Quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH trên Cổng dịch vụ công BHXH (từ 01/07/2025)

Quyết định số 1674/QĐ-BHXH (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025) hướng dẫn khá chi tiết (minh hoạ)

Hoa Văn

Dưới đây chúng tôi giới thiệu và phân tích về quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) theo Quyết định số 1674/QĐ-BHXH (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025). Ngày 27/05/2025, Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1674/QĐ-BHXH quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức phục hồi sức khỏe hoàn toàn trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.

Sự thay đổi này đánh dấu việc chấm dứt kỷ nguyên "ôm giấy tờ chạy lên cơ quan bảo hiểm", chuyển sang việc quản lý bằng "Mã hồ sơ" và "Dữ liệu liên thông". 

1. Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ (Sự thay thế của "Mã hồ sơ")

a. Quy định pháp luật áp dụng: 

Theo Quyết định 1674/QĐ-BHXH, hồ sơ giấy truyền thống (như Giấy ra viện, Giấy chứng sinh, Giấy khai sinh bản cứng...) được thay thế bằng Dữ liệu điện tử liên thông từ các cơ sở y tế và cơ quan tư pháp.

Tùy thuộc vào chủ thể đề nghị, hồ sơ nộp trên Cổng Dịch vụ công được quy định như sau:

- Đối với Tổ chức (Doanh nghiệp/Đơn vị sử dụng lao động): Lập Mẫu số 01D-HSB (Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ). Trong mẫu này, thay vì kẹp giấy tờ vật lý, nhân sự chỉ cần điền "Mã hồ sơ" (ví dụ: mã Giấy ra viện, mã Giấy chứng sinh) vào Cột D của danh sách.

- Đối với Cá nhân: (Áp dụng cho lao động đã thôi việc bảo lưu thời gian đóng, lao động tự nguyện, hoặc cha/người nuôi dưỡng trực tiếp đề nghị). Cá nhân sẽ lập Mẫu số 14B-HSB. Tương tự, cá nhân chỉ cần tích chọn loại giấy tờ và điền "Mã hồ sơ" tương ứng vào tờ khai điện tử.

2. Trách nhiệm lập, nộp, tiếp nhận và trả kết quả

a. Trách nhiệm của Tổ chức/Cá nhân (Người đề nghị):

Lập Tờ khai điện tử (Mẫu 01D-HSB hoặc 14B-HSB) điền đầy đủ mã số BHXH, số tài khoản ngân hàng, mã hồ sơ điện tử.

Gửi trực tiếp trên hệ thống Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.

b. Trách nhiệm của Cơ quan BHXH (Cấp huyện/Khu vực): 

Quy trình tiếp nhận và giải quyết được chia làm 02 bước khép kín:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ điện tử. 

Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ trên phần mềm. Nếu hồ sơ bị sai hoặc mã hồ sơ không khớp với dữ liệu quốc gia, cán bộ BHXH phải lập Thông báo (Mẫu số 03/TB-GDĐT) gửi vào email của tổ chức/cá nhân để yêu cầu hoàn thiện.

Bước 2: Giải quyết hưởng. 

Bộ phận Chế độ BHXH không cần nhìn giấy tờ vật lý mà sẽ đối chiếu trực tiếp "Mã hồ sơ" do doanh nghiệp/người dân gửi với "Dữ liệu điện tử liên thông" (từ Bộ Y tế, Bộ Tư pháp, Bộ Công an) và "Dữ liệu quá trình đóng BHXH". 

Nếu đủ điều kiện, phần mềm tự động lập danh sách chi trả (Mẫu C70a-HD) chuyển sang Bộ phận Tài chính - Kế toán để chuyển khoản tiền trợ cấp, và báo lại kết quả lên Cổng Dịch vụ công.

3. Thời hạn và Thẩm quyền giải quyết

* Thẩm quyền: 

Cơ quan BHXH cấp huyện hoặc BHXH khu vực, BHXH tỉnh nơi tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến.

* Thời hạn thông báo lỗi: 

- Tối đa 01 ngày làm việc để báo lỗi hồ sơ qua email nếu hồ sơ không hợp lệ.

* Thời hạn giải quyết và chi trả:

- Tối đa 06 ngày làm việc đối với hồ sơ do Tổ chức (doanh nghiệp) nộp.

- Tối đa 03 ngày làm việc đối với hồ sơ do Cá nhân nộp, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ trên hệ thống.

4. Ví dụ minh hoạ

* Tình huống: 

Chị A là nhân viên công ty X, sinh con tại Bệnh viện Phụ sản.Trước đây: Chị A phải xin Giấy chứng sinh bản cứng (hoặc trích lục khai sinh bản sao y có công chứng), đem nộp cho bộ phận nhân sự (HR) công ty X. HR gom thành một tập hồ sơ giấy, mang lên nộp tại cơ quan BHXH hoặc gửi bưu điện. Chờ đợi khá lâu mới có tiền.

> Theo Quyết định 1674/QĐ-BHXH (từ 01/07/2025):Bệnh viện cấp Giấy chứng sinh điện tử đẩy lên Cổng giám định của Bộ Y tế, có một mã số (ví dụ: CS123456).

> Chị A nhắn tin cho HR công ty X: "Mã chứng sinh của tôi là CS123456".

> HR công ty X truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH, lập danh sách Mẫu 01D-HSB, nhập tên chị A và gõ mã "CS123456" vào cột "Mã hồ sơ" rồi ký số gửi đi.

> Cơ quan BHXH nhận được, hệ thống tự động chọc vào kho Dữ liệu của Bộ Y tế để kiểm tra mã CS123456 xem có thật không. Sau khi đối chiếu khớp, trong vòng 06 ngày làm việc, tiền thai sản được chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng của chị A.

5. Lưu ý và Lời khuyên cho các bên liên quan

a. Đối với Người lao động:

* Theo dõi "Mã hồ sơ": 

Khi đi khám bệnh, nằm viện hoặc sinh con, hãy đảm bảo cơ sở y tế đã cấp mã Giấy nghỉ ốm, Giấy ra viện điện tử. Giữ lại các "Mã hồ sơ" này (thường có trên biên lai hoặc giấy tờ in ra) để cung cấp cho công ty.

* Cập nhật chính xác số tài khoản: 

Khi nộp hồ sơ cá nhân hoặc nhờ công ty nộp, hãy cung cấp số tài khoản ngân hàng chính chủ thật chính xác. Hệ thống chi trả tự động sẽ báo lỗi ngay lập tức nếu sai lệch thông tin tên chủ tài khoản và tên người hưởng BHXH.

b. Đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận HR/Kế toán):

* Làm quen với Mẫu 01D-HSB: 

Chấm dứt việc dùng mẫu C70a-HD theo cách cũ. Phải làm quen với việc khai báo "Mã hồ sơ" vào Cột D của hệ thống.

* Kiểm tra email thường xuyên: 

Do quy trình số hóa, cơ quan BHXH sẽ gửi thông báo lỗi (Mẫu 03/TB-GDĐT) qua email trong vòng 1 ngày làm việc. Phải thường xuyên check email đã đăng ký trên Cổng Dịch vụ công để kịp thời bổ sung, sửa đổi thông tin, tránh làm ảnh hưởng đến quyền lợi nhận tiền của người lao động.
.....