Quy trình theo dõi và quản lý hợp đồng lao động

Doanh nghiệp cần số hoá hồ sơ lao động, lưu trữ an toàn, hiện đại (minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong

Quản lý hợp đồng lao động (HĐLĐ) không chỉ là việc cất giữ một tờ giấy, mà là quá trình giám sát liên tục từ lúc người lao động (NLĐ) bước chân vào công ty cho đến khi họ nghỉ việc. Quá trình này được pháp luật quy định chặt chẽ nhằm bảo đảm minh bạch thông tin, phục vụ công tác quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Dưới đây chúng tôi phân tích dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

I. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG (CÁC BƯỚC CỤ THỂ)

Bước 1: Khởi tạo dữ liệu và Lập "Sổ quản lý lao động" 

Ngay khi NLĐ vượt qua kỳ thử việc và ký kết HĐLĐ chính thức, bộ phận Nhân sự (HR) phải tiến hành cập nhật thông tin của họ vào hệ thống.

* Căn cứ pháp lý: 

Khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 buộc người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử.

* Thời hạn và Nội dung: 

Theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, NSDLĐ phải lập sổ quản lý lao động. Sổ này phải ghi nhận chi tiết: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, số Căn cước công dân/Hộ chiếu, loại HĐLĐ, thời điểm bắt đầu làm việc, quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), tiền lương, kỷ luật lao động, tai nạn lao động, và cả thời điểm/lý do chấm dứt HĐLĐ.

Bước 2: Theo dõi các "Điểm nút" thời gian của HĐLĐ 

Hệ thống quản lý (hoặc Sổ quản lý lao động) cần được thiết lập các tính năng cảnh báo đối với các mốc thời gian pháp lý quan trọng:

* Thời hạn báo trước khi thay đổi nội dung: 

Nếu muốn ký Phụ lục HĐLĐ để đổi vị trí, tăng/giảm lương, phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.

* Thời hạn kết thúc HĐLĐ (Quy tắc 30 ngày): 

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn, hai bên phải ký kết HĐLĐ mới. Hệ thống quản lý phải báo động cho HR trước ít nhất 15-30 ngày để HR đánh giá hiệu suất, tham vấn ý kiến quản lý và quyết định tái ký hay chấm dứt.

Bước 3: Quản lý biến động (Tạm hoãn, Điều chuyển, Kỷ luật) 

Mọi sự thay đổi trong quá trình làm việc phải được cập nhật vào Sổ quản lý lao động:

* Nếu NLĐ nghỉ thai sản, đi nghĩa vụ quân sự: Ghi nhận trạng thái "Tạm hoãn HĐLĐ".

* Nếu vi phạm kỷ luật: 

Việc xử lý kỷ luật (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải) phải được ghi vào sổ theo đúng quy định của Nội quy lao động.

II. VIỆC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ LAO ĐỘNG

1. Hình thức lưu trữ 

Hồ sơ lao động có thể được lưu trữ dưới dạng bản cứng (kẹp hồ sơ, tủ tài liệu) hoặc bản điện tử (phần mềm HR). Pháp luật hiện hành công nhận HĐLĐ điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản.

2. Vùng cấm trong việc lưu trữ hồ sơ (Tuyệt đối lưu ý) 

Nhiều doanh nghiệp có thói quen "giữ làm tin" đối với giấy tờ của NLĐ. Tuy nhiên, căn cứ khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, pháp luật nghiêm cấm NSDLĐ giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Doanh nghiệp chỉ được phép lưu giữ bản sao (có chứng thực hoặc đối chiếu với bản gốc).

3. Bảo mật thông tin theo Nội quy lao động 

Hồ sơ lao động chứa đựng thông tin cá nhân và mức lương. Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, Nội quy lao động của doanh nghiệp phải có nội dung về bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Việc rò rỉ thông tin lương bổng hoặc dữ liệu cá nhân của NLĐ từ bộ phận HR ra ngoài vi phạm nghiêm trọng quy định bảo mật nội bộ.

III. BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (BÊN TRONG VÀ BÊN NGOÀI)

1. Báo cáo nội bộ (Theo Quy chế/Nội quy) 

Định kỳ hằng tháng/quý, HR phải xuất báo cáo từ Sổ quản lý lao động để trình Ban Giám đốc về: Tỷ lệ biến động nhân sự (turnover rate), danh sách nhân sự sắp hết hạn hợp đồng, quỹ lương hiện tại, danh sách đóng BHXH. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị Phương án sử dụng lao động khi cần thiết.

2. Khai trình và Báo cáo định kỳ cho Cơ quan Nhà nước (Nghĩa vụ bắt buộc) 

Đây là trách nhiệm pháp lý khắt khe nhất quy định tại khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

* Khai trình ban đầu: 

Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH.

* Báo cáo định kỳ 06 tháng và hằng năm: 

Định kỳ trước ngày 05/6 (đối với báo cáo 6 tháng) và trước ngày 05/12 (đối với báo cáo năm), NSDLĐ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (hoặc bản giấy) và thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện.

IV. VÍ DỤ MINH HỌA

Tình huống: Công ty Phần mềm A tuyển dụng anh B vào tháng 1/2023.

* Giao kết & Lập sổ: 

Sau 2 tháng thử việc, ngày 01/3/2023, Công ty A ký HĐLĐ 01 năm với anh B. Bộ phận HR cập nhật ngay thông tin của anh B (ngày sinh, CCCD, chức danh, mức lương) vào Sổ quản lý lao động điện tử của công ty. HR yêu cầu anh B nộp bản sao bằng Đại học, tuyệt đối trả lại bản gốc.

* Báo cáo cơ quan nước: 

Đến ngày 01/6/2023, HR trích xuất dữ liệu từ Sổ quản lý lao động, lập báo cáo tình hình tăng/giảm nhân sự của toàn công ty trong 6 tháng đầu năm và gửi lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia trước ngày 05/6.

* Theo dõi thời hạn: 

Phần mềm HR của Công ty A cài đặt thông báo trước 45 ngày. Đến ngày 15/01/2024, phần mềm báo đỏ HĐLĐ của anh B sắp hết hạn (vào 01/3/2024). HR gửi form đánh giá cho Trưởng phòng IT. Sau khi đánh giá tốt, ngày 25/02/2024, công ty gọi anh B lên để ký HĐLĐ xác định thời hạn lần 2. (Việc này tuân thủ nguyên tắc ký hợp đồng mới trong vòng 30 ngày kể từ khi hết hạn).

V. ĐÁNH GIÁ, LƯU Ý VÀ LỜI KHUYÊN CHO CÁC BÊN

Hệ thống pháp luật lao động hiện hành đã "số hóa" rất nhiều quy trình quản lý. Việc pháp luật cho phép sử dụng "Sổ quản lý lao động bản điện tử" và bắt buộc báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia giúp giảm bớt gánh nặng hành chính, nhưng lại đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý dữ liệu cực kỳ chính xác, khoa học và không được chậm trễ.

a. Lời khuyên cho Người sử dụng lao động (Ban Giám đốc & Bộ phận HR):

* Số hóa Sổ quản lý lao động: 

Đừng dùng sổ viết tay hoặc file excel rời rạc dễ mất mát. Hãy đầu tư một phần mềm HR có khả năng cảnh báo tự động các mốc: Hết hạn thử việc, hết hạn HĐLĐ, ngày sinh nhật, mốc tăng lương. Việc "quên" ký HĐLĐ mới sau 30 ngày sẽ khiến hợp đồng tự động biến thành "Không xác định thời hạn", gây mất kiểm soát nhân sự.

* Tuyệt đối tuân thủ lịch báo cáo: 

Ghi chú to vào lịch làm việc hai cột mốc: 05/6 và 05/12 hằng năm. Việc quên nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho Sở LĐ-TB&XH là một trong những lỗi dễ bị Thanh tra lao động phạt tiền nhất.

* Audit (Kiểm toán) hồ sơ định kỳ: 

Thường xuyên kiểm tra lại tủ hồ sơ. Đảm bảo 100% không giữ bất kỳ văn bằng gốc hay bản chính CCCD nào của nhân viên.

b. Lời khuyên cho Người lao động:

* Khai báo trung thực: 

Khi nộp hồ sơ đăng ký lao động ban đầu, bạn phải cung cấp thông tin trung thực về nhân thân, bằng cấp. Khai gian dối là cơ sở để công ty đơn phương chấm dứt HĐLĐ hợp pháp.

* Giữ 01 bản gốc Hợp đồng: 

Pháp luật bắt buộc HĐLĐ làm thành 02 bản, bạn phải giữ 01 bản. Đây là bằng chứng quan trọng nhất của bạn. Đừng bao giờ ký hợp đồng xong để HR cất hết.

* Chủ động bảo vệ thông tin cá nhân: 

Hồ sơ của bạn được công ty quản lý và báo cáo lên hệ thống nhà nước (như cơ sở dữ liệu về người lao động). Hãy cập nhật ngay với HR nếu bạn có thay đổi về nơi cư trú, số Căn cước công dân để bảo đảm quyền lợi đóng bảo hiểm và giải quyết chế độ sau này.

....