Nghĩa vụ và trách nhiệm của NSDLĐ khi chấm dứt HĐLĐ

Khi chấm dứt HĐLĐ, NSDLĐ phải ưu tiên thanh toán tiền lương, BHXH, BHTN và trợ cấp thôi việc; trợ cấp mất việc làm (nếu thuộc trường hợp luật có quy định) cho NLĐ (ảnh minh hoạ)

Luật sư Trần Hồng Phong

Cập nhật 2/2026

Chấm dứt Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là giai đoạn cuối cùng trong quan hệ lao động, thường đi kèm với nhiều rủi ro tranh chấp. Để bảo vệ người lao động (NLĐ) trong giai đoạn chuyển tiếp khó khăn này, Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ ràng và "khắt khe" về trách nhiệm, nghĩa vụ của NSDLĐ khi cuộc "chia tay" diễn ra.

Dưới đây là quy định về Nghĩa vụ và trách nhiệm của Người sử dụng lao động (NSDLĐ) khi chấm dứt Hợp đồng lao động (HĐLĐ) theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

I. CÁC NGHĨA VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CƠ BẢN THEO LUẬT ĐỊNH

1. Nghĩa vụ thông báo bằng văn bản (Điều 45)

Trừ một số trường hợp đặc biệt (như NLĐ chết, bị kết án tù, hoặc bị sa thải kỷ luật), khi HĐLĐ chấm dứt, NSDLĐ phải thông báo bằng văn bản cho NLĐ biết về việc chấm dứt hợp đồng. Điều này nhằm bảo đảm tính minh bạch và làm căn cứ pháp lý để hai bên thực hiện các bước tiếp theo.

2. Trách nhiệm thanh toán tài chính (Khoản 1 và Khoản 2 Điều 48)

Khi nghỉ việc, NLĐ phải được nhận lại toàn bộ những gì xứng đáng thuộc về mình.Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên.

Thời hạn này có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày đối với một số trường hợp đặc biệt như: doanh nghiệp chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ; sáp nhập, chia tách doanh nghiệp; hoặc do thiên tai, hỏa hoạn.

Trường hợp doanh nghiệp bị phá sản, giải thể, các khoản tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của NLĐ được ưu tiên thanh toán.

3. Trách nhiệm hoàn thiện giấy tờ và chốt sổ BHXH (Khoản 3 Điều 48)

NSDLĐ tuyệt đối không được gây khó dễ cho NLĐ đi tìm việc mới. NSDLĐ có trách nhiệm:Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN (chốt sổ) và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu đã giữ của NLĐ.

Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu NLĐ yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do NSDLĐ chịu trách nhiệm chi trả.

4. Nghĩa vụ chi trả Trợ cấp thôi việc và Trợ cấp mất việc làm (Điều 46, Điều 47)

* Trợ cấp thôi việc (Điều 46): 

NSDLĐ phải trả trợ cấp thôi việc cho NLĐ đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên trong các trường hợp chấm dứt thông thường (như hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận chấm dứt, đơn phương đúng luật...). Mức trợ cấp là mỗi năm làm việc được nửa tháng tiền lương.

* Trợ cấp mất việc làm (Điều 47): 

Nếu NLĐ mất việc do doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc sáp nhập, chia tách, NSDLĐ phải trả trợ cấp mất việc làm. Mức chi trả là mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương, nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương. 

(Lưu ý: Thời gian tính trợ cấp sẽ trừ đi thời gian NLĐ đã tham gia Bảo hiểm thất nghiệp).

II. NGHĨA VỤ KHI NSDLĐ ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HĐLĐ TRÁI PHÁP LUẬT (ĐIỀU 41)

Nếu NSDLĐ đuổi việc nhân viên không đúng căn cứ pháp lý hoặc vi phạm thời hạn báo trước, cái giá phải trả là ... rất đắt! Căn cứ Điều 41, NSDLĐ phải chịu các chế tài sau:

* Nhận lại làm việc và bồi thường: Phải nhận NLĐ trở lại làm việc; trả tiền lương, đóng BHXH, BHYT, BHTN cho những ngày NLĐ không được làm việc; và phải trả thêm một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lươngtheo HĐLĐ.

* Nếu NLĐ không muốn quay lại làm việc: Ngoài các khoản bồi thường ở mục 1, NSDLĐ còn phải trả thêm Trợ cấp thôi việc để chấm dứt HĐLĐ.

* Nếu vi phạm thời hạn báo trước: Phải bồi thường một khoản tiền tương ứng với tiền lương của NLĐ trong những ngày không báo trước.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

* Ví dụ 1 (Chấm dứt đúng luật): 

Anh A có HĐLĐ xác định thời hạn 1 năm với Công ty X. Khi hết hạn, Công ty X quyết định không ký tiếp. Công ty X ra Thông báo bằng văn bản cho anh A. Trong vòng 14 ngày làm việc tiếp theo, Công ty X trả nốt lương tháng cuối, thanh toán tiền 5 ngày phép năm anh A chưa nghỉ, và trả lại Sổ BHXH đã chốt cho anh A. 

> Do anh A làm việc đúng 1 năm và công ty đóng BHTN đầy đủ, công ty không phải trả trợ cấp thôi việc (quỹ BHTN sẽ chi trả trợ cấp thất nghiệp nếu anh A làm hồ sơ).

* Ví dụ 2 (Chấm dứt trái pháp luật): 

Chị B đang làm việc hợp đồng không xác định thời hạn. Giám đốc tức giận vì một lỗi nhỏ của chị B (không đáng bị sa thải) và tuyên bố đuổi việc chị ngay lập tức. Đây là đơn phương chấm dứt trái pháp luật. 

> Chị B kiện ra Sở LĐ-TB&XH. Công ty phải bồi thường: Tiền lương những ngày chị B bị nghỉ ở nhà + đóng bù BHXH + đền bù ít nhất 02 tháng lương do vi phạm luật + đền bù tiền lương của 45 ngày vi phạm thời hạn báo trước.

IV. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ

Đánh giá: Các quy định của Bộ luật Lao động 2019 về chấm dứt HĐLĐ thể hiện sự bảo vệ mạnh mẽ đối với Người lao động - bên yếu thế trong quan hệ lao động, đồng thời đặt ra ranh giới trách nhiệm rõ ràng cho doanh nghiệp.

* Tính nhân văn và bảo đảm an sinh: Việc quy định thời hạn chốt sổ BHXH và thanh toán tiền lương trong 14 ngày giúp NLĐ nhanh chóng có tài chính và giấy tờ để nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp và tìm công việc mới, tránh bị rơi vào cảnh túng quẫn.

* Tính răn đe cao: Chế định bồi thường khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật (Điều 41) là một công cụ pháp lý sắc bén. Chế tài phạt tiền nặng nề buộc NSDLĐ phải cẩn trọng, tuân thủ đúng trình tự thủ tục, không được sử dụng quyền lực quản lý để sa thải nhân sự một cách độc đoán, cảm tính.

V. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN

1. Dành cho Người sử dụng lao động (Ban Giám đốc, Bộ phận Nhân sự - HR)

Chuẩn hóa quy trình nghỉ việc: Luôn ban hành "Thông báo chấm dứt HĐLĐ" bằng văn bản. Tuyệt đối không thông báo bằng miệng qua điện thoại hay tin nhắn cá nhân.

Tuân thủ deadline 14 ngày: Phòng nhân sự và kế toán phải phối hợp chặt chẽ để thanh toán lương, phép năm chưa nghỉ và chốt sổ BHXH cho nhân viên đúng hạn 14 ngày làm việc. Việc "ngâm" sổ BHXH của nhân viên cũ là hành vi vi phạm pháp luật và dễ dẫn đến khiếu kiện.

Cẩn trọng khi đuổi việc: Đừng bao giờ đơn phương chấm dứt HĐLĐ khi không có căn cứ rõ ràng theo Điều 36 hoặc không tổ chức họp kỷ luật sa thải đúng quy trình. Hậu quả bồi thường (trả lương những ngày không làm việc + 2 tháng lương phạt + tiền không báo trước) sẽ gây thiệt hại lớn cho quỹ tài chính của doanh nghiệp.

2. Dành cho Người lao động

Theo dõi quyền lợi tài chính: Bạn có quyền yêu cầu công ty thanh toán mọi khoản tiền (lương, thưởng, phép năm) trong tối đa 14 ngày làm việc. Hãy kiểm tra kỹ bảng lương cuối cùng.

Yêu cầu chốt sổ BHXH: Công ty có nghĩa vụ chốt và trả sổ BHXH cho bạn. Nếu công ty nợ đọng BHXH, bạn có quyền khiếu nại lên Phòng LĐ-TB&XH hoặc Thanh tra Sở LĐ-TB&XH để đòi quyền lợi.

Sử dụng "vũ khí" pháp lý: Nếu bạn bất ngờ bị cho nghỉ việc mà không báo trước hoặc không có lý do chính đáng, đừng vội ký vào "Đơn xin tự nguyện nghỉ việc" do công ty đưa cho. Hãy thu thập bằng chứng (email, quyết định thôi việc) để yêu cầu công ty bồi thường vì đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật. Có thể nhờ sự can thiệp của Công đoàn hoặc Hòa giải viên lao động.

......