Quy định về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất

Người lao động vi phạm Nội quy lao động sẽ bị xem xét và xử lý kỷ luật (ảnh minh họa)

Luật sư Trần Hồng Phong

Cập nhật 2/2026

Trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp, để duy trì trật tự và hiệu quả công việc, pháp luật trao cho Người sử dụng lao động (NSDLĐ) quyền áp dụng các biện pháp kỷ luật và yêu cầu bồi thường vật chất đối với Người lao động (NLĐ) có hành vi vi phạm. Tuy nhiên, quyền lực này bị giới hạn bởi những nguyên tắc và trình tự khắt khe nhằm bảo vệ NLĐ khỏi sự trừng phạt độc đoán.

Chúng tôi giới thiệu, phân tích về quy định Kỷ luật lao động và Trách nhiệm vật chất dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

I.  KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

1. Khái niệm và cơ sở áp dụng 

Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do NSDLĐ ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. 

Cơ sở quan trọng nhất để xử lý kỷ luật là Nội quy lao động. NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. 

NSDLĐ dưới 10 NLĐ không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung kỷ luật trong hợp đồng lao động.

2. Các hình thức xử lý kỷ luật (Điều 124) 

Pháp luật quy định 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động từ nhẹ đến nặng bao gồm:

- Khiển trách;

- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;

- Cách chức;

- Sa thải.

Trong đó, Sa thải là hình thức kỷ luật nặng nhất (chấm dứt hợp đồng lao động), chỉ được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt nghiêm trọng quy định tại Điều 125, ví dụ như: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; tiết lộ bí mật kinh doanh; hoặc tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày (hoặc 20 ngày trong 365 ngày) mà không có lý do chính đáng.

3. Các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật (Điều 127) 

Để bảo vệ nhân phẩm và quyền lợi của NLĐ, luật nghiêm cấm NSDLĐ:

- Xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của NLĐ.

- Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

- Xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động.

Ví dụ minh họa 1: 

Anh A đi làm muộn 3 lần trong một tháng. Giám đốc công ty quy định cứ đi muộn 1 lần phạt 100.000 VNĐ trừ thẳng vào lương. 

> Hành vi của Giám đốc là vi phạm pháp luật. NSDLĐ tuyệt đối không được dùng biện pháp "phạt tiền, cắt lương" để thay cho kỷ luật lao động. Công ty chỉ được phép áp dụng hình thức "Khiển trách" đối với anh A nếu hành vi đi làm muộn được quy định trong Nội quy lao động.

II. TRÁCH NHIỆM VẬT CHẤT

Trách nhiệm vật chất là trách nhiệm bồi thường thiệt hại của NLĐ khi làm hư hỏng, mất mát tài sản của NSDLĐ (Điều 129).

- Thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất: Nếu tài sản hư hỏng có giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng, NLĐ phải bồi thường nhiều nhất là 03 tháng tiền lương và bị khấu trừ hằng tháng vào lương. Mức khấu trừ hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của NLĐ (sau khi đã trừ các loại bảo hiểm, thuế).

- Làm mất tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức: NLĐ phải bồi thường một phần hoặc toàn bộ theo thời giá thị trường hoặc theo nội quy lao động, hợp đồng trách nhiệm.

- Miễn trừ trách nhiệm: NLĐ không phải bồi thường nếu thiệt hại xảy ra do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm, thảm họa hoặc sự kiện khách quan không thể lường trước.

Ví dụ minh họa 2: 

Chị B do sơ suất làm đổ nước hỏng chiếc máy tính công ty cấp, giá trị sửa chữa là 5 triệu đồng (nhỏ hơn 10 tháng lương tối thiểu vùng). Lương thực nhận hằng tháng của chị B là 10 triệu đồng. 

> Chị B phải bồi thường thiệt hại này. Tuy nhiên, công ty không được bắt chị B đền ngay 5 triệu trong một tháng. Công ty chỉ được khấu trừ tối đa 30% lương/tháng (tương đương 3 triệu đồng). Do đó, tháng đầu tiên công ty trừ 3 triệu, tháng thứ hai trừ 2 triệu đồng để hoàn tất bồi thường.

III. NGUYÊN TẮC VÀ TRÌNH TỰ XỬ LÝ: "SAI QUY TRÌNH LÀ THUA KIỆN"

Dù NLĐ có lỗi mười mươi, nếu NSDLĐ làm sai quy trình thì quyết định kỷ luật/bồi thường sẽ bị tuyên vô hiệu. Điều 122 Bộ luật Lao động và Điều 70, 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc xử lý rất chặt chẽ:

* Nghĩa vụ chứng minh: NSDLĐ phải chứng minh được lỗi của NLĐ.

* Thành phần bắt buộc: Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (Công đoàn).

* Quyền tự bào chữa: NLĐ phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện bào chữa.

* Bảo vệ các đối tượng đặc biệt: Không được xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ đang nghỉ ốm đau; đang bị tạm giữ, tạm giam; hoặc lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

* Thời hiệu: Thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm; trường hợp liên quan đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ thì thời hiệu là 12 tháng.

IV. ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN

 Chế định kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong Bộ luật Lao động 2019 thể hiện sự cân bằng sâu sắc giữa hai yếu tố: 

- Bảo vệ quyền nhân thân của NLĐ và Bảo vệ quyền quản trị của NSDLĐ. 

- Việc nghiêm cấm phạt tiền, cắt lương hay đánh đập là bước tiến lớn nhằm xóa bỏ tư duy "chủ - tớ", khẳng định quan hệ lao động là quan hệ bình đẳng.

- Việc thiết lập rào cản về "trình tự thủ tục" (phải họp, phải có công đoàn, phải lập biên bản) giúp ngăn chặn triệt để sự cảm tính, trù dập cá nhân từ phía ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Tuy nhiên, quy định này cũng đặt ra thách thức cho các doanh nghiệp, đòi hỏi bộ phận Nhân sự (HR) phải thực sự am hiểu luật và có kỹ năng thiết lập hồ sơ chứng cứ vững chắc trước khi ra bất kỳ quyết định sa thải hay bồi thường nào.

Kết luận: 

Kỷ luật lao động không phải là công cụ để trừng phạt, mà là rào chắn để duy trì tính chuyên nghiệp. Một quyết định kỷ luật chỉ có giá trị khi nó vừa đúng với Nội quy công ty, vừa tuân thủ tuyệt đối quy trình của pháp luật.

V. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN THỰC TIỄN

1. Người sử dụng lao động (Ban Giám đốc, Bộ phận HR):

- Hoàn thiện Nội quy lao động: Đây là "vũ khí" duy nhất của bạn. Hãy liệt kê càng chi tiết càng tốt các hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng vào Nội quy lao động, sau đó đem đi đăng ký hợp pháp. Nếu hành vi vi phạm của nhân viên không có trong nội quy, bạn không được phép kỷ luật họ.

- Tuyệt đối tuân thủ "05 ngày": Khi tổ chức họp kỷ luật hay bồi thường, bạn phải gửi thông báo bằng văn bản đến NLĐ và Công đoàn trước ít nhất 05 ngày làm việc. Nếu bỏ qua bước này, quyết định kỷ luật sẽ trái luật.

- Hệ quả khi sa thải trái luật rất nặng nề: Nếu sa thải sai quy trình, công ty sẽ phải nhận NLĐ trở lại làm việc, trả lương những ngày họ không được làm việc, cộng thêm bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương. Do đó, hãy cân nhắc kỹ và thu thập đủ chứng cứ trước khi ra quyết định.

2. Người lao động:

- Nắm rõ quyền lợi của mình: Không có bất kỳ công ty nào có quyền phạt tiền hay trừ thẳng lương của bạn vì lỗi đi muộn, làm sai quy trình. Nếu gặp tình trạng này, bạn có quyền khiếu nại lên Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

- Luôn tham gia cuộc họp kỷ luật: Khi nhận được thông báo họp xử lý kỷ luật, đừng trốn tránh. Hãy tham gia để sử dụng quyền tự bào chữa. Nếu bạn vắng mặt không lý do chính đáng, công ty vẫn có quyền tiến hành xử lý vắng mặt.

- Bảo vệ tiền lương khi bồi thường: Nếu bạn không may làm hỏng thiết bị, hãy nhớ luật bảo vệ bạn bằng cách giới hạn mức khấu trừ lương hằng tháng không quá 30%. Hãy yêu cầu công ty trừ dần qua các tháng để bạn vẫn bảo đảm được cuộc sống.

......