Chấm công là gì? Mục đích, ý nghĩa của việc chấm công?

Ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng máy chấm công quét vân tay để điểm danh, hỗ trợ việc chấm công (ảnh minh họa)

Ls. Trần Hồng Phong 

Chấm công là việc NSDLĐ ghi nhận, theo dõi thời gian làm việc, nghỉ ngơi (nghỉ phép, nghỉ chế độ, nghỉ ốm ...) của NLĐ. Mục đích chính là xác định chính xác số ngày công để trả lương, và đánh giá về ý thức kỷ luật của người lao động trong việc bảo đảm giờ làm việc, ngày làm việc.

I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA VIỆC CHẤM CÔNG

1. Chấm công là gì? 

Chấm công là hình thức người sử dụng lao động (NSDLĐ) ghi nhận lại thời gian làm việc thực tế của người lao động (NLĐ) tại nơi làm việc mỗi ngày. Việc này có thể được thực hiện thông qua nhiều hình thức: ghi chép sổ sách thủ công, thẻ giấy, quét mã vạch, thẻ từ, máy chấm công vân tay, hoặc công nghệ nhận diện khuôn mặt/AI.

2. Mục đích của việc chấm công

* Cơ sở tính lương: 

Cung cấp dữ liệu chính xác về số ngày công, số giờ làm việc, giờ làm thêm, làm ca đêm để bộ phận kế toán tính toán tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp.

* Quản lý kỷ luật lao động: 

Theo dõi việc tuân thủ nội quy lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi (đi muộn, về sớm, nghỉ phép, nghỉ không phép).

3. Ý nghĩa của việc chấm công

* Đối với doanh nghiệp: 

Giúp tối ưu hóa chi phí nhân sự, đánh giá mức độ chuyên cần, làm cơ sở để xét duyệt thi đua, khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật.

* Đối với người lao động: 

Bảo đảm sự công bằng, minh bạch; giúp NLĐ nhận được mức thù lao xứng đáng với thời gian và công sức đã bỏ ra; là căn cứ để khiếu nại nếu quyền lợi bị xâm phạm.

II. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT LIÊN QUAN ĐẾN KẾT QUẢ CHẤM CÔNG

Dù không sử dụng trực tiếp thuật ngữ "chấm công" như một định nghĩa luật định, pháp luật lao động quy định rất chặt chẽ về việc phải theo dõi thời giờ làm việc để làm căn cứ trả lương. Sự tồn tại của "Bảng chấm công" được pháp luật mặc nhiên công nhận trong thực tiễn quản lý.

1. "Bảng chấm công" được ghi nhận trong biểu mẫu pháp lý 

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tại biểu mẫu Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ, pháp luật có ghi chú rõ: Trường hợp đã sử dụng bảng chấm công và công việc, giờ làm việc không thay đổi trong nhiều ngày, nhiều tháng đã ghi trong bảng chấm công thì không bắt buộc có các cột về nghề, công việc và số giờ làm việc trong bản thỏa thuận. Điều này cho thấy bảng chấm công là một tài liệu hợp pháp để theo dõi thời gian làm việc.

2. Chấm công là cơ sở bắt buộc để thực hiện "Trả lương theo thời gian" 

Theo khoản 1 Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đối với hình thức trả lương theo thời gian, NSDLĐ phải căn cứ vào thời gian làm việc thực tế theo tháng, tuần, ngày, giờ để trả lương cho NLĐ. Cụ thể:

- Tiền lương tháng được trả cho một tháng làm việc.

- Tiền lương ngày được trả cho một ngày làm việc.

- Tiền lương giờ được trả cho một giờ làm việc. Do đó, nếu không có hệ thống chấm công để xác định chính xác số ngày, số giờ làm việc, NSDLĐ sẽ không có căn cứ hợp pháp để tính các mức lương này.

3. Chấm công để xác định Tiền lương làm thêm giờ và làm việc ban đêm 

Hệ thống chấm công phải đủ thông minh để bóc tách được đâu là giờ làm việc bình thường, đâu là giờ làm thêm, và đâu là giờ làm việc ban đêm (từ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau).

* Làm thêm giờ: 

NLĐ làm thêm giờ vào ngày thường được trả ít nhất bằng 150%; ngày nghỉ hằng tuần ít nhất 200%; ngày lễ, tết ít nhất 300%.

* Làm việc ban đêm: 

Được trả thêm ít nhất 30% tiền lương của ngày làm việc bình thường.

* Làm thêm giờ ban đêm: 

Được hưởng lương làm thêm giờ, cộng phụ cấp đêm 30%, và cộng thêm 20% tiền lương tính theo tiền lương làm việc vào ban ngày.

4. Chấm công là dữ liệu đầu vào cho "Bảng kê trả lương" 

Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 bắt buộc: Mỗi lần trả lương, NSDLĐ phải thông báo bảng kê trả lương cho NLĐ, trong đó phải ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có). Để lập được bảng kê này, dữ liệu từ hệ thống chấm công là bắt buộc.

III. VÍ DỤ MINH HỌA

Tình huống: Anh A ký hợp đồng lao động với Công ty X, hình thức trả lương theo thời gian, mức lương là 300.000 VNĐ/ngày. Công ty X sử dụng máy chấm công vân tay. Cuối tháng 4, dữ liệu chiết xuất từ máy chấm công cho thấy:Anh A đi làm đầy đủ 22 ngày làm việc bình thường.

Anh A có làm thêm giờ vào 01 ngày Chủ nhật (ngày nghỉ hằng tuần) trong 4 tiếng (0,5 ngày làm việc).

Áp dụng pháp luật tính lương dựa trên dữ liệu chấm công:Lương ngày làm việc bình thường: 22 ngày x 300.000 VNĐ = 6.600.000 VNĐ.

Lương làm thêm giờ ngày Chủ nhật: Căn cứ Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần được trả ít nhất 200%. Tiền lương làm thêm = 0,5 ngày x 300.000 VNĐ x 200% = 300.000 VNĐ.

Bảng kê trả lương: Dựa vào dữ liệu chấm công trên, Công ty X phát cho anh A Bảng kê trả lương tổng cộng là 6.900.000 VNĐ, bóc tách rõ phần lương cơ bản và lương làm thêm giờ.

IV. BÌNH LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ

1. Chấm công là cầu nối giữa kỷ luật và quyền lợi 

Dữ liệu chấm công không chỉ dùng để phát hiện nhân viên đi muộn về sớm nhằm áp dụng kỷ luật (nếu có quy định trong Nội quy lao động), mà quan trọng hơn, nó bảo đảm nguyên tắc trả lương cốt lõi của pháp luật lao động: NSDLĐ trả lương cho NLĐ căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc.

2. Minh bạch hóa quan hệ lao động 

Việc Bộ luật Lao động 2019 bổ sung quy định bắt buộc NSDLĐ phải cung cấp "Bảng kê trả lương" chi tiết mỗi kỳ nhận lương là một bước tiến lớn. Bảng kê này thực chất là "kết quả phản gương" của quá trình chấm công. Nó triệt tiêu tình trạng mập mờ, gộp chung các khoản lương làm thêm, lương ca đêm khiến NLĐ không biết mình được trả có đúng luật hay không.

V. LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

a. Đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận HR / Kế toán):

Cài đặt hệ thống chấm công chuẩn xác: Hệ thống máy chấm công và phần mềm tính lương phải được lập trình chính xác theo quy định của pháp luật. Đặc biệt phải tách biệt rõ ràng khung giờ làm việc ban đêm (22h đến 06h sáng) và phân loại đúng ngày làm thêm (ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ) để nhân đúng hệ số (150%, 200%, 300%).

* Nghĩa vụ thông báo bảng kê: 

Đừng bao giờ chỉ chuyển khoản tiền lương một cục mà không có bảng kê chi tiết. Việc không cung cấp bảng kê trả lương ghi rõ giờ làm thêm, giờ làm đêm là vi phạm Điều 95 Bộ luật Lao động.

* Không dùng chấm công để phạt tiền: 

Nếu hệ thống chấm công ghi nhận NLĐ đi muộn, công ty có thể trừ lương tương ứng với thời gian không làm việc. Tuy nhiên, tuyệt đối không được quy định phạt tiền hoặc cắt lươngthay cho việc xử lý kỷ luật lao động vì đi muộn, đây là hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 127 Bộ luật Lao động.

b. Đối với Người lao động:

* Chủ động theo dõi thời gian làm việc: 

Hãy tự ghi chép lại số ngày đi làm, đặc biệt là số giờ làm thêm và số giờ làm ca đêm của bản thân.

* Đối chiếu với Bảng kê trả lương: 

Mỗi khi nhận lương, bạn có quyền yêu cầu công ty cung cấp bảng kê chi tiết. Hãy đối chiếu dữ liệu bạn tự ghi chép với bảng kê xem công ty có chấm công thiếu giờ hoặc tính sai hệ số làm thêm giờ của bạn hay không.

* Tuân thủ Nội quy chấm công: 

Hãy thực hiện nghiêm túc quy định về việc quẹt thẻ, bấm vân tay đúng giờ theo Nội quy lao động của công ty để bảo đảm quyền lợi của chính mình và tránh bị xử lý kỷ luật.

....