Các văn bản (hành chính, pháp lý, thương mại, ...vv) của doanh nghiệp phải do Người đại diện theo pháp luật (Giám đốc công ty) ký ban hành (minh hoạ)
Vai trò của Quyết định ban hành chính sách, nội quy, ... tại doanh nghiệp:
2. Cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp
Trong trường hợp xảy ra xung đột hoặc kỷ luật lao động, Quyết định này là bằng chứng quan trọng nhất trước cơ quan chức năng hoặc Tòa án. Nó chứng minh rằng nhân viên đã được phổ biến quy định và có nghĩa vụ phải tuân thủ.
3. Tối ưu hóa quy trình vận hành
Chính sách doanh nghiệp giúp chuẩn hóa cách thức làm việc. Thay vì mỗi người làm một kiểu, văn bản này hướng dẫn nhân viên đi theo một quy trình thống nhất, giúp Giám đốc giảm bớt việc điều hành sự vụ và tập trung vào chiến lược.
4. Các điều kiện để Quyết định có hiệu lực thực tế
Để văn bản này thực sự phát huy vai trò, Giám đốc cần đảm bảo:
- Tính hợp pháp: Nội dung không được trái với Bộ luật Lao động và các quy định pháp luật hiện hành.
- Tính phổ quát: Phải được niêm yết công khai hoặc gửi đến tận tay người lao động (ký xác nhận hoặc gửi email nội bộ).
- Tính cập nhật: Chính sách cần được rà soát định kỳ để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và quy mô công ty.
Thời hạn nộp hồ sơ là trong 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động. Hồ sơ đăng ký bắt buộc phải có văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
4. Giới hạn về nội dung (Không được vi phạm điều cấm)
Tuyệt đối không được quy định việc phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động trong các quy chế, nội quy.
Ls. Trần Hồng Phong
Trong quản trị doanh nghiệp, Quyết định ban hành chính sách, nội quy, chế độ ... vv - do Giám đốc ký duyệt thường được dùng để luật hoá các quy định, chính sách của công ty, dựa trên thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đây là một văn bản hành chính - pháp lý của doanh nghiệp, cũng là một thủ tục hành chính nội bộ.
Vai trò của Quyết định ban hành chính sách, nội quy, ... tại doanh nghiệp:
1. Công cụ thiết lập trật tự và kỷ luật
Quyết định này tạo ra một khung khổ pháp lý nội bộ. Nếu không có nó, mọi quy định chỉ dừng lại ở "lời nói gió bay". Khi Giám đốc ký ban hành, các nội dung như thời giờ làm việc, quy trình xử lý công việc hay đạo đức ứng xử trở thành tiêu chuẩn để đánh giá nhân viên.
Quyết định này tạo ra một khung khổ pháp lý nội bộ. Nếu không có nó, mọi quy định chỉ dừng lại ở "lời nói gió bay". Khi Giám đốc ký ban hành, các nội dung như thời giờ làm việc, quy trình xử lý công việc hay đạo đức ứng xử trở thành tiêu chuẩn để đánh giá nhân viên.
2. Cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp
Trong trường hợp xảy ra xung đột hoặc kỷ luật lao động, Quyết định này là bằng chứng quan trọng nhất trước cơ quan chức năng hoặc Tòa án. Nó chứng minh rằng nhân viên đã được phổ biến quy định và có nghĩa vụ phải tuân thủ.
3. Tối ưu hóa quy trình vận hành
Chính sách doanh nghiệp giúp chuẩn hóa cách thức làm việc. Thay vì mỗi người làm một kiểu, văn bản này hướng dẫn nhân viên đi theo một quy trình thống nhất, giúp Giám đốc giảm bớt việc điều hành sự vụ và tập trung vào chiến lược.
4. Các điều kiện để Quyết định có hiệu lực thực tế
Để văn bản này thực sự phát huy vai trò, Giám đốc cần đảm bảo:
- Tính hợp pháp: Nội dung không được trái với Bộ luật Lao động và các quy định pháp luật hiện hành.
- Tính phổ quát: Phải được niêm yết công khai hoặc gửi đến tận tay người lao động (ký xác nhận hoặc gửi email nội bộ).
- Tính cập nhật: Chính sách cần được rà soát định kỳ để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và quy mô công ty.
5. Vài trò, ý nghĩa trong quản trị nhân sự
Quyết định ban hành chính sách, nội quy không đơn thuần là một thủ tục hành chính "cho có". Nó là xương sống của hệ thống quản trị nhân sự. Một Giám đốc giỏi không phải là người trực tiếp đi nhắc nhở từng nhân viên, mà là người ban hành được một hệ thống chính sách đủ tốt để doanh nghiệp tự vận hành một cách trơn tru.
...
Dưới đây là biểu mẫu tham khảo "Quyết định ban hành quy chế/Chính sách" của một doanh nghiệp. Ví dụ: Chính sách tiền lương.
.....
Quyết định ban hành chính sách, nội quy không đơn thuần là một thủ tục hành chính "cho có". Nó là xương sống của hệ thống quản trị nhân sự. Một Giám đốc giỏi không phải là người trực tiếp đi nhắc nhở từng nhân viên, mà là người ban hành được một hệ thống chính sách đủ tốt để doanh nghiệp tự vận hành một cách trơn tru.
...
Dưới đây là biểu mẫu tham khảo "Quyết định ban hành quy chế/Chính sách" của một doanh nghiệp. Ví dụ: Chính sách tiền lương.
.....
[Địa danh], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành [Tên Quy chế/Chính sách]
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp hiện hành;
- Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019;
- Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty [Tên công ty];
- Căn cứ Biên bản tham khảo ý kiến của Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) ngày [ngày/tháng/năm] (nếu quy chế bắt buộc phải lấy ý kiến),,,;
- Xét đề nghị của Trưởng phòng/Giám đốc Hành chính - Nhân sự.
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này là [Tên Quy chế/Chính sách, ví dụ: Nội quy lao động / Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc / Quy chế Tiền lương, Thưởng] của Công ty [Tên công ty].
Điều 2. Hiệu lực thi hành
- Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019;
- Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty [Tên công ty];
- Căn cứ Biên bản tham khảo ý kiến của Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) ngày [ngày/tháng/năm] (nếu quy chế bắt buộc phải lấy ý kiến),,,;
- Xét đề nghị của Trưởng phòng/Giám đốc Hành chính - Nhân sự.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này là [Tên Quy chế/Chính sách, ví dụ: Nội quy lao động / Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc / Quy chế Tiền lương, Thưởng] của Công ty [Tên công ty].
Điều 2. Hiệu lực thi hành
Quyết định này và [Tên Quy chế/Chính sách] đính kèm có hiệu lực thi hành kể từ ngày [ngày/tháng/năm]. Các quy định, quyết định trước đây của Công ty trái với Quyết định và [Tên Quy chế/Chính sách] này đều bị bãi bỏ.
(Lưu ý: Đối với Nội quy lao động của doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, hiệu lực là sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ).
Điều 3. Trách nhiệm thi hành
(Lưu ý: Đối với Nội quy lao động của doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, hiệu lực là sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ).
Điều 3. Trách nhiệm thi hành
Các Phòng/Ban, Giám đốc/Trưởng các bộ phận, toàn thể người lao động trong Công ty và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
TM. CÔNG TY (TÊN CÔNG TY)
TỔNG GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
...
Nơi nhận:
...
Nơi nhận:
- Như Điều 3 (để thi hành);
- Công đoàn cơ sở (để phối hợp giám sát);
- Sở LĐ-TB&XH tỉnh/thành phố... (đối với hồ sơ đăng ký Nội quy lao động);
- Lưu: VT, HCNS.
......
* HƯỚNG DẪN VÀ LƯU Ý DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
Để việc ban hành và áp dụng các Quy chế, Chính sách nhân sự có giá trị pháp lý, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tránh các rủi ro tranh chấp lao động, doanh nghiệp (đặc biệt là Ban Giám đốc và Bộ phận Nhân sự) bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây theo quy định của pháp luật:
1. Tham khảo ý kiến Công đoàn cơ sở trước khi ban hành
- Sở LĐ-TB&XH tỉnh/thành phố... (đối với hồ sơ đăng ký Nội quy lao động);
- Lưu: VT, HCNS.
......
* HƯỚNG DẪN VÀ LƯU Ý DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
Để việc ban hành và áp dụng các Quy chế, Chính sách nhân sự có giá trị pháp lý, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tránh các rủi ro tranh chấp lao động, doanh nghiệp (đặc biệt là Ban Giám đốc và Bộ phận Nhân sự) bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây theo quy định của pháp luật:
1. Tham khảo ý kiến Công đoàn cơ sở trước khi ban hành
Đối với một số quy chế trọng yếu, pháp luật bắt buộc người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở) trước khi ban hành, bao gồm:
- Nội quy lao động,.
- Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc (dùng làm căn cứ để đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động),.
- Thang lương, bảng lương và định mức lao động,.
- Quy chế thưởng,.
- Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
Lưu ý: Việc tham khảo ý kiến phải được lập thành văn bản/biên bản đối thoại. Đối với những góp ý của Công đoàn mà doanh nghiệp không tiếp thu thì doanh nghiệp phải nêu rõ lý do.
2. Nghĩa vụ công khai, niêm yết và thông báo cho người lao động
2. Nghĩa vụ công khai, niêm yết và thông báo cho người lao động
Một quy chế chỉ có thể áp dụng và dùng để xử lý kỷ luật khi người lao động đã được biết về nó.
- Đối với Nội quy lao động: Phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc,.
- Đối với Thang lương, bảng lương và định mức lao động: Phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
- Đối với Quy chế thưởng: Phải công bố công khai tại nơi làm việc.
- Đối với Quy chế dân chủ ở cơ sở: Phải được phổ biến công khai tới người lao động.
3. Thủ tục đăng ký với cơ quan Nhà nước (Áp dụng riêng cho Nội quy lao động)
3. Thủ tục đăng ký với cơ quan Nhà nước (Áp dụng riêng cho Nội quy lao động)
Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký Nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở LĐ-TB&XH hoặc Phòng LĐ-TB&XH nếu được ủy quyền),.
Thời hạn nộp hồ sơ là trong 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động. Hồ sơ đăng ký bắt buộc phải có văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
4. Giới hạn về nội dung (Không được vi phạm điều cấm)
Nội dung của các quy chế, nội quy không được trái với pháp luật về lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy định của pháp luật có liên quan.
Tuyệt đối không được quy định việc phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động trong các quy chế, nội quy.
Chỉ được xử lý kỷ luật lao động đối với những hành vi vi phạm đã được quy định rõ trong Nội quy lao độnghoặc hợp đồng lao động.
Phải có quy định chi tiết về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc trong Nội quy lao động hoặc bằng phụ lục ban hành kèm theo.
5. Thẩm quyền ký ban hành
5. Thẩm quyền ký ban hành
Người ký Quyết định ban hành các quy chế, chính sách phải là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật. Giao dịch, văn bản do người không có quyền đại diện xác lập sẽ không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với doanh nghiệp.
.....
Bài liên quan:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét