Quy định về mẫu Sổ bảo hiểm xã hội

Sổ BHXH có thể xem là "tài sản pháp lý" của người lao động (ảnh minh hoạ)

Hoa Văn

Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là tài liệu pháp lý quan trọng hàng đầu gắn liền với quyền lợi an sinh của mỗi người lao động. Với sự ra đời của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, các quy định về sổ BHXH đã có những bước cải cách mạnh mẽ, đặc biệt là việc số hóa và ngăn chặn các hành vi trục lợi.

1. Sổ Bảo hiểm xã hội là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan. Dữ liệu về sổ BHXH phải được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

2. Các quy định pháp luật trọng tâm

a. Hình thức sổ BHXH: 

* Bước ngoặt số hóa (Khoản 2 Điều 25 Luật BHXH 2024)

Luật quy định rõ sổ BHXH được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

* Mốc thời gian quan trọng: 

Chậm nhất là ngày 01/01/2026, cơ quan nhà nước sẽ thực hiện cấp sổ BHXH bằng bản điện tử. Từ thời điểm này, sổ BHXH bằng bản giấy sẽ không còn được cấp mặc định nữa mà chỉ được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội có yêu cầu.

b. Thời hạn cấp sổ BHXH (Điều 28 Luật BHXH 2024 và Điều 6 Nghị định 158/2025/NĐ-CP)

Sau khi người sử dụng lao động nộp hồ sơ tham gia BHXH (trong vòng 30 ngày kể từ ngày NLĐ thuộc diện tham gia), cơ quan BHXH có trách nhiệm tiếp nhận.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

c. Quản lý sổ BHXH (Điều 10 và Điều 13 Luật BHXH 2024)

Người lao động có quyền được cấp sổ BHXH và được cơ quan BHXH định kỳ hằng tháng cung cấp thông tin về việc đóng BHXH thông qua phương tiện điện tử.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc trả sổ bảo hiểm xã hội bản giấy cho người lao động. Điều này khẳng định sổ BHXH là tài sản của người lao động, doanh nghiệp không được phép giữ sổ (bản giấy) của người lao động như thực trạng nhiều năm trước đây.

d. Hành vi bị nghiêm cấm (Khoản 9 Điều 9 Luật BHXH 2024)

Pháp luật nghiêm cấm hành vi cầm cố, mua bán, thế chấp, đặt cọc sổ bảo hiểm xã hội dưới mọi hình thức.

3. Ví dụ minh hoạ

* Tình huống: 

Chị Hoa bắt đầu làm việc tại Công ty may mặc X vào tháng 02/2026.Công ty X tiến hành lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho chị Hoa và nộp cho cơ quan BHXH.

Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan BHXH cấp sổ BHXH cho chị Hoa. Tuy nhiên, do thời điểm này đã qua mốc 01/01/2026, chị Hoa sẽ được cấp sổ BHXH bản điện tử (tích hợp trên ứng dụng VssID hoặc VNeID).

Tháng 5/2026, chị Hoa kẹt tiền và muốn vay nóng tín dụng đen. Bên cho vay yêu cầu chị cung cấp tài khoản VssID và nộp sổ BHXH bản giấy để "cầm cố". Chị Hoa đến cơ quan BHXH yêu cầu in sổ giấy. 

Dù chị Hoa có quyền yêu cầu cấp sổ giấy, nhưng hành vi mang sổ đi cầm cố của chị Hoa và bên cho vay tín dụng đen là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm tuyệt đối. Nếu bị phát hiện, các giao dịch ủy quyền nhận BHXH liên quan đến việc thế chấp sổ này sẽ bị vô hiệu và có thể bị xử lý vi phạm.

4. Bình luận và Đánh giá

* Thứ nhất, tính tất yếu của việc số hóa: 

Quy định cấp sổ BHXH điện tử thay thế sổ giấy từ năm 2026 là một cuộc cách mạng thủ tục hành chính. Sổ điện tử giúp tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng tiền in ấn phôi sổ, loại bỏ hoàn toàn rủi ro người lao động làm mất, rách, hỏng sổ giấy dẫn đến phải làm thủ tục cấp lại phức tạp.

* Thứ hai, minh bạch hóa thông tin: 

Với sổ điện tử và quyền được cung cấp thông tin điện tử hằng tháng, người lao động dễ dàng giám sát quá trình đóng bảo hiểm của công ty. Sự kiểm tra chéo này giúp giảm thiểu tình trạng doanh nghiệp trốn đóng, nợ đọng BHXH kéo dài.

* Thứ ba, giải quyết vấn nạn "chợ đen" BHXH: 

Việc luật hóa quy định cấm cầm cố, mua bán sổ BHXH là "cây gậy pháp lý" mạnh mẽ để dẹp bỏ tình trạng thu mua sổ BHXH trục lợi. Điều này giúp bảo vệ mạng lưới an sinh xã hội và bảo vệ chính những người lao động yếu thế đang gặp khó khăn tài chính trước sự bóc lột của tín dụng đen.

5. Lưu ý và Lời khuyên cho các bên liên quan

a. Đối với Người lao động:

* Chủ động với công nghệ:

 Kể từ năm 2026, sổ điện tử sẽ là hình thức chủ đạo. Bạn cần cài đặt và sử dụng thành thạo ứng dụng VssID (Bảo hiểm xã hội số) hoặc định danh điện tử VNeID để theo dõi quyền lợi của mình.

* Giữ gìn thông tin cá nhân: 

Sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ giấy. Tuyệt đối không giao tài khoản, mật khẩu VssID hoặc nộp sổ giấy cho người khác để thế chấp, vay mượn tiền, vì việc này vi phạm pháp luật và bạn có nguy cơ mất trắng số tiền tích lũy an sinh của mình.

* Quản lý sổ giấy (nếu có): 

Nếu bạn đang giữ sổ BHXH bản giấy được cấp từ trước, hãy cất giữ cẩn thận. Pháp luật hiện hành quy định người lao động tự quản lý sổ của mình, công ty không được phép giữ sổ của bạn.

b. Đối với Người sử dụng lao động:

* Kê khai kịp thời: 

Đảm bảo đăng ký BHXH cho nhân viên mới trong vòng 30 ngày để họ được cấp sổ điện tử kịp thời.

* Trả sổ giấy cho nhân viên: 

Nếu công ty còn đang giữ sổ BHXH bản giấy của nhân viên cũ hoặc nhân viên hiện tại, cần nhanh chóng phối hợp với cơ quan BHXH để bàn giao lại sổ cho người lao động quản lý, tránh rủi ro khi thất lạc hồ sơ.

....