Trước khi tiến hành cuộc họp 1 tuần, NSDLĐ cần trực tiếp giao Thông báo/Thư mời họp cho NLĐ và NLĐ ký nhận. Có thể mời NLĐ lên Phòng Nhân sự và giao (minh hoạ)
Ls. Trần Hồng Phong
Để tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, một trong những thủ tục quan trọng mang tính bắt buộc là gửi Thông báo/Thư mời cho NLĐ. Hầu hết các trường hợp NLĐ đều nhận thông báo và ký nhận. Tuy nhiên cũng có những trường hợp NLĐ cương quyết không ký nhận thông báo. Đây là một tình huống "kinh điển" trong quản trị nhân sự. Khi người lao động (NLĐ) nhận thấy mình sắp bị kỷ luật, họ thường chọn cách đối phó bằng việc không ký nhận bất kỳ văn bản nào với lầm tưởng rằng: "Không ký thì không có giá trị pháp lý, công ty không thể họp kỷ luật được". Bài viết này dành cho Giám đốc nhân sự.
* Biểu mẫu: "Biên bản ghi nhận sự việc" - vv NLĐ không nhận Thông báo mời họp xử lý KLLĐ
Là Lãnh đạo công ty/Giám đốc nhân sự, bạn cần xử lý tình huống này một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp theo các bước "bọc lót" pháp lý sau đây:
Là Lãnh đạo công ty/Giám đốc nhân sự, bạn cần xử lý tình huống này một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp theo các bước "bọc lót" pháp lý sau đây:
1. Quy trình xử lý tại chỗ (Nguyên tắc 3 người): Lập Biên bản ghi nhận sự việc
Khi Phòng nhân sự đưa thư mời trực tiếp tại văn phòng và NLĐ từ chối ký, hãy thực hiện ngay các bước này:
Bước 1: Mời người làm chứng. Hãy mời ít nhất 02 người làm chứng (thường là đại diện Công đoàn, quản lý trực tiếp của nhân viên đó hoặc một nhân viên nhân sự khác).
Bước 2: Đọc công khai. Bạn hoặc nhân viên nhân sự tiến hành đọc to, rõ ràng nội dung Thư mời họp kỷ luật trước mặt NLĐ và những người làm chứng.
Bước 3: Lập Biên bản về việc từ chối nhận thư. Đây là văn bản quan trọng nhất. Nội dung biên bản cần ghi rõ:
- Thời gian, địa điểm giao Thư báo/Thư mời.
- Tên người giao thông báo, tên NLĐ, tên những người làm chứng.
- Xác nhận việc Công ty đã giao Thư mời (số hiệu, ngày tháng) và đã đọc nội dung cho NLĐ nghe.
- Ghi rõ: "Ông/Bà [Tên NLĐ] đã nghe rõ nội dung nhưng từ chối ký nhận thư với lý do: [Ghi lý do nếu có, hoặc ghi 'không rõ lý do']".
Bước 4: Ký xác nhận. Những người làm chứng và người giao thư ký tên vào biên bản này.
Ghi chú: Để chắc chắn hơn nữa, hay chụp ảnh hoặc ghi âm lại quá trình này.
> Xem mẫu tham khảo "Biên bản ghi nhận sự" việc bên dưới.
2. Phương án "Bọc lót" bằng đường bưu điện (Bắt buộc)
Dù đã lập biên bản tại chỗ, để đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối trước Tòa án, CHRO vẫn nên gửi thêm 01 bản qua đường bưu điện.
Hình thức gửi: Chuyển phát nhanh có Báo phát (A.R).
Lưu ý nghiệp vụ: Trên phong bì, tại mục nội dung gửi, hãy ghi rõ: "Thư mời họp kỷ luật số... ngày...".
Kết quả:
- Nếu NLĐ ký nhận: Bạn có bằng chứng từ bưu điện.
- Nếu NLĐ tiếp tục từ chối nhận từ nhân viên bưu điện: Bưu điện sẽ trả lại phong bì có ghi chú "Người nhận từ chối nhận". Theo án lệ và quy định hiện hành, việc cố tình không nhận thư khi đã được giao đúng địa chỉ được coi là đã được thông báo hợp lệ.
Dù đã lập biên bản tại chỗ, để đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối trước Tòa án, CHRO vẫn nên gửi thêm 01 bản qua đường bưu điện.
Hình thức gửi: Chuyển phát nhanh có Báo phát (A.R).
Lưu ý nghiệp vụ: Trên phong bì, tại mục nội dung gửi, hãy ghi rõ: "Thư mời họp kỷ luật số... ngày...".
Kết quả:
- Nếu NLĐ ký nhận: Bạn có bằng chứng từ bưu điện.
- Nếu NLĐ tiếp tục từ chối nhận từ nhân viên bưu điện: Bưu điện sẽ trả lại phong bì có ghi chú "Người nhận từ chối nhận". Theo án lệ và quy định hiện hành, việc cố tình không nhận thư khi đã được giao đúng địa chỉ được coi là đã được thông báo hợp lệ.
3. Tận dụng và bổ sung các phương thức liên lạc hiện đại
Bên cạnh đó, nếu trong Hợp đồng lao động hoặc Nội quy lao động có điều khoản về việc "Chấp nhận thông báo qua Email hoặc Zalo/Viber", hoặc Công ty biết email, Zalo, điện thoại của NLĐ - hãy thực hiện thêm:
- Gửi bản scan thư mời qua các kênh này.
- Chụp ảnh màn hình (screenshot) trạng thái "Đã xem" hoặc "Đã nhận".
- Lập Vi bằng (thông qua Thừa phát lại) cho các tin nhắn/email này nếu vụ việc có tính chất đặc biệt nghiêm trọng hoặc liên quan đến nhân sự cấp cao.
4. Những sai lầm CHRO cần tránh
- Không ép buộc: Tuyệt đối không dùng áp lực thể chất hoặc quát tháo để ép NLĐ ký. Điều này có thể bị quy vào tội cưỡng ép hoặc xúc phạm danh dự.
- Không bỏ cuộc: Cần giải thích cho NLĐ là không nên nghĩ rằng họ không ký nhận thông báo là Công ty không họp được. Mà điều quan trọng hơn, là NLĐ cần dự họp và chuẩn bị lý lẽ, chứng cứ để tự bào chữa cho mình, và NLĐ nên nhờ Công đoàn cơ sở tư vấn, góp ý. Luật pháp quy định chỉ cần Công ty phải chứng minh được mình đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo là đủ điều kiện tiến hành các bước tiếp theo.
- Quên lưu trữ: Mọi bằng chứng (biên bản từ chối, vận đơn bưu điện bị trả về, ảnh chụp tin nhắn) phải được kẹp chung vào hồ sơ kỷ luật.
- Không ép buộc: Tuyệt đối không dùng áp lực thể chất hoặc quát tháo để ép NLĐ ký. Điều này có thể bị quy vào tội cưỡng ép hoặc xúc phạm danh dự.
- Không bỏ cuộc: Cần giải thích cho NLĐ là không nên nghĩ rằng họ không ký nhận thông báo là Công ty không họp được. Mà điều quan trọng hơn, là NLĐ cần dự họp và chuẩn bị lý lẽ, chứng cứ để tự bào chữa cho mình, và NLĐ nên nhờ Công đoàn cơ sở tư vấn, góp ý. Luật pháp quy định chỉ cần Công ty phải chứng minh được mình đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo là đủ điều kiện tiến hành các bước tiếp theo.
- Quên lưu trữ: Mọi bằng chứng (biên bản từ chối, vận đơn bưu điện bị trả về, ảnh chụp tin nhắn) phải được kẹp chung vào hồ sơ kỷ luật.
* Lưu ý và lời khuyên:
Trong buổi họp kỷ luật sau đó (kể cả khi NLĐ vắng mặt), bạn hãy đưa nội dung "NLĐ đã từ chối nhận thư mời vào ngày... dù đã được giải thích" vào biên bản họp. Điều này cho thấy rằng thiện chí nằm về phía doanh nghiệp, còn NLĐ đang cố tình không hợp tác.
.....
* Mẫu "Biên bản ghi nhận sự việc" - vv NLĐ không nhận Thông báo mời họp xử lý KLLĐ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------------
........., ngày....... tháng....... năm 20...
BIÊN BẢN GHI NHẬN SỰ VIỆC
(V/v: Người lao động từ chối nhận Thư mời tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động)
Hôm nay, vào lúc ..... giờ ..... phút, ngày ...../...../20....., tại .....................................................
Chúng tôi gồm có:
1. Đại diện Người sử dụng lao động (Người giao thư mời):
1. Đại diện Người sử dụng lao động (Người giao thư mời):
Ông/Bà: ............................................................ Chức vụ: ......................................................
Bộ phận: ...................................................................................................................................
2. Người chứng kiến 1:
2. Người chứng kiến 1:
Ông/Bà: ............................................................ Chức vụ: ......................................................
Bộ phận: ...................................................................................................................................
3. Người chứng kiến 2 (Ưu tiên đại diện Công đoàn cơ sở nếu có):
3. Người chứng kiến 2 (Ưu tiên đại diện Công đoàn cơ sở nếu có):
Ông/Bà: ............................................................ Chức vụ: ......................................................
Bộ phận: ...................................................................................................................................
NỘI DUNG SỰ VIỆC:
Vào thời gian và địa điểm nêu trên, đại diện phòng Nhân sự/Công ty là Ông/Bà ........................................ đã tiến hành giao trực tiếp Thông báo/Thư mời họp xử lý kỷ luật lao động số: ........../......... ngày ...../...../20..... cho:
Ông/Bà: ............................................................
NỘI DUNG SỰ VIỆC:
Vào thời gian và địa điểm nêu trên, đại diện phòng Nhân sự/Công ty là Ông/Bà ........................................ đã tiến hành giao trực tiếp Thông báo/Thư mời họp xử lý kỷ luật lao động số: ........../......... ngày ...../...../20..... cho:
Ông/Bà: ............................................................
Mã nhân viên: ............................................
Chức vụ: ............................................................
Bộ phận: ......................................................
Nội dung Thư mời nhằm thông báo về thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đối với Ông/Bà ........................................ về hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
Tuy nhiên, Ông/Bà ........................................ đã có mặt trực tiếp nhưng kiên quyết từ chối nhận Thư mời này và từ chối ký nhận vào sổ giao nhận văn bản của công ty.
Lý do từ chối (nếu người lao động có phát biểu): ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
Biên bản này được lập nhằm ghi nhận sự việc Ông/Bà ........................................ đã được Công ty thông báo hợp lệ về cuộc họp xử lý kỷ luật lao động nhưng cố tình từ chối nhận văn bản. Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thông báo theo đúng quy định của pháp luật.
Biên bản kết thúc vào lúc ..... giờ ..... phút cùng ngày, đã được đọc lại cho những người có tên trên cùng nghe và ký tên xác nhận dưới đây.
Nội dung Thư mời nhằm thông báo về thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đối với Ông/Bà ........................................ về hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
Tuy nhiên, Ông/Bà ........................................ đã có mặt trực tiếp nhưng kiên quyết từ chối nhận Thư mời này và từ chối ký nhận vào sổ giao nhận văn bản của công ty.
Lý do từ chối (nếu người lao động có phát biểu): ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
Biên bản này được lập nhằm ghi nhận sự việc Ông/Bà ........................................ đã được Công ty thông báo hợp lệ về cuộc họp xử lý kỷ luật lao động nhưng cố tình từ chối nhận văn bản. Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thông báo theo đúng quy định của pháp luật.
Biên bản kết thúc vào lúc ..... giờ ..... phút cùng ngày, đã được đọc lại cho những người có tên trên cùng nghe và ký tên xác nhận dưới đây.
Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, Công ty giữ 01 bản, Người chứng kiến giữ 01 bản (hoặc giao cho Công đoàn cơ sở 01 bản).
(KÝ VÀ GHI RÕ HỌ TÊN)
* Người giao Thư mời (Ký, ghi rõ họ tên)
* Người chứng kiến 1 (Ký, ghi rõ họ tên)
* Người chứng kiến 2 (Ký, ghi rõ họ tên)
* Người lao động (Người bị lập biên bản)
(KÝ VÀ GHI RÕ HỌ TÊN)
* Người giao Thư mời (Ký, ghi rõ họ tên)
* Người chứng kiến 1 (Ký, ghi rõ họ tên)
* Người chứng kiến 2 (Ký, ghi rõ họ tên)
* Người lao động (Người bị lập biên bản)
(Ghi chú: ghi câu "Người lao động từ chối ký tên vào biên bản này")
.......
PHÂN TÍCH VÀ LƯU Ý PHÁP LÝ
Mẫu biên bản trên là biểu mẫu quản trị nhân sự thực tiễn được soạn thảo để giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Biểu mẫu này nhằm mục đích trực tiếp cho các quy định bắt buộc sau đây:
1. Nghĩa vụ báo trước của Công ty:
Pháp luật quy định ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự (bao gồm người lao động và tổ chức đại diện người lao động), bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp.
2. Giá trị của Biên bản ghi nhận sự việc:
2. Giá trị của Biên bản ghi nhận sự việc:
Biên bản này là chứng cứ vật chất quan trọng chứng minh Công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ thông báo quy định ở trên. Việc người lao động cố tình không nhận thư là lỗi của người lao động.
3. Hệ quả pháp lý khi người lao động vắng mặt:
3. Hệ quả pháp lý khi người lao động vắng mặt:
Người lao động có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa trong cuộc họp. Tuy nhiên, sau khi Công ty đã thông báo hợp lệ (được chứng minh qua Biên bản này), nếu người lao động không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, người sử dụng lao động vẫn được quyền tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động bình thường theo quy định của pháp luật.
4. Nhắc lại: Để hồ sơ pháp lý vững chắc nhất, ngoài việc lập biên bản này ngay tại chỗ, bộ phận Nhân sự vẫn nên gửi thêm 01 bản scan Thư mời qua Email công việc của người lao động (nếu có) và gửi 01 bản cứng qua đường bưu điện (chuyển phát phát bảo đảm có báo phát) về địa chỉ thường trú/tạm trú của người lao động ghi trong Hợp đồng lao động. Tránh trường hợp người lao động kiện ra Tòa án với lý do "Công ty xét xử vắng mặt mà chưa thông báo".
4. Nhắc lại: Để hồ sơ pháp lý vững chắc nhất, ngoài việc lập biên bản này ngay tại chỗ, bộ phận Nhân sự vẫn nên gửi thêm 01 bản scan Thư mời qua Email công việc của người lao động (nếu có) và gửi 01 bản cứng qua đường bưu điện (chuyển phát phát bảo đảm có báo phát) về địa chỉ thường trú/tạm trú của người lao động ghi trong Hợp đồng lao động. Tránh trường hợp người lao động kiện ra Tòa án với lý do "Công ty xét xử vắng mặt mà chưa thông báo".
.....
Bài liên quan:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét