Quan hệ Giám đốc nhân sự & Công đoàn cơ sở

Giám đốc nhân sự là "cầu nối" giữa Công đoàn cơ sở và Người sử dụng lao động (minh hoạ)

Luật sư Trần Hồng Phong

Trong cấu trúc quản trị của một doanh nghiệp, Giám đốc nhân sự (CHRO/HR) là người đại diện cho quyền lợi, ý chí và chiến lược của Người sử dụng lao động (NSDLĐ). Ngược lại, Công đoàn cơ sở (CĐCS) là tổ chức đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của tập thể người lao động (NLĐ).

Dưới góc độ pháp lý và thực tiễn, mối quan hệ giữa Giám đốc nhân sự và CĐCS không phải là sự đối đầu, mà là quan hệ hợp tác, phối hợp. Giám đốc nhân sự đóng vai trò là "chiếc cầu nối" thiết yếu giữa Ban Giám đốc (NSDLĐ) và CĐCS để xây dựng một quan hệ lao động tiến bộ, hài hòa và ổn định.

Trong bài viết này, chúng tôi phân tích về mối quan hệ này dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

1. Phân tích mối quan hệ cốt lõi dựa trên pháp luật

A. Đối tác trong việc xây dựng thể chế nội bộ doanh nghiệp

Giám đốc nhân sự là người chắp bút soạn thảo các quy định nội bộ, nhưng CĐCS là màng lọc để bảo đảm sự công bằng và hợp pháp.

Cơ sở pháp lý: Khi xây dựng Thang lương, bảng lương, định mức lao động (Điều 93 BLLĐ 2019), Quy chế thưởng (Điều 104 BLLĐ 2019), và Nội quy lao động (Điều 118 BLLĐ 2019), NSDLĐ bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở. Luật Công đoàn 2024 cũng quy định CĐCS có quyền tham gia xây dựng, ban hành và giám sát các quy chế này.

Ví dụ minh họa: Giám đốc nhân sự soạn thảo Nội quy lao động mới có thêm quy định về phòng chống quấy rối tình dục. Thay vì trình thẳng Tổng Giám đốc ký ban hành, HR phải gửi văn bản cho Ban chấp hành CĐCS. CĐCS sẽ lấy ý kiến công nhân. Nếu CĐCS góp ý rằng "quy trình khiếu nại chưa bảo mật", HR sẽ tiếp thu, điều chỉnh rồi mới ban hành. Điều này giúp Nội quy khi ra đời được NLĐ tuân thủ tự giác.

B. Đồng hành trong đối thoại và thương lượng tập thể

Giám đốc nhân sự đại diện NSDLĐ tham gia bàn đàm phán, trong khi CĐCS đại diện cho tập thể lao động.

Cơ sở pháp lý: Pháp luật quy định NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với CĐCS để tổ chức đối thoại tại nơi làm việc định kỳ, khi có yêu cầu hoặc khi có vụ việc. Đồng thời, NSDLĐ phải phối hợp với Công đoàn tổ chức thương lượng tập thể, ký kết Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT).

Ví dụ minh họa: Công ty gặp khó khăn do dịch bệnh, cần cắt giảm giờ làm và giảm lương. Giám đốc nhân sự không thể tự ý ra thông báo áp đặt. HR phải tổ chức buổi Đối thoại tại nơi làm việc với CĐCS, minh bạch về tình hình tài chính. Hai bên cùng thương lượng để ký Phụ lục TƯLĐTT tạm thời, tìm ra mức giảm lương mà công ty chịu được và công nhân vẫn sống được.

C. Đối trọng pháp lý trong kỷ luật lao động và giải quyết tranh chấp

Khi NSDLĐ muốn trừng phạt NLĐ, CĐCS đóng vai trò là "luật sư phòng thủ" bảo đảm quy trình không bị lạm quyền.

Cơ sở pháp lý: Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động bắt buộc phải có sự tham gia của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở.

Ví dụ minh họa: Giám đốc nhân sự muốn sa thải nhân viên A vì tự ý bỏ việc 5 ngày liên tục. HR phải gửi giấy mời họp kỷ luật trước ít nhất 05 ngày làm việc cho CĐCS. Trong cuộc họp, đại diện CĐCS sẽ xem xét chứng cứ do HR đưa ra. Nếu HR làm sai quy trình hoặc không mời CĐCS, quyết định sa thải sẽ trái luật và doanh nghiệp phải bồi thường.

D. Trách nhiệm tôn trọng và bảo vệ cán bộ công đoàn

Giám đốc nhân sự phải bảo đảm NSDLĐ cung cấp đủ "nguồn lực" và "sự an toàn" cho CĐCS hoạt động.

Cơ sở pháp lý: NSDLĐ phải bố trí nơi làm việc, thời gian làm việc (có trả lương) cho cán bộ công đoàn không chuyên trách. Đặc biệt, NSDLĐ phải thỏa thuận bằng văn bản với Ban lãnh đạo CĐCS (hoặc xin ý kiến công đoàn cấp trên) nếu muốn sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển công việc khác đối với cán bộ công đoàn.

2. Đánh giá và Kết luận

Mối quan hệ giữa Giám đốc nhân sự và Công đoàn cơ sở là sự phản ánh trực tiếp nguyên tắc "Dân chủ, Bình đẳng, Thiện chí và Hợp tác" trong quan hệ lao động.Nếu Giám đốc nhân sự xem CĐCS là rào cản, thường xuyên qua mặt hoặc chèn ép, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro đình công, kiện tụng và tỷ lệ nghỉ việc cao.

Ngược lại, nếu Giám đốc nhân sự biết dùng CĐCS như một "ăng-ten" để lắng nghe tâm tư NLĐ, và dùng CĐCS như một "kênh truyền thông" để phổ biến chính sách của NSDLĐ, doanh nghiệp sẽ có một lực lượng lao động gắn kết, năng suất cao.

Kết luận: 

Giám đốc nhân sự thực chất là người "đi trên dây". Một mặt phải bảo vệ quỹ lương và lợi ích của Chủ doanh nghiệp, mặt khác phải thấu hiểu và phối hợp chặt chẽ với CĐCS để bảo đảm công bằng cho NLĐ. Pháp luật đã tạo ra các công cụ (đối thoại, lấy ý kiến, thỏa ước) để HR và CĐCS có thể "ngồi chung một mâm", biến mâu thuẫn thành sự đồng thuận.

3. Lưu ý và Lời khuyên dành cho Giám đốc nhân sự (HR Director)

Để làm tốt vai trò cầu nối, Giám đốc nhân sự cần ghi nhớ các nguyên tắc thực chiến sau:

* Tuyệt đối tuân thủ thủ tục "Tham khảo ý kiến": 

Pháp luật quy định rất rõ những loại văn bản nào phải lấy ý kiến CĐCS (Nội quy lao động, Quy chế đánh giá KPI, Thang bảng lương, Quy chế thưởng...). 

Hãy làm đúng trình tự: Gửi dự thảo -> Nhận văn bản góp ý của CĐCS -> Tổ chức đối thoại nếu có điểm chưa thống nhất -> Ban hành. 

Việc "nhảy cóc" sẽ khiến các văn bản này mất giá trị pháp lý khi ra Tòa.

* Cung cấp thông tin minh bạch, không giấu giếm: 

Khi CĐCS yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động (trừ bí mật kinh doanh), HR có trách nhiệm phối hợp cung cấp đầy đủ, chính xác. Hãy chủ động chia sẻ tình hình kinh doanh trong các kỳ Đối thoại định kỳ để CĐCS hiểu khó khăn của công ty, từ đó họ sẽ dễ dàng chia sẻ với NSDLĐ hơn khi có biến động.

* Cẩn trọng tối đa với nhân sự là Cán bộ công đoàn: 

Nếu Chủ tịch hoặc Ủy viên BCH Công đoàn cơ sở vi phạm kỷ luật hoặc yếu kém, HR tuyệt đối không được xử lý bằng các biện pháp thông thường. Bạn bắt buộc phải đạt được sự thỏa thuận bằng văn bản với Ban lãnh đạo CĐCS, hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp. Nếu hết hạn HĐLĐ mà họ đang trong nhiệm kỳ công đoàn, HR bắt buộc phải gia hạn hợp đồng cho đến hết nhiệm kỳ.

* Sử dụng CĐCS như một đồng minh quản trị: 

Thay vì tự mình đi giải quyết từng khiếu nại lặt vặt của nhân viên, HR hãy phối hợp với CĐCS để họ thực hiện vai trò tư vấn, giải thích pháp luật cho NLĐ. Khi ban hành chính sách mới (đặc biệt là cắt giảm), nếu HR thuyết phục được CĐCS đồng thuận, CĐCS sẽ thay HR đi thuyết phục hàng ngàn công nhân còn lại một cách hiệu quả nhất.

* Bảo đảm điều kiện vật chất và thời gian cho Công đoàn: 

HR cần tham mưu cho CEO bố trí phòng làm việc riêng, trang thiết bị và bảo đảm số giờ làm việc trong tháng (hưởng nguyên lương) cho cán bộ công đoàn hoạt động theo đúng quy định pháp luật. Đừng để CĐCS phải đi "xin xỏ" những quyền lợi cơ bản mà luật đã quy định cho họ.

.....