Các giai đoạn của một Hợp đồng lao động

Một HĐLĐ thường trải qua nhiều giai đoạn (Ảnh minh hoạ)

Hoa Văn

Dựa trên các quy định của Bộ luật Lao động 2019, chúng tôi phân tích chi tiết "vòng đời" của một HĐLĐ từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc, kèm theo các tình huống phát sinh và lưu ý pháp lý quan trọng. Một mối quan hệ lao động điển hình sẽ trải qua 4 giai đoạn chính: Khởi đầu (Thử việc/Giao kết) > Thực hiện (Sửa đổi/Bổ sung) > Điểm nút (Tái ký) > Kết thúc (Chấm dứt).

Giai đoạn 1: Khởi đầu - Thử việc và Giao kết Hợp đồng lao động

1. Thời kỳ Thử việc (Đo lường sự phù hợp) 

Trước khi ký HĐLĐ chính thức, các bên thường trải qua giai đoạn thử việc.

Hình thức: Có thể lập một Hợp đồng thử việc riêng, hoặc ghi gộp nội dung thử việc ngay trong HĐLĐ. (Lưu ý: Không thử việc đối với HĐLĐ dưới 01 tháng).

Thời gian và Tiền lương: Thời gian thử việc tùy mức độ phức tạp công việc: tối đa 180 ngày đối với người quản lý doanh nghiệp; 60 ngày với trình độ cao đẳng trở lên; 30 ngày với trình độ trung cấp/công nhân kỹ thuật; và 06 ngày làm việc với công việc khác. Tiền lương thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó.

Kết thúc thử việc: Nếu đạt yêu cầu, người sử dụng lao động (NSDLĐ) bắt buộc phải tiếp tục HĐLĐ đã giao kết (nếu ghi gộp) hoặc phải giao kết HĐLĐ mới. Trong thời gian này, mỗi bên có quyền tự do hủy bỏ thỏa thuận mà không cần báo trước và không phải bồi thường.

2. Giao kết Hợp đồng lao động chính thức

Hình thức: Phải bằng văn bản (hoặc thông điệp dữ liệu điện tử), lập thành 02 bản.

Loại hợp đồng: Bắt buộc phải chọn 1 trong 2 loại: HĐLĐ không xác định thời hạn hoặc HĐLĐ xác định thời hạn (tối đa không quá 36 tháng).

Ví dụ: Công ty A tuyển anh B làm kỹ sư. Hai bên ký Hợp đồng thử việc 2 tháng (lương 85%). Hết 2 tháng, anh B làm tốt, Công ty A và anh B chính thức ký HĐLĐ xác định thời hạn 01 năm.

Giai đoạn 2: Quá trình thực hiện - Sửa đổi, Bổ sung, Tạm hoãn

Trong quá trình làm việc, hoàn cảnh thay đổi đòi hỏi HĐLĐ phải được điều chỉnh.

1. Sửa đổi, bổ sung HĐLĐ

Quy tắc báo trước: Nếu bên nào muốn sửa đổi nội dung (ví dụ: tăng/giảm lương, đổi chức danh), phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc.

Hình thức: Thỏa thuận bằng cách ký Phụ lục HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ mới.

Giới hạn pháp lý ("Vùng cấm"): Phụ lục HĐLĐ có thể sửa đổi nhiều điều khoản nhưng tuyệt đối không được dùng Phụ lục để sửa đổi thời hạn của HĐLĐ.

Ví dụ: Chị C đang làm Nhân viên Hành chính lương 10 triệu. Công ty muốn chuyển chị sang làm Nhân viên Sale lương cơ bản 8 triệu + hoa hồng. Công ty báo trước 3 ngày, chị C đồng ý. Hai bên ký Phụ lục HĐLĐ sửa đổi vị trí công việc và mức lương. Nếu chị C không đồng ý, công ty phải tiếp tục thực hiện HĐLĐ cũ (vẫn làm Hành chính, lương 10 triệu).

2. Tạm hoãn HĐLĐ 

Khi người lao động (NLĐ) đi nghĩa vụ quân sự, lao động nữ mang thai cần dưỡng thai, bị tạm giam... HĐLĐ sẽ được tạm hoãn. Trong thời gian này, NLĐ không được nhận lương. Hết hạn tạm hoãn, trong vòng 15 ngày, NLĐ phải có mặt để tiếp tục làm việc.

Giai đoạn 3: Điểm nút - Tái ký (Gia hạn) Hợp đồng lao động

Giai đoạn này đặc biệt quan trọng đối với các HĐLĐ xác định thời hạn. Căn cứ khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, quy tắc tái ký được thiết lập cực kỳ chặt chẽ:

Quy tắc 30 ngày: Khi HĐLĐ hết hạn, nếu NLĐ vẫn tiếp tục làm việc, trong vòng 30 ngày hai bên phải ký HĐLĐ mới. Nếu "quên" không ký, hợp đồng cũ mặc nhiên biến thành HĐLĐ không xác định thời hạn.

Quy tắc "Tối đa 2 lần": Nếu tái ký HĐLĐ xác định thời hạn, thì chỉ được ký thêm 01 lần duy nhất. Sau đó, nếu vẫn tiếp tục làm việc, bắt buộc phải ký HĐLĐ không xác định thời hạn. (Ngoại lệ: Giám đốc doanh nghiệp nhà nước, người cao tuổi, người nước ngoài... được ký có thời hạn nhiều lần).

Ví dụ: Anh D ký HĐLĐ lần 1 (thời hạn 01 năm). Hết 1 năm, Công ty ký tái ký lần 2 (thời hạn 01 năm). Hết năm thứ 2, anh D vẫn làm việc tốt. Lúc này, ở lần ký thứ 3, Công ty bắt buộc phải ký HĐLĐ không xác định thời hạn với anh D. Công ty không thể dùng Phụ lục để gia hạn thêm 6 tháng (vì vi phạm luật cấm).

Giai đoạn 4: Kết thúc - Chấm dứt Hợp đồng lao động

Vòng đời của HĐLĐ kết thúc theo quy định tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 thông qua các kịch bản sau:

1. Chấm dứt thông thường: 

Hết hạn hợp đồng, hoàn thành công việc, hoặc hai bên tự thỏa thuận chấm dứt.

2. Người lao động đơn phương chấm dứt (Nghỉ việc): 

NLĐ hiện nay có quyền "nghỉ ngang" không cần lý do, chỉ cần báo trước đúng hạn: 45 ngày (hợp đồng vô thời hạn), 30 ngày (hợp đồng 12-36 tháng), 03 ngày (hợp đồng dưới 12 tháng). Thậm chí không cần báo trước nếu bị nợ lương, đánh đập, quấy rối tình dục....

3. NSDLĐ đơn phương chấm dứt (Sa thải/Cho nghỉ việc): 

NSDLĐ chỉ được đuổi việc khi có lý do chính đáng luật định (thường xuyên không hoàn thành công việc theo Quy chế; ốm đau dài ngày; dịch bệnh; hoặc NLĐ tự ý bỏ việc 05 ngày liên tục). Đồng thời cũng phải tuân thủ thời hạn báo trước (45, 30 hoặc 3 ngày).

4. Giải quyết quyền lợi khi kết thúc: 

Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền cho nhau (lương, phép năm chưa nghỉ...). NSDLĐ phải chốt sổ BHXH và trả lại giấy tờ cho NLĐ. Tùy trường hợp, NSDLĐ phải trả Trợ cấp thôi việc (nửa tháng lương/năm làm việc) hoặc Trợ cấp mất việc làm (một tháng lương/năm làm việc) cho những năm NLĐ chưa tham gia Bảo hiểm thất nghiệp.

LỜI KHUYÊN DÀNH CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận HR):

* Theo dõi sát mốc thời gian: 

Đặc biệt là thời hạn kết thúc thử việc và thời hạn 30 ngày sau khi HĐLĐ hết hạn. Việc quên ký hợp đồng mới sẽ làm mất quyền chủ động của doanh nghiệp khi HĐLĐ tự động chuyển thành vô thời hạn.

* Tuyệt đối không dùng Phụ lục để gia hạn hợp đồng: 

Đây là lỗi sai phổ biến nhất. Muốn kéo dài thời gian làm việc, phải ký HĐLĐ mới.

* Xây dựng Quy chế đánh giá: 

Để có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ vì lý do "không hoàn thành công việc", doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành "Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc" (có tham khảo ý kiến Công đoàn). 

Không có quy chế này, mọi quyết định sa thải vì năng lực kém đều có nguy cơ bị Tòa tuyên là trái luật.

b. Đối với Người lao động:

* Hiểu rõ giá trị của HĐLĐ lần thứ 3: 

Hãy nhớ rằng nếu bạn đã ký 02 lần hợp đồng có thời hạn (ví dụ hai lần 1 năm), đến lần thứ 3, bạn có quyền yêu cầu công ty ký hợp đồng không xác định thời hạn để bảo đảm sự ổn định công việc.

* Đừng tự ý "nghỉ ngang": 

Trừ các trường hợp đặc biệt bị xâm phạm quyền lợi nghiêm trọng, nếu bạn nghỉ việc mà không tuân thủ số ngày báo trước, bạn sẽ bị coi là đơn phương chấm dứt trái pháp luật, mất trợ cấp thôi việc và phải bồi thường nửa tháng tiền lương cộng với tiền lương những ngày không báo trước cho công ty.

* Không giao nộp bản chính giấy tờ: 

Khi ký kết HĐLĐ, tuyệt đối không giao bản chính Căn cước công dân hay Bằng cấp, cũng không nộp tiền đặt cọc, vì đây là hành vi bị luật nghiêm cấm.

......