Phụ lục hợp đồng lao động là gì?

Phụ lục hợp đồng luôn đi kèm theo HĐLĐ thì mới có ý nghĩa và giải thích được (ảnh minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong 

Phụ lục hợp đồng lao động là một bộ phận không tách rời của hợp đồng lao động, dùng để quy định chi tiết hoặc cụ thể hơn một số điều khoản, nội dung trong hợp đồng lao động. Hoặc trong trường hợp có sự sửa đổi, bổ sung nội dung trong hợp đồng lao động đã ký, thì hai bên có thể ký bản Phụ lục, ghi nhận sự thay đổi, bổ sung này.

Trong quá trình thực hiện quan hệ lao động, thực tiễn sản xuất kinh doanh luôn biến động đòi hỏi các bên phải điều chỉnh các thỏa thuận ban đầu (như tăng lương, đổi vị trí công việc, thêm phụ cấp...). Thay vì phải hủy bỏ hợp đồng cũ để ký hợp đồng mới rất phức tạp, pháp luật cho phép sử dụng công cụ "Phụ lục hợp đồng lao động".

Tuy nhiên, công cụ này không phải là "chìa khóa vạn năng". Việc sử dụng sai mục đích Phụ lục hợp đồng lao động là nguyên nhân phổ biến dẫn đến các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

I. Phụ lục hợp đồng lao động là gì? Bản chất pháp lý

Căn cứ theo khoản 1 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, Phụ lục hợp đồng lao động được định nghĩa bản chất như sau: "Phụ lục hợp đồng lao động là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động".

Như vậy, về mặt pháp lý, Phụ lục không phải là một hợp đồng độc lập. Nó gắn liền, phụ thuộc vào Hợp đồng lao động (HĐLĐ) gốc. Nếu HĐLĐ gốc bị tuyên vô hiệu hoặc chấm dứt, Phụ lục hợp đồng cũng đương nhiên mất hiệu lực theo. Tuy nhiên, những cam kết trong Phụ lục có giá trị pháp lý ràng buộc các bên ngang bằng với các điều khoản trong HĐLĐ chính.

Theo khoản 2 Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, Phụ lục hợp đồng lao động chính là phương thức (hình thức) bằng văn bản để các bên tiến hành ghi nhận việc sửa đổi, bổ sung nội dung HĐLĐ trong quá trình làm việc.

II. Phân tích quy định pháp luật về Phụ lục Hợp đồng lao động

Căn cứ khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, Phụ lục hợp đồng lao động có 02 chức năng chính và đi kèm với những quy tắc áp dụng nghiêm ngặt sau:

1. Chức năng và Giới hạn (Vùng cấm tuyệt đối)

Chức năng: Phụ lục được dùng để quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động.

Giới hạn cấm: Pháp luật hiện hành quy định một nguyên tắc cấm mang tính "tử huyệt" đối với Phụ lục HĐLĐ: Tuyệt đối "không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động". Điều này có nghĩa là bạn có thể dùng Phụ lục để tăng lương, giảm giờ làm, đổi chức danh... nhưng không được dùng Phụ lục để gia hạn hợp đồng hoặc rút ngắn thời hạn hợp đồng.

2. Nguyên tắc giải quyết xung đột nội dung 

Khi nội dung Phụ lục có sự "vênh" (khác biệt) so với HĐLĐ gốc, Điều 22 đưa ra 02 nguyên tắc xử lý tùy thuộc vào tính chất của Phụ lục:

* Trường hợp Phụ lục dùng để QUY ĐỊNH CHI TIẾT: 

Nếu Phụ lục giải thích chi tiết dẫn đến cách hiểu khác với HĐLĐ gốc thì thực hiện theo nội dung của hợp đồng lao động gốc.

* Trường hợp Phụ lục dùng để SỬA ĐỔI, BỔ SUNG: 

Phụ lục bắt buộc phải ghi rõ nội dung điều, khoản sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực. Lúc này, nội dung mới trong Phụ lục sẽ đè lên (thay thế) nội dung cũ trong HĐLĐ gốc.

III. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1 (Sử dụng đúng pháp luật): 

Anh A ký HĐLĐ với Công ty X với mức lương 10 triệu đồng/tháng. Sau 1 năm làm việc tốt, Công ty quyết định tăng lương cho anh lên 12 triệu. Hai bên ký một Phụ lục HĐLĐ sửa đổi, bổ sung, trong đó ghi rõ: "Sửa đổi Điều 3 của HĐLĐ số...: Mức lương mới là 12.000.000 VNĐ. Thời điểm có hiệu lực từ 01/01/2022". Việc ký phụ lục này là hoàn toàn hợp pháp.

Ví dụ 2 (Sử dụng SAI pháp luật - Vi phạm thời hạn): 

Chị B ký HĐLĐ xác định thời hạn 01 năm với Công ty Y (hết hạn vào 31/12/2022). Đến ngày 20/12/2022, Công ty Y và chị B ký một Phụ lục hợp đồng với nội dung: "Gia hạn thời gian làm việc của HĐLĐ thêm 06 tháng (đến 30/6/2023)". 

Phụ lục này là trái pháp luật vì đã vi phạm quy định cấm sửa đổi thời hạn hợp đồng tại khoản 2 Điều 22. Về mặt pháp lý, nếu chị B tiếp tục làm việc, hợp đồng của chị B đã chuyển thành HĐLĐ không xác định thời hạn do không ký kết hợp đồng lao động mới (theo điểm b khoản 2 Điều 20).

Ví dụ 3 (Xung đột nội dung chi tiết): 

HĐLĐ của nhân viên C ghi: "Nơi làm việc: Trụ sở chính tại Hà Nội". Công ty ban hành một Phụ lục quy định chi tiết tính chất công việc, trong đó có gài một câu: "Nhân viên phải làm việc tại chi nhánh TP.HCM khi có yêu cầu". 

Khi có tranh chấp, Tòa án sẽ áp dụng nguyên tắc tại khoản 2 Điều 22: Phụ lục quy định chi tiết có cách hiểu khác với hợp đồng gốc thì áp dụng hợp đồng gốc. Nhân viên C chỉ phải làm việc tại Hà Nội.

IV. Lưu ý cho các bên liên quan

* Lưu ý đối với Người sử dụng lao động (Bộ phận Nhân sự - HR):

Từ bỏ thói quen "Gia hạn bằng Phụ lục": Khi HĐLĐ xác định thời hạn sắp hết hạn, nếu muốn tiếp tục sử dụng lao động, HR bắt buộc phải ký một Hợp đồng lao động mới hoàn toàn trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn. Tuyệt đối không dùng Phụ lục để gia hạn.

Tuân thủ thủ tục báo trước: Căn cứ khoản 1 Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, nếu công ty muốn đề xuất ký Phụ lục để sửa HĐLĐ (ví dụ: giảm lương, đổi vị trí), công ty phải thông báo cho người lao động biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa.

Kỹ năng soạn thảo: Khi soạn Phụ lục mang tính chất sửa đổi, hãy dùng cấu trúc từ ngữ rõ ràng: "Hủy bỏ khoản... Điều... của HĐLĐ số..." hoặc "Thay thế nội dung Điều... của HĐLĐ số... thành nội dung sau:..." và phải luôn ghi rõ ngày bắt đầu có hiệu lực.

3. Lưu ý đối với Người lao động:

Phụ lục HĐLĐ là cơ hội để bạn đàm phán lại các quyền lợi (lương, thưởng, phụ cấp) trong quá trình làm việc.

Nếu công ty yêu cầu bạn ký Phụ lục, hãy đọc kỹ xem đó là Phụ lục "Quy định chi tiết" hay Phụ lục "Sửa đổi". Nếu là sửa đổi, hãy cẩn trọng vì nó sẽ thay đổi vĩnh viễn các quyền lợi ban đầu của bạn.

Nếu công ty đưa cho bạn một Phụ lục để "gia hạn thời gian làm việc" khi hợp đồng cũ hết hạn, bạn cần biết rằng công ty đang làm sai luật. Hãy yêu cầu công ty ký Hợp đồng lao động mới để bảo đảm các quyền lợi hợp pháp về thâm niên và loại hợp đồng của bạn.

.......