Hoa Văn
Tại một doanh nghiệp, trong nhiều trường hợp pháp luật quy định NSDLĐ phải trao đổi, thống nhất với Công đoàn cơ sở về chính sách, quy định của công ty trước khi ban hành. Chẳng hạn việc lấy ý kiến Ban chấp hành Công đoàn (BCH CĐ) khi sửa đổi Nội quy lao động (NQLĐ) là nghĩa vụ bắt buộc theo Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động 2019. Nếu thiếu biên bản này, hồ sơ đăng ký NQLĐ của bạn tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ bị xem là chưa đủ điều kiện. Để thực hiện việc này, thông thường NSDLĐ sẽ tỏ chức một cuộc họp, ghi nhận ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn cơ sở) trong Biên bản họp.
Dưới đây là mẫu tham khảo Biên bản họp và hướng dẫn nghiệp vụ dành cho Giám đốc nhân sự. Mẫu Biên bản này có thể sử dụng cho nhiều cuộc họp có nội dung khác.
TP. Hồ Chí Minh, ngày ... tháng ... năm 2026
BIÊN BẢN HỌP
V/v: Lấy ý kiến Ban chấp hành Công đoàn về việc sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động
I. Thời gian và Địa điểm:
Thời gian: Bắt đầu lúc [Giờ] ngày ... tháng ... năm 2026.
Địa điểm: [Phòng họp số ..., Địa chỉ Công ty].
II. Thành phần tham dự:
* Đại diện Người sử dụng lao động (NSDLĐ):
- Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Giám đốc nhân sự (Chủ trì).
(Theo Giấy uỷ quyền của Giám đốc công ty)
- Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính.
* Đại diện Ban chấp hành Công đoàn cơ sở:
- Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Chủ tịch Công đoàn.
- Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Ủy viên BCH Công đoàn.
* Thư ký ghi biên bản:
* Đại diện Ban chấp hành Công đoàn cơ sở:
- Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Chủ tịch Công đoàn.
- Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Ủy viên BCH Công đoàn.
* Thư ký ghi biên bản:
- Ông/Bà: [Họ tên] – Nhân viên Phòng Nhân sự.
III. Nội dung cuộc họp:
1. Đại diện Công ty trình bày:
- Lý do sửa đổi NQLĐ: [Ví dụ: Cập nhật theo quy định mới của pháp luật/Thay đổi quy trình vận hành/Bổ sung chế tài kỷ luật về bảo mật thông tin].
- Tóm tắt các nội dung thay đổi chính: [Liệt kê các Điều/Khoản được sửa đổi].
2. Ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn:
a. Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Chủ tịch Công đoàn.
III. Nội dung cuộc họp:
1. Đại diện Công ty trình bày:
- Lý do sửa đổi NQLĐ: [Ví dụ: Cập nhật theo quy định mới của pháp luật/Thay đổi quy trình vận hành/Bổ sung chế tài kỷ luật về bảo mật thông tin].
- Tóm tắt các nội dung thay đổi chính: [Liệt kê các Điều/Khoản được sửa đổi].
2. Ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn:
a. Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Chủ tịch Công đoàn.
Về quy trình: Công ty đã gửi dự thảo NQLĐ cho BCH CĐ nghiên cứu trước ... ngày.
Về nội dung sửa đổi:
* Ý kiến 1: [Ghi rõ nội dung CĐ đồng ý].
* Ý kiến 2: [Ghi rõ nội dung CĐ chưa đồng ý hoặc đề nghị điều chỉnh. Ví dụ: Đề nghị tăng thời gian nghỉ ngơi giữa ca...].
3. Thảo luận và Giải trình:
- Đại diện NSDLĐ phản hồi các ý kiến của CĐ: [Ghi tóm tắt nội dung giải trình hoặc tiếp thu].
Về nội dung sửa đổi:
* Ý kiến 1: [Ghi rõ nội dung CĐ đồng ý].
* Ý kiến 2: [Ghi rõ nội dung CĐ chưa đồng ý hoặc đề nghị điều chỉnh. Ví dụ: Đề nghị tăng thời gian nghỉ ngơi giữa ca...].
b. Ông/Bà: [Họ tên] – Chức vụ: Ủy viên BCH Công đoàn.
Về quy trình: Công ty đã gửi dự thảo NQLĐ cho BCH CĐ nghiên cứu trước ... ngày.
Về nội dung sửa đổi:
* Ý kiến 1: [Ghi rõ nội dung CĐ đồng ý].
* Ý kiến 2: [Ghi rõ nội dung CĐ chưa đồng ý hoặc đề nghị điều chỉnh. Ví dụ: Đề nghị tăng thời gian nghỉ ngơi giữa ca...].
Về nội dung sửa đổi:
* Ý kiến 1: [Ghi rõ nội dung CĐ đồng ý].
* Ý kiến 2: [Ghi rõ nội dung CĐ chưa đồng ý hoặc đề nghị điều chỉnh. Ví dụ: Đề nghị tăng thời gian nghỉ ngơi giữa ca...].
3. Thảo luận và Giải trình:
- Đại diện NSDLĐ phản hồi các ý kiến của CĐ: [Ghi tóm tắt nội dung giải trình hoặc tiếp thu].
- vv. Ghi đầy đủ tên người phát biểu và nội dung phát biểu liên quan đến nội dung cuộc họp.
IV. Kết luận và Thống nhất:
- BCH Công đoàn cơ sở [Đồng ý hoàn toàn/Đồng ý đa số] với dự thảo Nội quy lao động sửa đổi ngày .../.../2026.
- Các điểm còn khác biệt (nếu có): [Ghi rõ để làm căn cứ báo cáo cơ quan quản lý nhà nước].
Hai bên thống nhất tiến hành các thủ tục đăng ký NQLĐ tại cơ quan chức năng theo quy định.
Cuộc họp kết thúc vào lúc [Giờ] cùng ngày. Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BCH CÔNG ĐOÀN ĐẠI DIỆN CÔNG TY
IV. Kết luận và Thống nhất:
- BCH Công đoàn cơ sở [Đồng ý hoàn toàn/Đồng ý đa số] với dự thảo Nội quy lao động sửa đổi ngày .../.../2026.
- Các điểm còn khác biệt (nếu có): [Ghi rõ để làm căn cứ báo cáo cơ quan quản lý nhà nước].
Hai bên thống nhất tiến hành các thủ tục đăng ký NQLĐ tại cơ quan chức năng theo quy định.
Cuộc họp kết thúc vào lúc [Giờ] cùng ngày. Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BCH CÔNG ĐOÀN ĐẠI DIỆN CÔNG TY
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
.....
* Lưu ý & Giải thích việc lập Biên bản họp
1. Tại sao phải gửi dự thảo trước?
Trong biên bản, hãy thể hiện rằng dự thảo đã được gửi cho CĐ trước ít nhất vài ngày. Điều này minh chứng cho sự minh bạch và tôn trọng đối tác, tránh việc CĐ ký biên bản nhưng sau đó phản hồi với Sở Lao động rằng "bị ép ký khi chưa kịp đọc".
2. Cách ghi nội dung thảo luận:
Đừng chỉ ghi "Tất cả đồng ý". Hãy ghi nhận ít nhất 1-2 câu hỏi hoặc ý kiến đóng góp của CĐ và phần giải trình của HR.
1. Tại sao phải gửi dự thảo trước?
Trong biên bản, hãy thể hiện rằng dự thảo đã được gửi cho CĐ trước ít nhất vài ngày. Điều này minh chứng cho sự minh bạch và tôn trọng đối tác, tránh việc CĐ ký biên bản nhưng sau đó phản hồi với Sở Lao động rằng "bị ép ký khi chưa kịp đọc".
2. Cách ghi nội dung thảo luận:
Đừng chỉ ghi "Tất cả đồng ý". Hãy ghi nhận ít nhất 1-2 câu hỏi hoặc ý kiến đóng góp của CĐ và phần giải trình của HR.
Một biên bản có sự tương tác sẽ có giá trị chứng minh cao hơn khi có thanh tra lao động hoặc tranh chấp tập thể.
3. Những điểm quan trọng cần nhớ:
- Dấu của Công đoàn: Biên bản này bắt buộc phải có dấu tròn của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở. Nếu công ty chưa có Công đoàn cơ sở, bạn phải lấy ý kiến của Công đoàn cấp trên trực tiếp (thường là CĐ Khu công nghiệp hoặc CĐ Quận/Huyện).
- Tỷ lệ đồng thuận: Luật không yêu cầu 100% CĐ phải đồng ý thì mới được ban hành NQLĐ. NSDLĐ có quyền quyết định cuối cùng sau khi đã tham khảo ý kiến. Tuy nhiên, nếu CĐ phản đối gay gắt, CHRO nên cân nhắc đàm phán lại để tránh đình công.
- Công khai Nội quy lao động cho NLĐ: Sau khi có biên bản này và đăng ký với Sở, CHRO phải thực hiện bước tiếp theo là Niêm yết công khai NQLĐ tại nơi làm việc. Nếu không niêm yết, dù có biên bản họp CĐ, bạn vẫn không thể xử lý kỷ luật nhân viên dựa trên nội quy đó.
- Trong các cuộc họp này, đừng để nó trở thành buổi đối đầu. Hãy chuẩn bị sẵn một 'món quà' nhỏ (ví dụ: một khoản phúc lợi nhỏ hoặc cải thiện điều kiện phòng nghỉ) để đưa vào dự thảo NQLĐ. Khi bạn đưa ra một quyền lợi mới, việc yêu cầu họ đồng ý với các quy định kỷ luật khắt khe hơn sẽ dễ dàng được chấp thuận hơn nhiều.
.....
Kỹ năng đàm phán khi Công đoàn không đồng ý
Trong quản trị nhân sự, việc Ban chấp hành Công đoàn (BCH CĐ) phản đối các điều khoản kỷ luật mới là tình huống rất thường gặp. Đây là lúc bản lĩnh của một Giám đốc nhân sự (CHRO) được thử thách: làm sao để vừa giữ vững kỷ cương công ty, vừa không tạo ra sự đối đầu với tổ chức đại diện người lao động. Dưới đây là phân tích và chiến lược đàm phán dành cho bạn.
1. Phân tích: Tại sao Công đoàn không đồng ý?
Trước khi bước vào bàn đàm phán, CHRO cần hiểu rõ "nỗi sợ" hoặc áp lực của CĐ:
Áp lực từ đoàn viên: CĐ lo sợ nếu đồng ý với các chế tài khắc nghiệt, họ sẽ mất uy tín và bị người lao động (NLĐ) coi là "cánh tay nối dài của chủ doanh nghiệp".
Lo ngại lạm quyền: Họ sợ các điều khoản mơ hồ (ví dụ: "thái độ không tốt") sẽ bị cấp quản lý dùng để trù dập nhân viên.
Xung đột lợi ích: Các quy định mới có thể làm giảm thu nhập hoặc tăng áp lực công việc mà không có sự bù đắp tương xứng.
Trước khi bước vào bàn đàm phán, CHRO cần hiểu rõ "nỗi sợ" hoặc áp lực của CĐ:
Áp lực từ đoàn viên: CĐ lo sợ nếu đồng ý với các chế tài khắc nghiệt, họ sẽ mất uy tín và bị người lao động (NLĐ) coi là "cánh tay nối dài của chủ doanh nghiệp".
Lo ngại lạm quyền: Họ sợ các điều khoản mơ hồ (ví dụ: "thái độ không tốt") sẽ bị cấp quản lý dùng để trù dập nhân viên.
Xung đột lợi ích: Các quy định mới có thể làm giảm thu nhập hoặc tăng áp lực công việc mà không có sự bù đắp tương xứng.
2. Kỹ năng đàm phán và Chiến thuật điều phối
* Chiến thuật 1: "Chia để trị" nội dung (Salami Slicing)
Thay vì bắt CĐ ký duyệt toàn bộ gói kỷ luật, hãy tách nhỏ các điều khoản.
Cách làm: Thống nhất trước những điều khoản mà hai bên cùng có chung mục tiêu (ví dụ: kỷ luật về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ). Sau đó mới tập trung đàm phán những điểm còn tranh chấp.
Thay vì bắt CĐ ký duyệt toàn bộ gói kỷ luật, hãy tách nhỏ các điều khoản.
Cách làm: Thống nhất trước những điều khoản mà hai bên cùng có chung mục tiêu (ví dụ: kỷ luật về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ). Sau đó mới tập trung đàm phán những điểm còn tranh chấp.
* Chiến thuật 2: Nguyên tắc "Trao đổi giá trị" (Trade-off)
Đàm phán nhân sự không phải là trò chơi có tổng bằng không (Zero-sum game).
Cách làm: Nếu bạn muốn tăng mức kỷ luật cho hành vi đi muộn, hãy đề xuất nới lỏng quy định về trang phục hoặc tăng nhẹ trợ cấp gửi xe. CĐ cần một "chiến thắng" để báo cáo lại với NLĐ.
Đàm phán nhân sự không phải là trò chơi có tổng bằng không (Zero-sum game).
Cách làm: Nếu bạn muốn tăng mức kỷ luật cho hành vi đi muộn, hãy đề xuất nới lỏng quy định về trang phục hoặc tăng nhẹ trợ cấp gửi xe. CĐ cần một "chiến thắng" để báo cáo lại với NLĐ.
* Chiến thuật 3: Sử dụng "Bên thứ ba" khách quan
Dùng các quy định của Pháp luật hoặc dữ liệu thị trường làm trọng tài.
Cách làm: "Đây không phải là quy định riêng của công ty, mà là để tuân thủ Nghị định XYZ mới ban hành" hoặc "80% các công ty cùng ngành đều đang áp dụng mức chế tài này để đảm bảo chất lượng đơn hàng xuất khẩu".
Dùng các quy định của Pháp luật hoặc dữ liệu thị trường làm trọng tài.
Cách làm: "Đây không phải là quy định riêng của công ty, mà là để tuân thủ Nghị định XYZ mới ban hành" hoặc "80% các công ty cùng ngành đều đang áp dụng mức chế tài này để đảm bảo chất lượng đơn hàng xuất khẩu".
3. Ví dụ minh họa
Tình huống: Công ty muốn bổ sung điều khoản: "Sa thải nhân viên nếu tiết lộ mức lương cho đồng nghiệp"để tránh tị nạnh nội bộ. Công đoàn phản đối vì cho rằng mức phạt quá nặng và vi phạm quyền tự do ngôn luận.
Cách đàm phán của CHRO:
- Lắng nghe: "Tôi hiểu CĐ lo ngại hình thức sa thải là quá nặng nề cho lỗi này."
- Giải thích rủi ro: "Tuy nhiên, việc lộ lương đang gây chia rẽ đoàn kết, dẫn đến đình công ngầm tại xưởng A tháng trước, ảnh hưởng đến thưởng năng suất của tất cả anh em."
- Đưa ra giải pháp thỏa hiệp: "Công ty đề xuất điều chỉnh: Lần đầu vi phạm sẽ Khiển trách, lần thứ hai Kéo dài thời hạn nâng lương. Chỉ áp dụng Sa thải đối với cấp quản lý hoặc người cố tình dùng thông tin lương để lôi kéo, kích động đình công trái luật. CĐ thấy mức này đủ tính răn đe mà vẫn công bằng chưa?"
> Kết quả: CĐ chấp nhận vì thấy HR đã có sự nhượng bộ và có căn cứ bảo vệ số đông.
Tình huống: Công ty muốn bổ sung điều khoản: "Sa thải nhân viên nếu tiết lộ mức lương cho đồng nghiệp"để tránh tị nạnh nội bộ. Công đoàn phản đối vì cho rằng mức phạt quá nặng và vi phạm quyền tự do ngôn luận.
Cách đàm phán của CHRO:
- Lắng nghe: "Tôi hiểu CĐ lo ngại hình thức sa thải là quá nặng nề cho lỗi này."
- Giải thích rủi ro: "Tuy nhiên, việc lộ lương đang gây chia rẽ đoàn kết, dẫn đến đình công ngầm tại xưởng A tháng trước, ảnh hưởng đến thưởng năng suất của tất cả anh em."
- Đưa ra giải pháp thỏa hiệp: "Công ty đề xuất điều chỉnh: Lần đầu vi phạm sẽ Khiển trách, lần thứ hai Kéo dài thời hạn nâng lương. Chỉ áp dụng Sa thải đối với cấp quản lý hoặc người cố tình dùng thông tin lương để lôi kéo, kích động đình công trái luật. CĐ thấy mức này đủ tính răn đe mà vẫn công bằng chưa?"
> Kết quả: CĐ chấp nhận vì thấy HR đã có sự nhượng bộ và có căn cứ bảo vệ số đông.
4. Những lưu ý quan trọng (Checklist)
- Không dồn đối phương vào thế bí: Đừng bao giờ nói "Đây là quyết định cuối cùng của Chủ tịch, các anh phải ký". Điều này triệt tiêu mọi cơ hội hợp tác tương lai.
- Hồ sơ hóa các lần nhượng bộ: Hãy ghi chép lại những điểm bạn đã điều chỉnh theo ý kiến CĐ. Khi họ thấy bạn đã sửa đổi 3/5 điểm theo ý họ, họ sẽ dễ dàng đồng ý với 2 điểm còn lại hơn.
- Kiểm tra tính pháp lý: Tuyệt đối không đàm phán những điều khoản trái luật (ví dụ: phạt tiền trừ vào lương). Dù CĐ có ký đồng ý, điều khoản đó vẫn vô hiệu và công ty sẽ bị phạt khi thanh tra.
- Không dồn đối phương vào thế bí: Đừng bao giờ nói "Đây là quyết định cuối cùng của Chủ tịch, các anh phải ký". Điều này triệt tiêu mọi cơ hội hợp tác tương lai.
- Hồ sơ hóa các lần nhượng bộ: Hãy ghi chép lại những điểm bạn đã điều chỉnh theo ý kiến CĐ. Khi họ thấy bạn đã sửa đổi 3/5 điểm theo ý họ, họ sẽ dễ dàng đồng ý với 2 điểm còn lại hơn.
- Kiểm tra tính pháp lý: Tuyệt đối không đàm phán những điều khoản trái luật (ví dụ: phạt tiền trừ vào lương). Dù CĐ có ký đồng ý, điều khoản đó vẫn vô hiệu và công ty sẽ bị phạt khi thanh tra.
5. Lời khuyên cho Giám đốc nhân sự
"Trong đàm phán lao động, sự chân thành quan trọng hơn thủ thuật."
- Dùng số liệu thay vì cảm xúc: Thay vì nói "Anh em lười quá nên phải phạt nặng", hãy nói "Tỷ lệ sai hỏng đang tăng 15%, chúng ta cần quy định này để bảo vệ uy tín công ty và thu nhập của chính anh em".
- Tạo "lối thoát" cho Ban chấp hành CĐ: Hãy cung cấp cho họ những lý lẽ thuyết phục để họ có thể giải thích lại với công nhân viên mà không bị coi là "nhu nhược".
- Kiên nhẫn: Đàm phán với CĐ đôi khi mất vài tuần. Đừng nóng vội ban hành NQLĐ khi chưa có sự đồng thuận cơ bản, vì chi phí để xử lý một cuộc đình công lớn hơn nhiều so với thời gian ngồi lại đàm phán.
"Trong đàm phán lao động, sự chân thành quan trọng hơn thủ thuật."
- Dùng số liệu thay vì cảm xúc: Thay vì nói "Anh em lười quá nên phải phạt nặng", hãy nói "Tỷ lệ sai hỏng đang tăng 15%, chúng ta cần quy định này để bảo vệ uy tín công ty và thu nhập của chính anh em".
- Tạo "lối thoát" cho Ban chấp hành CĐ: Hãy cung cấp cho họ những lý lẽ thuyết phục để họ có thể giải thích lại với công nhân viên mà không bị coi là "nhu nhược".
- Kiên nhẫn: Đàm phán với CĐ đôi khi mất vài tuần. Đừng nóng vội ban hành NQLĐ khi chưa có sự đồng thuận cơ bản, vì chi phí để xử lý một cuộc đình công lớn hơn nhiều so với thời gian ngồi lại đàm phán.
.....
Bài liên quan:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét