Hồ sơ, thủ tục xin hỗ trợ kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cho Người lao động

Để có thể xin hỗ trợ kinh phí, Doanh nghiệp phải có kế hoạch sản xuất kinh doanh tốt, hiệu quả (ảnh minh họa)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu 

Trong bối cảnh nền kinh tế liên tục biến động và công nghệ thay đổi từng ngày, nguy cơ người lao động bị mất việc làm hàng loạt là rất lớn. Thay vì thụ động chờ người lao động thất nghiệp rồi mới chi trả trợ cấp, pháp luật đã thiết kế một chính sách mang tính "phòng bệnh hơn chữa bệnh": Hỗ trợ người sử dụng lao động kinh phí từ Quỹ bảo hiểm thất nghiệp để đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề, qua đó giữ lại chén cơm cho người lao động.

Dưới đây chúng tôi phân tích về chính sách này dựa trên các quy định tại Luật Việc làm 2025.

I. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ ĐIỀU KIỆN VÀ TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC HỖ TRỢ

Căn cứ Điều 42 Luật Việc làm 2025, chế độ "Hỗ trợ người sử dụng lao động đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho người lao động" là một trong 04 chế độ cốt lõi của Bảo hiểm thất nghiệp.

1. Các trường hợp được cấp kinh phí hỗ trợ 

Không phải doanh nghiệp nào thích cho nhân viên đi học cũng xin được tiền hỗ trợ. Nhà nước chỉ xuất Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp khi doanh nghiệp rơi vào tình trạng ảnh hưởng (hoặc có nguy cơ ảnh hưởng) đến việc làm của nhiều người lao động do các nguyên nhân khách quan sau:

- Thay đổi cơ cấu, công nghệ (ví dụ: áp dụng dây chuyền tự động hóa thay thế lao động thủ công) hoặc vì lý do kinh tế theo quy định của Bộ luật Lao động.

- Thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

- Thực hiện theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc di dời hoặc thu hẹp địa điểm sản xuất kinh doanh.

- Các trường hợp khác theo quy định của Chính phủ.

2. Điều kiện "cứng" để doanh nghiệp được nhận hỗ trợ 

Ngay cả khi rơi vào các trường hợp trên, người sử dụng lao động chỉ được duyệt chi hỗ trợ khi đáp ứng đủ 02 điều kiện khắt khe:

* Điều kiện về tuân thủ pháp luật: 

Đã đóng đủ bảo hiểm thất nghiệp từ 12 tháng trở lên trong thời gian 24 tháng tính đến thời điểm đề nghị hỗ trợ.

* Điều kiện về giải pháp: 

Phải có phương án đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề rõ ràng để duy trì việc làm cho người lao động.

3. Thời gian hỗ trợ 

Thời gian hỗ trợ kinh phí được xác định tùy theo từng khóa học, thời gian học thực tế nhưng tổng thời gian hỗ trợ tối đa không quá 06 tháng.

II. HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC XIN HỖ TRỢ KINH PHÍ

Căn cứ khoản 4 Điều 42 Luật Việc làm 2025, Chính phủ là cơ quan được giao thẩm quyền quy định chi tiết về mức hỗ trợ, hồ sơ, trình tự và thủ tục. Tuy nhiên, dựa trên khung pháp lý của Luật, bộ hồ sơ và quy trình mang tính nguyên tắc bắt buộc sẽ bao gồm:

1. Thành phần hồ sơ cơ bản:

* Văn bản đề nghị hỗ trợ: 

Nêu rõ lý do (thay đổi công nghệ, dịch bệnh, di dời...) dẫn đến nguy cơ mất việc làm của nhiều người lao động.

* Phương án đào tạo, bồi dưỡng: 

Đây là tài liệu quan trọng nhất. Phương án phải nêu rõ: Số lượng lao động cần đào tạo, nghề cần đào tạo (để chuyển đổi vị trí), chi phí dự kiến, cơ sở đào tạo, và cam kết sử dụng người lao động sau khi đào tạo xong.

* Chứng từ chứng minh đã đóng đủ Bảo hiểm thất nghiệp: 

Giấy xác nhận của cơ quan Bảo hiểm xã hội về việc doanh nghiệp đã đóng BHTN từ 12 tháng trở lên trong 24 tháng qua.

2. Trình tự thực hiện (Nguyên tắc):

Bước 1: Khi có nguy cơ phải cắt giảm nhiều lao động, doanh nghiệp lập Phương án đào tạo và xin ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở).

Bước 2: Nộp hồ sơ xin hỗ trợ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội / Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Bước 3: Cơ quan nhà nước thẩm định hồ sơ, phương án đào tạo. Nếu đạt yêu cầu, sẽ ra Quyết định hỗ trợ kinh phí được trích xuất từ Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp. Doanh nghiệp tổ chức đào tạo và báo cáo kết quả để thanh quyết toán.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

* Tình huống: 

Nhà máy dệt may X có 500 công nhân may thủ công. Do yêu cầu hội nhập, Nhà máy X quyết định nhập khẩu toàn bộ dây chuyền cắt may tự động (thay đổi công nghệ). Việc này khiến 200 công nhân đứng trước nguy cơ bị sa thải vì không biết điều khiển máy tính công nghiệp. Nhà máy X luôn đóng BHTN đầy đủ cho công nhân.

Giải quyết: Thay vì sa thải 200 công nhân (dẫn đến việc Quỹ BHTN phải trả trợ cấp thất nghiệp hằng tháng cho 200 người này), Nhà máy X lập "Phương án đào tạo kỹ năng vận hành máy may tự động" cho 200 công nhân trong thời gian 3 tháng. Nhà máy X nộp hồ sơ xin hỗ trợ kinh phí đào tạo. Cơ quan nhà nước duyệt hồ sơ và xuất Quỹ BHTN chi trả chi phí khóa học này. Kết quả: Nhà máy X có đội ngũ công nhân biết dùng công nghệ mới, 200 công nhân giữ được việc làm, và Quỹ BHTN tránh được cú sốc phải chi trả trợ cấp thất nghiệp khổng lồ.

IV. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Doanh nghiệp):

* Tuyệt đối không nợ Bảo hiểm thất nghiệp: 

Điều kiện tiên quyết để được nhà nước "cứu" lúc khó khăn là bạn phải đóng BHTN đầy đủ trước đó. Nếu HR/Kế toán để công ty nợ BHTN, khi gặp thiên tai, dịch bệnh hay cần thay đổi công nghệ, công ty sẽ mất hoàn toàn cơ hội xin khoản kinh phí hỗ trợ khổng lồ này.

* Lên phương án đào tạo thực chất: 

Cơ quan nhà nước kiểm duyệt rất kỹ Phương án đào tạo. Doanh nghiệp không thể vẽ ra các khóa học "ma" để rút tiền. Khóa học phải gắn liền với việc chuyển đổi vị trí công việc, có thời gian, địa điểm, và mức chi phí hợp lý.

* Chủ động đón đầu công nghệ: 

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch số hóa, tự động hóa trong 1-2 năm tới, hãy nghiên cứu ngay thủ tục xin hỗ trợ này để tiết kiệm hàng tỷ đồng tiền đào tạo nhân sự.

b. Đối với Người lao động:

* Đón nhận cơ hội nâng cấp bản thân: 

Khi công ty áp dụng công nghệ mới và đề nghị bạn tham gia khóa đào tạo chuyển đổi nghề, đừng từ chối. Đây là quyền lợi bảo hiểm mà bạn đã đóng góp, là cơ hội để bạn "nâng cấp" tay nghề miễn phí và giữ vững chén cơm của mình.

* Giám sát công ty: 

Thông qua tổ chức Công đoàn cơ sở, tập thể lao động có quyền giám sát xem công ty có thực sự dùng kinh phí nhà nước hỗ trợ để tổ chức lớp học cho công nhân hay không, tránh tình trạng công ty nhận tiền nhưng cắt xén chất lượng đào tạo.

....