Quy định về uỷ quyền trong giao kết Hợp đồng lao động

Việc uỷ quyền phải lập thành văn bản, nội dung đầy đủ theo quy định của pháp luật (ảnh minh hoạ)

Luật sư Trần Hồng Phong

Giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) là bước khởi đầu thiết lập quan hệ lao động. Trong thực tiễn doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty quy mô lớn, người đại diện theo pháp luật không thể tự tay ký kết hàng ngàn hợp đồng, do đó cơ chế "ủy quyền" được áp dụng phổ biến. Tuy nhiên, ủy quyền giao kết HĐLĐ bị pháp luật ràng buộc bởi những nguyên tắc khá chặt chẽ để bảo vệ tính pháp lý của hợp đồng.

1. Quy định pháp luật về ủy quyền giao kết HĐLĐ (Điều 18)

Căn cứ theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, thẩm quyền và việc ủy quyền giao kết HĐLĐ được chia làm hai phía:

A. Đối với phía Người sử dụng lao động (NSDLĐ): 

Người giao kết HĐLĐ bên phía NSDLĐ phải là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức). Tuy nhiên, những người này có quyền ủy quyền theo quy định của pháp luật cho người khác (thường là Giám đốc Nhân sự, Giám đốc Chi nhánh...) thực hiện việc ký kết.

B. Đối với phía Người lao động (NLĐ): 

Về nguyên tắc, NLĐ phải trực tiếp giao kết HĐLĐ. Tuy nhiên, pháp luật cho phép ủy quyền trong một trường hợp đặc thù duy nhất tại Khoản 2 Điều 18:Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

Chủ thể: Nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết HĐLĐ.

Hình thức: HĐLĐ do người được ủy quyền ký phải lập bằng văn bản, có hiệu lực như giao kết với từng người và bắt buộc phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng NLĐ trong nhóm.

C. Nguyên tắc cốt lõi: CẤM ỦY QUYỀN LẠI 

Đây là quy định "chốt chặn" quan trọng nhất tại Khoản 5 Điều 18: "Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động".

2. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1 (Phía NSDLĐ và lỗi ủy quyền lại): Tổng Giám đốc Công ty X (Người đại diện theo pháp luật) làm văn bản ủy quyền cho Giám đốc Nhân sự ký kết HĐLĐ với nhân viên. Giám đốc Nhân sự sau đó bận đi công tác, nên tự ý làm một giấy "ủy quyền lại" cho Trưởng phòng Tuyển dụng ký HĐLĐ thay mình. 

> Hậu quả: Các HĐLĐ do Trưởng phòng Tuyển dụng ký hoàn toàn vi phạm Khoản 5 Điều 18 (cấm ủy quyền lại) và sẽ bị coi là giao kết sai thẩm quyền.

Ví dụ 2 (Phía NLĐ): Một nhóm 10 thợ xây (đều trên 18 tuổi) nhận thầu phụ làm công việc bốc vác tại công trường trong thời gian 3 tháng. Để tiện lợi, 9 người thợ có thể lập một văn bản ủy quyền cho anh A (tổ trưởng) đứng ra ký HĐLĐ với chủ thầu. 

> Khi anh A ký, HĐLĐ này có giá trị pháp lý ràng buộc cả 10 người, miễn là có đính kèm danh sách chữ ký đầy đủ của cả nhóm.

3. Phân tích và Đánh giá

Các quy định về ủy quyền trong Bộ luật Lao động 2019 rất chặt chẽ, logic và phù hợp với thực tiễn, thể hiện qua 2 điểm:

- Linh hoạt cho nhóm lao động yếu thế/thời vụ: Việc cho phép 1 người ký thay mặt cả nhóm lao động thời vụ (dưới 12 tháng) giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, rất phù hợp với đặc thù ngành xây dựng, nông nghiệp, bốc vác.

Ngăn chặn sự trốn tránh trách nhiệm của NSDLĐ: Nguyên tắc "không được ủy quyền lại" nhằm ngăn chặn tình trạng chủ doanh nghiệp đẩy trách nhiệm cho các cấp quản lý thấp hơn. Quan hệ lao động là quan hệ liên quan đến sinh kế, sức khỏe con người, do đó người đại diện ký hợp đồng phải là người có thực quyền và được giới hạn rõ ràng ở cấp ủy quyền thứ nhất (F1).

Hệ quả pháp lý nếu vi phạm: Việc ký HĐLĐ qua ủy quyền sai luật (người ký không có giấy ủy quyền, hoặc nhận ủy quyền lại từ người khác) sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý cực kỳ nghiêm trọng. Theo điểm b khoản 1 Điều 49, HĐLĐ sẽ bị vô hiệu toàn bộ do "Người giao kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền". 

> Khi bị tuyên vô hiệu, doanh nghiệp sẽ phải xử lý các hậu quả tài chính và hành chính rất phức tạp (được quy định tại Điều 51).

4. Kết luận

Ủy quyền giao kết HĐLĐ là một công cụ quản trị nhân sự hữu hiệu giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru. Tuy nhiên, "sai một ly, đi một dặm", việc không nắm rõ nguyên tắc ủy quyền sẽ biến các HĐLĐ của doanh nghiệp thành những tờ giấy "vô hiệu", tạo ra lỗ hổng pháp lý lớn khi có tranh chấp lao động xảy ra.

5. Lưu ý và Lời khuyên cho Người sử dụng lao động (HR/Ban Giám đốc)

Để quản trị tốt rủi ro, NSDLĐ cần thực hiện các bước sau:

- Hệ thống hóa Văn bản ủy quyền: Giám đốc Nhân sự/Giám đốc Chi nhánh chỉ được phép ký HĐLĐ khi có Văn bản ủy quyền hợp pháp từ Người đại diện theo pháp luật. Văn bản này phải được lưu trữ cẩn thận kèm theo từng HĐLĐ được ký ra để làm bằng chứng trước cơ quan thanh tra hoặc Tòa án.

- Cấm tuyệt đối việc "ủy quyền lại": Lãnh đạo cấp trung (được ủy quyền) tuyệt đối không được giao cho cấp dưới (Trưởng nhóm, Quản đốc) ký HĐLĐ thay mình. Nếu người được ủy quyền vắng mặt dài ngày, Người đại diện theo pháp luật phải trực tiếp ký hoặc ban hành Giấy ủy quyền mới cho một người khác.

- Giới hạn phạm vi ủy quyền rõ ràng: Để an toàn, Giấy ủy quyền nên giới hạn rõ thẩm quyền. Ví dụ: Ông A (GĐ Nhân sự) chỉ được ủy quyền ký HĐLĐ đối với nhân sự cấp chuyên viên trở xuống, mức lương không quá 50 triệu đồng/tháng. (Các vị trí cấp cao hơn do đích thân Tổng Giám đốc ký).

- Lưu ý với chi nhánh/văn phòng đại diện: Trưởng Chi nhánh, Trưởng Văn phòng đại diện không đương nhiên có quyền ký HĐLĐ. Họ chỉ được ký khi Giấy phép hoạt động có ghi nhận chức năng này HOẶC có văn bản ủy quyền riêng từ Trụ sở chính.

- Rà soát định kỳ (HR Audit): Bộ phận Nhân sự cần kiểm tra định kỳ tính hợp lệ của người ký kết trên toàn bộ HĐLĐ đang có hiệu lực. Nếu phát hiện HĐLĐ do người không có thẩm quyền ký, cần lập tức ký lại bằng một HĐLĐ mới (hoặc Phụ lục hợp thức hóa) để tránh HĐLĐ bị vô hiệu.

......