Thứ Sáu, 27 tháng 3, 2026

Những công việc thuộc trách nhiệm của Giám đốc nhân sự/Bộ phận nhân sự


Công việc và trách nhiệm của Giám đốc nhân sự khá nặng nề và quan trọng; đặc biệt tại những doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp sản xuất, có nhiều phòng ban, chi nhánh (minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong

Giám đốc Nhân sự (CHRO/HR Director) và Bộ phận Nhân sự không chỉ đơn thuần làm công tác hành chính, tuyển dụng hay tính lương. Dưới góc độ pháp lý, họ là những người "giữ đền", bảo đảm doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống pháp luật lao động phức tạp, đồng thời thiết lập mối quan hệ hài hòa giữa Người sử dụng lao động (NSDLĐ) và Người lao động (NLĐ).


Dựa trên quy định tại Bộ luật Lao động 2019, Luật An toàn vệ sinh lao động 2015, Luật Việc làm 2025, Luật Công đoàn 2024 và các văn bản hướng dẫn, dưới đây chúng tôi phân tích chi tiết các nhóm công việc cốt lõi của Bộ phận Nhân sự. 

Lưu ý quan trọng: Những công việc và phân tích trong bài viết này mang tính định hướng, cần hiểu một cách tổng thể và linh hoạt. Không có nghĩa là mọi doanh nghiệp đều cứ "y chang" như vậy mà áp dụng. Xem thèm bài viết Giám đốc nhân sự - bạn là ai? để có cái nhìn toàn diện và chi tiết hơn.

I. CÁC NHÓM CÔNG VIỆC CỤ THỂ 

1. Nhóm công việc Quản lý lao động và Giao kết hợp đồng

Đây là công việc đầu vào, thiết lập nền tảng pháp lý cho quan hệ lao động.

* Quản lý hồ sơ, sổ sách: 

HR phải lập, cập nhật Sổ quản lý lao động (bản giấy hoặc điện tử) trong 30 ngày kể từ khi hoạt động. Định kỳ 06 tháng và hằng năm, HR phải làm báo cáo khai trình tình hình sử dụng và thay đổi lao động gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB&XH) thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

* Giao kết hợp đồng: 

Soạn thảo Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động (HĐLĐ) bảo đảm đủ các nội dung bắt buộc (công việc, địa điểm, thời hạn, tiền lương, BHXH...). Phải chú ý giới hạn loại hợp đồng: HĐLĐ xác định thời hạn (tối đa 36 tháng) chỉ được ký liên tiếp tối đa 02 lần, sau đó phải chuyển sang HĐLĐ không xác định thời hạn.

2. Nhóm công việc Quản lý Tiền lương, Thời giờ làm việc và Phúc lợi (C&B)

* Thiết lập hệ thống lương: 

HR có nhiệm vụ xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở trả lương. Mức lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

* Tính toán thời giờ làm việc và làm thêm giờ: 

Kiểm soát giờ làm việc bình thường không quá 8h/ngày và 48h/tuần. Khi tổ chức làm thêm giờ, HR phải lấy ý kiến đồng ý của NLĐ,. Đặc biệt, nếu công ty làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm (thuộc các ngành nghề luật định như dệt may, da giày, điện tử...), HR phải gửi văn bản thông báo cho Sở LĐ-TB&XH.

* Bảo vệ đặc quyền của lao động nữ: 

Thiết lập các quy định cho lao động nữ nghỉ 30 phút/ngày khi hành kinh, 60 phút/ngày khi nuôi con dưới 12 tháng tuổi,,. Nếu công ty có từ 1.000 lao động nữ trở lên, HR phải tham mưu xây dựng phòng vắt, trữ sữa mẹ.

3. Nhóm công việc Xây dựng Nội quy và Xử lý Kỷ luật lao động

Đây là nhóm công việc rủi ro pháp lý cao nhất, đòi hỏi HR phải am hiểu luật (như đã thảo luận trong các tình huống trước đây).

* Soạn thảo và đăng ký Nội quy lao động: 

Doanh nghiệp có từ 10 NLĐ trở lên phải có Nội quy lao động bằng văn bản. HR có trách nhiệm soạn thảo (bao gồm các quy định về phòng chống quấy rối tình dục, hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật, người có thẩm quyền ký kỷ luật), lấy ý kiến Công đoàn, và đem đi đăng ký tại Sở LĐ-TB&XH.

* Thực thi quy trình kỷ luật (Đặc biệt là Sa thải): 

Khi NLĐ vi phạm, HR phải tổ chức cuộc họp kỷ luật đúng trình tự: Gửi thông báo trước ít nhất 05 ngày làm việc; bắt buộc mời Công đoàn cơ sở tham dự; lập biên bản có chữ ký các bên. Tuyệt đối không được dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật.

4. Nhóm công việc An toàn, Vệ sinh lao động (HSE)

Bộ phận Nhân sự thường kiêm nhiệm hoặc phối hợp chặt chẽ với bộ phận an toàn để bảo vệ sức khỏe NLĐ.

* Khám sức khỏe: 

Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hằng năm cho NLĐ; khám 06 tháng/lần cho nhóm lao động nặng nhọc, độc hại.

* Huấn luyện an toàn: 

Tổ chức các khóa huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động và cấp thẻ an toàn trước khi phân công công việc, đặc biệt là các công việc có yêu cầu nghiêm ngặt,.

5. Nhóm công việc Quan hệ lao động và Phối hợp với Công đoàn

* Tổ chức đối thoại: 

HR chịu trách nhiệm tham mưu tổ chức "Đối thoại tại nơi làm việc" định kỳ ít nhất 1 năm 1 lần, hoặc khi có vụ việc phát sinh, hoặc khi có yêu cầu.

* Thương lượng tập thể: 

Làm đại diện cho Ban Giám đốc để thương lượng, đàm phán với Công đoàn nhằm ký kết Thỏa ước lao động tập thể.

* Bảo đảm hoạt động cho Cán bộ Công đoàn: 

Phối hợp với Công đoàn cơ sở, bố trí thời gian cho cán bộ công đoàn không chuyên trách hoạt động (ví dụ: Chủ tịch CĐCS được nghỉ 24 giờ/tháng, Tổ trưởng được nghỉ 12 giờ/tháng để làm việc công đoàn mà vẫn hưởng nguyên lương do doanh nghiệp chi trả).

6. Nhóm công việc Đào tạo và Chấm dứt hợp đồng (Offboarding)

* Quản lý Đào tạo: 

Lập kế hoạch đào tạo. Nếu dùng ngân sách công ty cử NLĐ đi học, HR bắt buộc phải lập "Hợp đồng đào tạo nghề" quy định rõ thời gian cam kết làm việc và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo nếu vi phạm,.

* Xử lý nghỉ việc: 

Khi NLĐ nghỉ việc, trong vòng 14 ngày làm việc, HR phải thanh toán mọi khoản tiền; chốt và trả Sổ BHXH cho NLĐ. Phải xác định đúng điều kiện để chi trả Trợ cấp thôi việc (nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc) hoặc Trợ cấp mất việc làm (nếu cắt giảm do thay đổi cơ cấu). Đồng thời, phải bảo đảm công ty đã đóng đủ Bảo hiểm thất nghiệp để NLĐ kịp làm hồ sơ hưởng Trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng,.

II. PHÂN TÍCH VÀ VÍ DỤ MINH HỌA

1. Ví dụ về Kỷ luật lao động (Sự phối hợp giữa HR và Pháp luật): 

Nhân viên A tự ý bỏ việc 05 ngày liên tục không lý do. Giám đốc yêu cầu HR đuổi việc ngay lập tức. 

Phân tích: HR chuyên nghiệp sẽ không soạn Quyết định sa thải ngay để Giám đốc ký. Căn cứ khoản 4 Điều 125 Bộ luật Lao động, bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày là hành vi đáng bị sa thải. Tuy nhiên, HR phải thực hiện quy trình: (1) Thu thập chứng cứ (bảng chấm công); (2) Gửi giấy mời họp kỷ luật trước 5 ngày cho A và Công đoàn; (3) Tiến hành họp và lập biên bản; (4) Kiểm tra Nội quy lao động xem ai là người có thẩm quyền ký quyết định kỷ luật sa thải. Nếu làm sai quy trình này, công ty sẽ bị cấu thành tội "Đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật".

2. Ví dụ về Hợp đồng đào tạo: 

Công ty đài thọ 100 triệu cho nhân viên B đi tu nghiệp nước ngoài 6 tháng. HR phải soạn "Hợp đồng đào tạo nghề" quy định B phải làm việc ít nhất 3 năm sau khi về nước. Nếu B làm được 1 năm rồi tự ý nghỉ việc ngang, HR có cơ sở pháp lý yêu cầu B hoàn trả chi phí đào tạo.

III. LỜI KHUYÊN DÀNH CHO GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ

* Chuyển tư duy từ "Quản lý hành chính" sang "Quản trị rủi ro pháp lý": 

Mọi văn bản do HR soạn thảo (từ Offer Letter, Nội quy lao động, đến Quyết định sa thải) đều là bằng chứng trước Tòa án nếu xảy ra tranh chấp. Bạn phải nắm vững Bộ luật Lao động, Luật Việc làm, Luật BHXH để không đưa công ty vào thế "sai quy trình là thua kiện".

* Coi Công đoàn là Đối tác, không phải Đối thủ: 

Trong mọi việc nhạy cảm (như ban hành nội quy, xây dựng thang bảng lương, xử lý kỷ luật, cắt giảm nhân sự), luật đều yêu cầu phải tham khảo ý kiến hoặc có sự tham gia của Công đoàn cơ sở. Hãy thiết lập quy chế phối hợp tốt với Công đoàn để tạo sự đồng thuận tập thể, ngăn ngừa nguy cơ đình công.

* Tôn trọng cơ chế đối thoại và công khai minh bạch: 

Việc đóng BHXH, BHTN hay các quỹ khen thưởng cần được công khai cho NLĐ biết. Thường xuyên tổ chức các buổi đối thoại định kỳ sẽ giúp xả "van áp suất", giải quyết những mâu thuẫn nhỏ tại xưởng trước khi chúng biến thành tranh chấp tập thể.

* Cập nhật quy định về Bảo hiểm thất nghiệp: 

Khi nhân sự nghỉ việc, hãy hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH đúng hạn. Luật Việc làm 2025 quy định rất rõ: Nếu NSDLĐ không đóng đủ BHTN dẫn đến việc nhân viên không lãnh được tiền thất nghiệp, công ty sẽ phải bỏ tiền túi ra trả khoản tiền tương ứng cho họ. Tốc độ và sự chính xác của HR ở khâu offboarding sẽ bảo vệ công ty khỏi các rắc rối bồi thường.
......

Bài liên quan:

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

Đăng ký: Đăng Nhận xét (Atom)