chứng cứ. Hợp đồng lao động là tài sản pháp lý của cả hai bên. Chừng nào văn bản đó chưa được giao tận tay NLĐ, chừng đó quyền lợi của NLĐ chưa được bảo vệ trọn vẹn, và rủi ro tranh chấp của NSDLĐ vẫn còn treo lơ lửng. Do đó, việc lập Biên bản giao nhận là hành vi tự bảo vệ mình (Self-protection) của người làm công tác nhân sự.

V. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận HR, Pháp chế):

* Thiết lập quy trình chuẩn: 

Tuyệt đối không giữ cả 02 bản gốc HĐLĐ. Ngay sau khi Giám đốc ký và đóng dấu, HR phải mời NLĐ lên để bàn giao lại 01 bản.

* Cách thức xác nhận linh hoạt và tinh gọn: 

Không nhất thiết phải in một tờ "Biên bản giao nhận" riêng biệt gây tốn kém giấy tờ. Bạn có thể sử dụng 1 trong 2 cách sau:

- Cách 1 (Lập Sổ giao nhận): Tạo một cuốn sổ, ghi rõ các cột: Họ tên NLĐ, Loại hợp đồng, Ngày bàn giao, Chữ ký người nhận.

- Cách 2 (Khuyên dùng - Chèn trực tiếp vào HĐLĐ): Ở phần cuối cùng của HĐLĐ (ngay dưới phần chữ ký của hai bên), hãy bổ sung một câu cam kết: "Hợp đồng này được lập thành 02 bản gốc có giá trị pháp lý như nhau, Công ty giữ 01 bản, Người lao động giữ 01 bản. Tôi (Người lao động) xác nhận đã nhận 01 bản gốc của Hợp đồng này", sau đó chừa chỗ cho NLĐ ký ghi rõ họ tên xác nhận ngay tại đó.

* Đối với hợp đồng điện tử: 

Nếu ký HĐLĐ dưới dạng thông điệp dữ liệu, hệ thống phần mềm phải có tính năng gửi tự động bản sao điện tử (có chữ ký số của công ty) vào email cá nhân của NLĐ, đồng thời lưu lại log (lịch sử) hệ thống về việc email đã được gửi thành công.

b. Đối với Người lao động:

* Chủ động đòi hỏi quyền lợi: 

Pháp luật quy định bạn có quyền được giữ 01 bản HĐLĐ. Do đó, sau khi ký hợp đồng, nếu công ty thu lại cả 2 bản để đi đóng dấu, bạn phải chủ động theo dõi và yêu cầu HR trả lại 1 bản gốc cho mình trong thời gian sớm nhất.

* Bảo quản cẩn thận: 

Bản HĐLĐ là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để bạn đòi quyền lợi về tiền lương, chức danh, bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc và đối chiếu các thỏa thuận khi có tranh chấp. Hãy cất giữ cẩn thận như các loại giấy tờ tùy thân quan trọng khác.

* Không ký khống: 

Tuyệt đối không ký vào Biên bản giao nhận hoặc Sổ giao nhận khi chưa thực sự cầm bản gốc HĐLĐ trên tay. Nếu bạn ký xác nhận đã nhận nhưng thực tế công ty vẫn giữ, bạn sẽ tự tước đi quyền tự vệ của mình trước Tòa án.

....

Bài liên quan:

• Biên bản giao nhận Hợp đồng lao động (biểu mẫu)