Công ty làm mất bản chính HĐLĐ, phải làm sao?

 

Hợp đồng lao động phải được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản (ảnh minh họa)

Hỏi: Thưa quý anh/chị luật sư, cho em hỏi: Do quá trình vận chuyển di dời trụ sở, công ty đã bị mất toàn bộ HĐLĐ của gần 70 cán bộ, người lao động đang làm việc tại công ty. Bây giờ thì phải làm sao và giải quyết như thế nào ah? Xin chân thành cám ơn. (Phương Th).

Luật sư Trần Hồng Phong trả lời:

Trước hết, việc công ty/NSDLĐ làm mất bản chính HĐLĐ là rất đáng trách, thể hiện sự thiếu cẩn trọng và rõ ràng đã gây ra nhiều phiền toái, rủi ro cho doanh nghiệp.

Dưới góc độ pháp lý, căn cứ vào Bộ luật Lao động 2019, tôi có vài ý trao đổi như sau:

1. Bản chất pháp lý của sự việc

Theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019: "Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản".

Như vậy, pháp luật bắt buộc hợp đồng lao động (HĐLĐ) lập thành văn bản phải có ít nhất 02 bản có giá trị pháp lý như nhau. Việc công ty làm mất toàn bộ 70 bản HĐLĐ do mình lưu giữ không làm mất đi quan hệ lao động giữa công ty và 70 người lao động này, bởi vì người lao động (về nguyên tắc) vẫn đang giữ 01 bản gốc hợp pháp của họ.

2. Các bước giải quyết cụ thể cho Bộ phận Nhân sự (HR)

Để khôi phục lại hồ sơ, công ty cần thực hiện theo các bước sau:

* Trường hợp 1: Người lao động vẫn còn giữ bản gốc HĐLĐ của họ

Bước 1: Công ty nên ra một thông báo nội bộ chân thành, giải thích về sự cố thất lạc hồ sơ trong quá trình chuyển văn phòng và mong muốn nhận được sự hỗ trợ từ người lao động.

Bước 2: Đề nghị người lao động mang bản gốc HĐLĐ mà họ đang giữ lên phòng Nhân sự.

Bước 3: Phòng Nhân sự tiến hành photo bản HĐLĐ này. Sau đó, đại diện có thẩm quyền của công ty (Giám đốc) ký, đóng dấu treo hoặc dấu "Sao y bản chính" của công ty lên bản photo đó để lưu vào hồ sơ nhân sự. Bản gốc sẽ được trả lại ngay cho người lao động. Bản sao y này hoàn toàn có giá trị chứng minh pháp lý đối với công ty.

* Trường hợp 2: Người lao động cũng đã làm mất bản gốc HĐLĐ của họ 

Trong trường hợp cả công ty và người lao động đều không còn lưu giữ HĐLĐ, hai bên sẽ tiến hành ký lại HĐLĐ mới để ghi nhận lại quan hệ lao động.

Việc ký lại này phải tuân thủ nguyên tắc giao kết hợp đồng tại khoản 1 Điều 15 Bộ luật Lao động 2019 là "Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực".

Cách làm: Công ty soạn thảo một HĐLĐ mới ghi nhận lại toàn bộ thông tin (chức danh, mức lương, phụ cấp...) như hiện tại. 

Đặc biệt lưu ý: Trong phần "Thời hạn hợp đồng" hoặc "Ghi chú", phải ghi rõ câu: "Hợp đồng này được ký lại do thất lạc hồ sơ, nhằm thay thế cho Hợp đồng lao động số... ký ngày... Hai bên xác nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động tại công ty được tính liên tục kể từ ngày... tháng... năm... (ngày bắt đầu vào làm việc thực tế trước đây)".

3. Lời khuyên dành cho công ty

* Dùng hồ sơ Bảo hiểm xã hội, bảng lương làm mốc đối chiếu: 

Đối với những trường hợp cả hai bên đều mất hợp đồng và không nhớ chính xác ngày ký hay mức lương ban đầu, phòng Nhân sự hãy trích xuất dữ liệu đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), quyết toán thuế Thu nhập cá nhân và Bảng lương các tháng trước đó làm căn cứ chính xác nhất để lập lại HĐLĐ.

* Tuyệt đối không được "lập lờ" cắt xén thâm niên: 

Khi ký lại HĐLĐ (ở Trường hợp 2), công ty không được lấy ngày ký hiện tại làm ngày bắt đầu tính thâm niên mới. Việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi nghỉ phép năm (Điều 113), trợ cấp thôi việc (Điều 46) của người lao động và vi phạm nghiêm trọng pháp luật lao động. Phải xác nhận rõ thâm niên cũ của họ.

* Số hóa hồ sơ: 

Sau sự cố này, công ty nên rút kinh nghiệm bằng cách scan (số hóa) toàn bộ HĐLĐ và lưu trữ trên hệ thống máy chủ/đám mây của công ty. Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 cũng đã công nhận: "Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản". Do đó, việc lưu trữ bản điện tử sẽ giúp công ty phòng ngừa rủi ro tương tự trong tương lai.

Chúc công ty bạn sớm khắc phục được sự cố và ổn định lại hồ sơ nhân sự!
....