Giấy uỷ quyền xử lý kỷ luật lao động (Biểu mẫu)

Người ký quyết định kỷ luật lao động phải là người có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp (NSDLĐ), sẽ tốt hơn nếu doanh nghiệp quy định rõ vấn đề này trong Nội quy lao động (minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong

Xử lý kỷ luật lao động là một quy trình pháp lý với những điều kiện khắt khe về trình tự, thủ tục, thẩm quyền. Một trong những lỗi sai khá phổ biến khiến các quyết định kỷ luật lao động (đặc biệt là sa thải) do phía NSDLĐ ban hành bị Tòa án tuyên hủy chính là sai thẩm quyền xử lý, chứ không phải là NLĐ không có hành vi vi phạm kỷ luật.

Dưới đây, chúng tôi giới thiệu về thẩm quyền xử lý kỷ luật, cơ chế ủy quyền dựa trên Bộ luật Lao động 2019, Bộ luật Dân sự 2015, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và biểu mẫu Giấy ủy quyền trong xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghie765p.

I. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ THẨM QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

1. Ai có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động? 

Căn cứ điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về nội dung Nội quy lao động, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là:

- Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) bên phía người sử dụng lao động (NSDLĐ) quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động 2019.

- Hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Dẫn chiếu đến khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người có thẩm quyền giao kết HĐLĐ bên phía doanh nghiệp là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.

Như vậy, về nguyên tắc mặc định, Giám đốc/Tổng Giám đốc (Người đại diện theo pháp luật) là người có quyền cao nhất trong việc chủ trì cuộc họp kỷ luật và ký quyết định kỷ luật.

2. Cơ chế Ủy quyền trong xử lý kỷ luật lao động 

Khi Người đại diện theo pháp luật vắng mặt hoặc do quy mô doanh nghiệp quá lớn không thể trực tiếp xử lý mọi ca kỷ luật, pháp luật cho phép thực hiện cơ chế ủy quyền.

* Cơ sở pháp lý của việc ủy quyền: 

Việc ủy quyền được điều chỉnh bởi các nguyên tắc về đại diện theo ủy quyền tại Bộ luật Dân sự 2015. Theo đó, cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

* Phạm vi và hậu quả pháp lý: 

Người được ủy quyền chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch trong phạm vi nội dung ủy quyền. Giao dịch do người đại diện xác lập, thực hiện với người thứ ba phù hợp với phạm vi đại diện sẽ làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện (tức là doanh nghiệp).

* Quy định "Cấm ủy quyền lại" trong luật lao động: 

Đây là điểm chốt chặn cực kỳ quan trọng. Khoản 5 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: "Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động". Do quyền xử lý kỷ luật gắn liền với quyền giao kết HĐLĐ, nên người đã nhận ủy quyền xử lý kỷ luật sẽ không được phép tiếp tục ủy quyền cho người thứ ba.
.....

II. BIỂU MẪU GIẤY ỦY QUYỀN XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 

------------------

........., ngày....... tháng....... năm 20...

GIẤY ỦY QUYỀN 

(V/v: Chủ trì cuộc họp và ra quyết định xử lý kỷ luật lao động)

- Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015; 

- Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019; 

- Căn cứ Điều lệ và Nội quy lao động của Công ty [Tên công ty];

Hôm nay, ngày [Ngày/tháng/năm], 

Tại văn phòng Công ty [Tên công ty], 

Chúng tôi gồm:

BÊN ỦY QUYỀN (BÊN A): 

Ông/bà:

Số CCCD/Hộ chiếu: .......................... Cấp ngày: ................. Nơi cấp: ..................

Chức vụ: Giám đốc/Tổng Giám đốc (Người đại diện theo pháp luật) 

CÔNG TY .......................................................................... 

Mã số doanh nghiệp: .......................................................................................................... 

Địa chỉ trụ sở: ..................................................................................................................... 

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (BÊN B): 

Ông/Bà: .............................................................................................................................. 

Chức vụ: Giám đốc Nhân sự 

Số CCCD/Hộ chiếu: .......................... Cấp ngày: ................. Nơi cấp: ..................

Bằng Giấy ủy quyền này, Bên A đồng ý ủy quyền cho Bên B và Bên B đồng ý nhận uỷ quyền của Bên A thực hiện các công việc sau đây:

NỘI DUNG UỶ QUYỀN

Điều 1: Phạm vi ủy quyền 

Bên B được nhân danh và đại diện cho Bên A thực hiện toàn bộ quyền hạn và trách nhiệm của Người sử dụng lao động:

Trong vụ việc xem xét, xử lý kỷ luật lao động đối với: Ông/Bà [Tên nhân viên vi phạm] – chức vụ: [Chức vụ của nhân viên], cụ thể bao gồm các quyền sau:

- Ký và phát hành các văn bản, thông báo, giấy triệu tập liên quan đến quá trình thu thập chứng cứ, yêu cầu giải trình và mời họp xử lý kỷ luật lao động.

- Lãnh đạo, chỉ đạo các bộ phận, cá nhân liên quan trong quá trình xử lý vụ việc; trực tiếp làm Chủ tọa điều hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đối với Ông/Bà [Tên nhân viên vi phạm].

- Quyết định hình thức kỷ luật và trực tiếp ký ban hành Quyết định xử lý kỷ luật lao động (kể cả hình thức Sa thải) đối với Ông/Bà [Tên nhân viên vi phạm] trên cơ sở theo đúng quy định của Nội quy lao động và pháp luật hiện hành. 

- Chỉ đạo, điều hành và xử lý (trong phạm vi trách nhiệm và uỷ quyền) những vấn đề liên quan đến vụ việc được uỷ quyền.

Điều 2: Thời hạn ủy quyền 

- 6 (sáu) tháng từ ngày Giấy ủy quyền này có hiệu lực hoặc khi Bên B hoàn thành các công việc được ủy quyền nêu tại Điều 1 (tuỳ theo điều kiện nào đến trước).

- Hoặc khi Bên A có văn bản hủy bỏ văn bản ủy quyền này.

Điều 3: Quyền và nghĩa vụ của các bên

Bên B có trách nhiệm thực hiện các công việc được ủy quyền một cách trung thực, tuân thủ nghiêm ngặt trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nội quy lao động của Công ty.

Bên B không được phép ủy quyền lại cho bất kỳ người thứ ba nào để thực hiện các công việc tại Giấy ủy quyền này.

Điều 4: Điều khoản chung 

Bên A chịu trách nhiệm hoàn toàn về mặt pháp lý đối với các quyết định và hành vi do Bên B thực hiện trong phạm vi ủy quyền.

Bên B chịu trách nhiệm trước bên A đối với các quyết định và hành vi do mình thực hiện trong phạm vi ủy quyền. Trường hợp cần thiết có thể tham khảo ý kiến của Bên A, báo cáo diễn tiến vụ việc cho Bên A.

Giấy ủy quyền này có hiệu lực từ ngày ký, được lập thành 04 (bốn) bản có giá trị pháp lý như nhau, bên A giữ 03 (ba) bản, bên B giữ 01 (một) bản.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (BÊN B)                         BÊN ỦY QUYỀN (BÊN A)

              (Ký, ghi rõ họ tên)                                   (Ký, đóng dấu Công ty, ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

- Hai bên A, B.

- Phòng NS-HC.

- Lưu MT.

.....

VÍ DỤ MINH HỌA

Tình huống: Công ty Cổ phần Công nghệ X có Tổng Giám đốc (Người đại diện theo pháp luật) là ông Nguyễn Văn T. Công ty X phát hiện nhân viên kinh doanh Trần Văn M có hành vi trộm cắp tài sản và tiết lộ bí mật kinh doanh. Vì ông T đang đi công tác nước ngoài dài ngày, ông T đã lập Giấy ủy quyền cho bà Lê Thị H – Giám đốc Nhân sự của Công ty – để xử lý vụ việc này.

* Phân tích và Áp dụng:

- Bà H sử dụng Giấy ủy quyền này để ký thư mời họp kỷ luật gửi cho nhân viên M và Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.

- Tại cuộc họp kỷ luật, bà H với tư cách là người được ủy quyền hợp pháp, đã chủ trì cuộc họp thay mặt Tổng Giám đốc.

- Kết thúc cuộc họp, dựa trên biên bản, bà H trực tiếp ký "Quyết định kỷ luật sa thải" đối với nhân viên M và đóng dấu công ty. Quyết định này là hoàn toàn hợp pháp và có giá trị ràng buộc với Công ty X.

* Lưu ý rủi ro: 

Nếu bà H hôm đó bị ốm và nhờ Phó Giám đốc Nhân sự chủ trì cuộc họp thay mình, thì cuộc họp đó sẽ bị coi là sai thẩm quyền (do luật cấm ủy quyền lại). Nếu nhân viên M khởi kiện, Tòa án sẽ tuyên hủy Quyết định sa thải.

LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN DÀNH CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Người sử dụng lao động (Giám đốc/Pháp chế/Nhân sự):

* Cách tốt nhất là đưa vào Nội quy lao động: 

Để tránh việc phải làm Giấy ủy quyền lắt nhắt cho từng vụ việc gây mất thời gian, doanh nghiệp nên quy định thẳng vào Nội quy lao động về việc phân cấp thẩm quyền. Ví dụ: Quy định rõ trong Nội quy lao động (đã đăng ký với Sở LĐ-TB&XH) rằng: "Giám đốc Nhân sự có thẩm quyền chủ trì cuộc họp và ra quyết định kỷ luật đối với các hình thức từ Khiển trách đến Kéo dài thời hạn nâng lương. Hình thức Sa thải do Tổng Giám đốc quyết định." 

Khi đã ghi rõ vào Nội quy lao động như vậy theo điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Giám đốc Nhân sự đương nhiên có quyền xử lý mà không cần Giấy ủy quyền.

* Tuyệt đối tuân thủ "Không ủy quyền lại": 

Giám đốc chi nhánh (người vốn dĩ hoạt động theo sự ủy quyền của Giám đốc trụ sở chính) thì không được phép ủy quyền tiếp cho Trưởng phòng nhân sự chi nhánh ký quyết định sa thải.

* Xác định đúng người đại diện theo pháp luật: 

Giấy ủy quyền bắt buộc phải do Người đại diện theo pháp luật ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ký và đóng dấu pháp nhân. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị không phải là đại diện theo pháp luật mà tự ý ký Giấy ủy quyền thì văn bản đó vô hiệu.

b. Người lao động:

* Kiểm tra tính hợp pháp của người ra quyết định: 

Khi bị mời họp kỷ luật hoặc nhận quyết định kỷ luật, hãy xem người ký là ai. Nếu không phải là Giám đốc/Tổng Giám đốc (Người đại diện theo pháp luật), bạn có quyền yêu cầu họ xuất trình Giấy ủy quyền hoặc chỉ ra điều khoản trong Nội quy lao động cho phép họ có thẩm quyền này.

* Bảo vệ quyền lợi trước Tòa án: 

Nếu bạn phát hiện người chủ trì cuộc họp hoặc người ký quyết định sa thải bạn không có Giấy ủy quyền hợp lệ, hoặc họ là người được "ủy quyền lại" trái luật, bạn hãy ghi nhận ngay lập tức vào biên bản họp. Đây sẽ là "vũ khí" quan trọng nhất để bạn khởi kiện ra Tòa yêu cầu hủy Quyết định sa thải trái pháp luật và đòi bồi thường bét nhất 02 tháng tiền lương cùng các quyền lợi khác.
.....

Bài liên quan:

• Thông báo họp xử lý kỷ luật lao động gửi NLĐ
• Biên bản ghi nhận việc NLĐ không nhận Thông báo họp xử lý kỷ luật lao động
• Danh mục (Checklist) hồ sơ KLLĐ
• Quyết định xử lý kỷ luật lao động (sa thải)