Giám đốc/Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

 

Giám đốc công ty là người có thẩm quyền và trách nhiệm giao kết hợp đồng lao động (ảnh minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu

(Cập nhật 3/2026) 

Người đại diện theo pháp luật không chỉ là "bộ mặt" của doanh nghiệp trước đối tác và cơ quan nhà nước mà còn là người nắm giữ quyền hành quyết định sự sống còn của các giao dịch kinh doanh. Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu các quy định pháp luật hiện hành (cập nhật Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025), kèm ví dụ minh họa và lưu ý dành cho Lãnh đạo doanh nghiệp, Giám đốc nhân sự (CHRO).

1. Khái niệm và Vai trò của Người đại diện theo pháp luật

Theo Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

> Doanh nghiệp là một pháp nhân, do đó, nó cần một cá nhân bằng xương bằng thịt để thay mặt mình thực hiện các hành vi pháp lý. Mọi chữ ký, quyết định của người đại diện trong phạm vi thẩm quyền đều làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho chính doanh nghiệp, chứ không phải cho cá nhân người đó.

Ví dụ minh họa: Giám đốc Nguyễn Văn A là người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH X. Khi ông A ký hợp đồng vay vốn 5 tỷ đồng với Ngân hàng nhân danh Công ty X, thì Công ty X là con nợ phải có nghĩa vụ trả nợ, ông A không phải trả nợ bằng tài sản cá nhân của mình (trừ khi có vi phạm trách nhiệm quản lý).

2. Quy định về số lượng và Thẩm quyền (Cơ chế đa đại diện)

Điều luật quy định: Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp quy định: Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty phải quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện.

Nếu Điều lệ công ty không quy định rõ việc phân chia quyền và nghĩa vụ, thì mỗi người đại diện đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; và tất cả họ phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.

> Cơ chế "đa đại diện" giúp doanh nghiệp linh hoạt trong kinh doanh, tránh tình trạng đình trệ khi một người đại diện đi vắng. Tuy nhiên, đây cũng là "con dao hai lưỡi" nếu sự phân quyền không rõ ràng, dẫn đến chồng chéo quyền lực hoặc lạm quyền.

Ví dụ minh họa: Công ty Cổ phần Y có 2 người đại diện là Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc.Trường hợp tốt: Điều lệ quy định rõ: Tổng Giám đốc chỉ được ký hợp đồng kinh tế dưới 10 tỷ đồng; Chủ tịch HĐQT ký hợp đồng từ 10 tỷ trở lên. Sự phân quyền này giúp kiểm soát rủi ro hiệu quả.

Trường hợp xấu: Điều lệ chỉ ghi chung chung công ty có 2 người đại diện. Khi đó, cả hai người đều có quyền ký hợp đồng 100 tỷ đồng. Nếu Tổng Giám đốc tự ý ký hợp đồng rủi ro gây thiệt hại, cả Tổng Giám đốc và Chủ tịch HĐQT đều có thể phải chịu trách nhiệm liên đới trước công ty.

3. Nghĩa vụ và Trách nhiệm cá nhân của Người đại diện

Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có các trách nhiệm cốt lõi:

- Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất.

- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, sử dụng tài sản, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp để tư lợi.

- Thông báo kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp về các doanh nghiệp mà mình hoặc người có liên quan làm chủ/có cổ phần chi phối.

Lưu ý: Khoản 4 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 đã sửa đổi Khoản 2 Điều 13, nhấn mạnh lại việc: "Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của pháp luật đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này". Cổ đông hoặc thành viên công ty có quyền khởi kiện người đại diện nếu vi phạm gây thiệt hại (Điều 72, Điều 166).

> Pháp luật trao quyền lớn nhưng cũng đi kèm trách nhiệm nghiêm ngặt. Người đại diện không được phép "đem sân sau" vào công ty trục lợi. Nếu vi phạm, họ phải đền bù thiệt hại bằng chính tài sản cá nhân của mình.

4. Sự vắng mặt, Ủy quyền và Thay đổi Người đại diện

* Về cư trú và Ủy quyền: 

Doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu chỉ có 1 người và người này xuất cảnh, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác tại Việt Nam thực hiện quyền/nghĩa vụ, nhưng bản thân vẫn phải chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó (Khoản 3 Điều 12).

* Vắng mặt đột xuất/Mất năng lực: 

Nếu người đại diện duy nhất vắng mặt quá 30 ngày không ủy quyền, hoặc bị bắt, phạt tù, chết, mất năng lực hành vi dân sự... thì Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, hoặc chủ sở hữu phải cử ngay người khác thay thế (Khoản 5 Điều 12).

* Thay đổi đại diện: 

Khi thay đổi người đại diện, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh. Người ký thông báo thường là Chủ tịch HĐTV hoặc Chủ tịch HĐQT mới/cũ tùy mô hình (Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

5. Lưu ý và Lời khuyên thực tiễn

1. Dành cho Lãnh đạo doanh nghiệp (Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu)

* Thiết kế Điều lệ công ty chặt chẽ: 

Nếu áp dụng cơ chế có nhiều người đại diện theo pháp luật, Lãnh đạo phải yêu cầu soạn thảo Điều lệ quy định cực kỳ rạch ròi giới hạn thẩm quyền của từng người (Ai được ký hợp đồng tín dụng? Ai được ký hợp đồng lao động? Hạn mức giá trị là bao nhiêu?) để tránh xung đột và quy kết trách nhiệm liên đới.

* Kiểm soát rủi ro "Sân sau": 

Yêu cầu người đại diện phải kê khai minh bạch các lợi ích liên quan, doanh nghiệp của người nhà định kỳ. Có cơ chế kiểm toán nội bộ hoặc Ban kiểm soát để giám sát các giao dịch giữa công ty với người có liên quan nhằm tránh thất thoát tài sản.

* Có phương án dự phòng (Backup Plan): 

Luôn chuẩn bị sẵn phương án nhân sự dự phòng trong trường hợp người đại diện duy nhất đột ngột mất khả năng điều hành (bị tạm giam, tai nạn, xuất cảnh không về...), đảm bảo doanh nghiệp không bị "đóng băng" tài khoản ngân hàng và các giao dịch kinh tế.

2. Dành cho Giám đốc Nhân sự (CHRO)

* Sàng lọc kỹ lưỡng ứng viên cấp cao: 

Khi tuyển dụng vị trí C-Level làm người đại diện (CEO, Tổng Giám đốc), CHRO phải rà soát kỹ lý lịch tư pháp. Đảm bảo họ không thuộc nhóm đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp (như đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, cấm hành nghề...) theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp.

* Lưu ý cập nhật pháp luật: 

Từ 01/7/2025, Luật sửa đổi 2025 cho phép ngoại lệ đối với Cán bộ, công chức, viên chức được tham gia quản lý doanh nghiệp nếu thực hiện theo quy định của pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. CHRO cần cập nhật để linh hoạt trong tuyển dụng nhân tài mảng công nghệ.

* Xây dựng Hợp đồng lao động & Quy chế nội bộ đồng bộ: 

Hợp đồng lao động ký với Giám đốc/Tổng Giám đốc phải đồng bộ với Điều lệ công ty. Cần quy định rõ chế tài xử lý kỷ luật lao động hoặc bồi thường vật chất nếu người này vi phạm nghĩa vụ người quản lý (Điều 13, Điều 165).

* Quản lý thủ tục Ủy quyền: Khi người đại diện đi công tác nước ngoài, CHRO (phối hợp cùng bộ phận Pháp chế) phải chuẩn bị sẵn văn bản ủy quyền hợp lệ nộp nội bộ và gửi các đối tác/ngân hàng để duy trì hoạt động liên tục (Điều 12 khoản 3). Hết thời hạn ủy quyền phải có văn bản gia hạn hoặc tiếp nhận lại công việc rõ ràng.

......